Årsregnskab i foreningen: bestyrelsens køreplan fra nytår til generalforsamlingen

Det er februar. Revisor har bedt om kontoudtog, en liste over restancer og bilaget for tagrenovering, som "nok ligger i en mail et sted". Kassereren leder, formanden rykker, og indkaldelsen til generalforsamlingen skal ud om tre uger.

Sådan ser årsregnskabet i foreningen ud mange steder. Ikke fordi tallene er svære, men fordi arbejdet først går i gang, når fristen nærmer sig. I det her indlæg får I en enkel køreplan fra 31. december til et godkendt regnskab på generalforsamlingen – og en gratis skabelon, I kan begynde at udfylde i dag.

Vil I gå direkte i gang? Åbn skabelonen Årsafslutningen, og lav jeres egen kopi. Den tager jer gennem hele forløbet – fra aftalen med revisor til det godkendte regnskab.

Hvorfor årsregnskabet i foreningen altid bliver travlt

Arbejdet starter først, når året er slut

De fleste foreninger har kalenderåret som regnskabsår. Det betyder, at alt det, der skal bruges til regnskabet, først er komplet 31. december. Og så kommer jul, nytår og januar, hvor ingen rigtig har lyst til at kigge på kontoudtog.

Problemet er, at mange af opgaverne sagtens kunne være klaret i november og december: rykke for restancer, samle bilag op, aftale frister med revisor. Når de først bliver taget i januar, hober det hele sig op på én gang.

Viden og bilag ligger hos én person

I mange foreninger er det kassereren, der ved, hvor alt ligger. Bilag i en privat mailboks, kontoudtog i en netbank, som kun én har adgang til, og aftaler, der er lavet over telefonen. Det går fint, lige indtil kassereren er syg, på ferie eller stopper.

Vi har skrevet mere om det i indlægget om kassererens opgaver gennem året. Årsregnskabet er det tidspunkt, hvor afhængigheden af én person bliver allermest synlig.

Ingen har skrevet fristerne ned

Fristen for generalforsamlingen står i vedtægterne. Men hvornår skal regnskabet så være hos revisor? Og hvornår skal bestyrelsen godkende det? Det står ingen steder, medmindre I selv skriver det ned. Derfor opdager mange bestyrelser først i februar, at de mangler to uger.

Reglerne er forskellige fra forening til forening

En andelsboligforening, en ejerforening og en grundejerforening har ikke de samme krav til regnskab og revisor. Nogle regler står i loven, andre i en normalvedtægt, og resten i jeres egne vedtægter. Det er let at gå ud fra, at det, man gjorde i sin forrige forening, også gælder her.

Hvad der gælder for årsregnskabet i jeres foreningstype

Her er de vigtigste forskelle for andelsboligforeninger, ejerforeninger og grundejerforeninger. Tjek altid jeres egne vedtægter – det er dem, der gælder i praksis, og de kan afvige fra udgangspunktet.

Andelsboligforeninger

• Andelsboligloven kræver, at regnskabet har en note med andelsværdien, og at bestyrelsen fremlægger et skema med nøgleoplysninger på den årlige generalforsamling (andelsboligforeningsloven § 6, stk. 8, og § 6 c, stk. 3). En række af nøgleoplysningerne skal desuden stå som noter i årsregnskabet (bekendtgørelse nr. 336 af 20. marts 2025).
• Loven kræver ikke en bestemt type revisor. Men ministeriets normalvedtægt – og dermed mange foreningers vedtægter – siger, at generalforsamlingen vælger en statsautoriseret eller registreret revisor, og at det reviderede regnskab sendes med indkaldelsen. Det anbefaler ABF også.
• Andelsboligforeninger skal bogføre efter bogføringsloven. Fra 1. januar 2026 – eller det første regnskabsår, der begynder derefter – skal de bruge et digitalt bogføringssystem, medmindre omsætningen har været under 300.000 kr. i to år i træk. Boligafgiften tæller med i omsætningen (ABF om bogføring).

Ejerforeninger

• Har foreningen ikke vedtaget noget andet, gælder normalvedtægten for ejerforeninger. Her er regnskabsåret kalenderåret, og den ordinære generalforsamling holdes senest seks måneder efter regnskabsårets udløb.
• Generalforsamlingen vælger en revisor hvert år. Revisoren må ikke sidde i bestyrelsen og skal være godkendt revisor, hvis mindst en fjerdedel af ejerne kræver det.
• Indkaldelsen sendes med mindst fire og højst otte ugers varsel. Årsregnskab og budget skal være tilgængeligt sammen med indkaldelsen eller senest en uge før generalforsamlingen, hvor også vedligeholdelsesplanen skal godkendes.

Grundejerforeninger

• Der er ingen særlig lov om grundejerforeningers regnskab. Det er jeres vedtægter, der bestemmer regnskabsår, revision og hvornår regnskabet skal sendes ud.
• Mange grundejerforeninger har en eller to folkevalgte revisorer blandt medlemmerne. Læs vedtægterne, så I ved, om der står noget om en registreret eller statsautoriseret revisor.

Uanset foreningstype er det en god idé at gemme bilag og regnskabsmateriale i fem år. Det er kravet i bogføringsloven for de foreninger, der er omfattet. Er I i tvivl om, hvorvidt jeres forening er omfattet, så spørg jeres revisor. Vil I vide mere om, hvem der kan være revisor, har vi en guide til revisor i foreningen.

Køreplan: fra 31. december til godkendt årsregnskab

Køreplanen herunder tager udgangspunkt i et regnskabsår, der følger kalenderåret. Rækkefølgen er den samme, hvis jeres år slutter på et andet tidspunkt – så forskyder I bare datoerne.

Start med at regne baglæns fra generalforsamlingen

Det vigtigste, I kan gøre, er at sætte dato på generalforsamlingen allerede i efteråret. Når datoen står fast, kan I regne baglæns:

1. Generalforsamlingen – fx 25. april.
2. Indkaldelsen skal ud – fx 14 dage før, hvis det er jeres vedtægters frist.
3. Bestyrelsen godkender og underskriver regnskabet – en uge før indkaldelsen.
4. Revisor skal have tid til revision og spørgsmål – typisk 3-4 uger.
5. Regnskabsmappen skal være hos revisor – dermed allerede i starten af februar.

Skriv datoerne ind i jeres årshjul, så de ikke kun findes i kassererens hoved.

November og december: gør det, der kan gøres før nytår

• Aftal processen med revisor. Hvornår skal materialet være der, i hvilken form, og hvad koster det?
• Saml bilag op. Spørg alle i bestyrelsen, om de har kvitteringer eller fakturaer liggende i mailen eller på telefonen.
• Ryk for restancer. Det er lettere at få betalingen i december end at forklare den i regnskabet. Se vores guide til rykkerprocedure og morarenter.
• Tjek vedligeholdelsesplanen. Hvis henlæggelser skal vurderes i regnskabet, skal planen være opdateret. Læs mere om vedligeholdelsesplaner.

Januar: luk året ordentligt

Nu er året slut, og der skal sættes streg under tallene. Det er her, de fleste spørgsmål fra revisor opstår, så det betaler sig at være grundig.

• Hent kontoudtog pr. 31. december for alle foreningens konti, og tjek, at saldoen passer med bogføringen.
• Lav en liste over tilgodehavender: hvem skylder foreningen penge pr. 31. december?
• Lav en liste over skyldige udgifter: regninger for sidste år, som først er betalt efter nytår.
• Notér forudbetalinger, fx en forsikring, der dækker halvdelen af næste år.
• Hent årsopgørelsen fra långiver, hvis foreningen har lån.
• Sammenlign resultatet med budgettet, og skriv en linje om de største afvigelser. Det spørgsmål kommer alligevel på generalforsamlingen.

Har I brugt bilagsgodkendelse i løbet af året, har I allerede en liste over godkendte bilag, og hvem der har godkendt dem. Det sparer tid nu.

Send én samlet regnskabsmappe til revisor

Revisorer bruger meget tid på at rykke for enkeltdokumenter. Send i stedet det hele samlet, med en kort indholdsfortegnelse. Typisk skal mappen indeholde:

• kontoudtog for hele året og saldo pr. 31. december
• bilag for alle udgifter og indtægter
• lister over restancer og skyldige regninger
• årsopgørelse for lån
• forsikringer og serviceaftaler
• sidste års regnskab og revisors bemærkninger
• årets godkendte budget og referater med økonomiske beslutninger

Ligger dokumenterne i et fælles dokumentarkiv, kan I give revisor adgang eller hente det hele samme sted – i stedet for at lede i fem forskellige mailbokse.

Februar: revision, spørgsmål og godkendelse

Revisor vender næsten altid tilbage med spørgsmål. Skriv dem ned ét sted, og svar samlet. Så kan næste års kasserer også se, hvad der plejer at blive spurgt om.

Når revisionen er færdig, gennemgår bestyrelsen regnskabet på et møde. Læs revisors bemærkninger – og revisionsprotokollen, hvis I har en – og aftal, hvordan I følger op. Derefter underskriver bestyrelsen regnskabet. Det kan I gøre med digitale underskrifter med MitID, så ingen skal køre rundt med papirer.

Marts til maj: fremlæg regnskabet, så det kan forstås

Et regnskab er svært at læse for de fleste. Hjælp beboere og medlemmer med nogle få linjer i almindeligt sprog:

• Hvad blev årets resultat, og hvorfor?
• Hvilke poster afviger mest fra budgettet?
• Hvad betyder det for næste års budget og for opkrævningerne?

Aftal på forhånd, hvem der fremlægger, og hvem der svarer på spørgsmål om enkelte poster. Regnskab og budget hænger tæt sammen, så læs også vores guide til at opstille et budget til generalforsamlingen. Resten af det praktiske finder I i tjeklisten til generalforsamlingen.

Efter generalforsamlingen lægger I det godkendte regnskab og referatet i dokumentarkivet. Så ved alle, hvor det ligger, når en mægler, en køber eller næste års revisor spørger efter det. Se også hvad bestyrelsen skal gøre efter generalforsamlingen.

Gratis skabelon: Årsafslutningen

Vi har samlet køreplanen i et enkelt arbejdsark på to sider. Det indeholder:

• de tre datoer, der styrer det hele: generalforsamlingen, indkaldelsen og fristen hos revisor
• én opgaveliste fra november til generalforsamlingen, hvor I skriver, hvem der gør hvad og hvornår
• en tjekliste til regnskabsmappen, som I kan sende med til revisor
• de tre spørgsmål, I skal slå op i jeres vedtægter

Sådan kommer I i gang: Åbn arbejdsarket i Google Docs, og vælg "Opret en kopi". Så har I jeres egen version, som hele bestyrelsen kan arbejde i. Foretrækker I at printe, kan I hente det som PDF.

Hent det som PDF til print eller som Word-fil – det kræver hverken login eller tilmelding.

Et ordentligt regnskab handler om tillid

Regnskabet er et af de få dokumenter, som alle i foreningen har en interesse i. Det viser, hvordan fælles penge er brugt, og det bliver brugt af købere, mæglere og banker, når en bolig skal sælges eller finansieres.

Når årsafslutningen følger en fast plan, bliver regnskabet ikke kun færdigt til tiden. Det bliver også lettere at svare ærligt og roligt på spørgsmål. Og når planen og bilagene ligger fælles, er foreningen ikke afhængig af, at den samme kasserer bliver ved i ti år. Det gør det lettere at overdrage opgaverne ved et bestyrelsesskifte.

Ofte stillede spørgsmål om årsregnskab i foreningen

Hvornår skal årsregnskabet i foreningen være færdigt?

Det afhænger af jeres vedtægter. Regnskabet skal typisk være revideret og godkendt af bestyrelsen, før indkaldelsen til den ordinære generalforsamling sendes ud. I ejerforeninger, der følger normalvedtægten, skal regnskabet senest være tilgængeligt en uge før generalforsamlingen. Regn baglæns fra datoen, og læg en buffer ind til revisors spørgsmål.

Skal en andelsboligforening have en statsautoriseret revisor?

Loven kræver det ikke, men ministeriets normalvedtægt og mange foreningers vedtægter siger, at revisoren skal være statsautoriseret eller registreret. ABF anbefaler det også. Tjek derfor jeres vedtægter. Står der ikke noget, er det en beslutning for generalforsamlingen – men husk, at banker og købere ofte lægger vægt på et revideret regnskab.

Kan et bestyrelsesmedlem være revisor i foreningen?

Som udgangspunkt nej. Revisoren skal kontrollere bestyrelsens arbejde og kan derfor ikke sidde i bestyrelsen. I ejerforeninger siger normalvedtægten udtrykkeligt, at revisoren ikke må være medlem af bestyrelsen eller kasserer. Grundejerforeninger vælger ofte folkevalgte revisorer blandt medlemmerne, men de bør heller ikke sidde i bestyrelsen.

Hvor længe skal vi gemme bilag og kontoudtog?

Foreninger, der er omfattet af bogføringsloven – det er andelsboligforeninger – skal gemme regnskabsmaterialet i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. For andre foreninger er fem år også en god tommelfingerregel. Gem materialet i et fælles arkiv, så det ikke forsvinder, når bestyrelsen skifter.

Hvad gør vi, hvis regnskabet ikke bliver færdigt til generalforsamlingen?

Fortæl det så tidligt som muligt, og forklar hvorfor. Tal med revisor om en realistisk dato, og overvej at flytte generalforsamlingen inden for vedtægternes frister eller at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, hvor regnskabet godkendes. Det vigtigste er, at medlemmerne ikke bliver bedt om at godkende et regnskab, de ikke har kunnet læse.

Opsummering

• Årsregnskabet i foreningen bliver travlt, fordi arbejdet starter for sent – ikke fordi tallene er svære.
• Sæt dato på generalforsamlingen i efteråret, og regn baglæns til fristen hos revisor.
• Klar det, der kan klares før nytår: restancer, bilag og aftalen med revisor.
• Send én samlet regnskabsmappe til revisor, og saml spørgsmålene ét sted.
• Tjek jeres vedtægter – reglerne er forskellige for andels-, ejer- og grundejerforeninger.

Kort sagt: Hent skabelonen, sæt dato på generalforsamlingen på næste bestyrelsesmøde, og fordel opgaverne nu – så bliver januar en rolig måned i stedet for den mest stressede.