Produktopdatering fra oktober: regnskab, login og booking

Jeg tænker at gøre det her hver måned. Der er ret mange, der har skrevet og sagt, at de synes, det er sjovt at følge med i, hvad vi går og laver i Boligforeningsweb. Om I har en forening i systemet, eller bare følger med på sidelinjen.

Videoen ovenfor går i dybden med det, vi har bygget på det sidste. Den runder 10 minutter. Ser I den på YouTube, kan I skrue op for hastigheden, hvis I ikke vil se den i fuld længde. Mit indtryk er, at ret mange synes, det er sjovt at se med. Jeg springer lidt rundt mellem funktionerne. Næste gang samler jeg det bedre.

Sidste produktopdatering handlede om formularer, booking og afstemninger. Den her gang starter jeg med det, jeg tror skaber mest værdi for foreningerne. Det er regnskab.

Regnskab i Boligforeningsweb

Boligforeningsweb har ikke haft regnskab før. Det har vi valgt at bygge nu.

Vi er i gang med at få det godkendt i Erhvervsstyrelsen, så der ikke er problemer med det. Det har sin gang, som det nu har i offentlige instanser. Vi klør på, og vi tænker, at godkendelsen er på plads i løbet af nogle uger.

I kan bruge Boligforeningsweb som regnskabssystem. Vi har gjort det lækkert at bruge, så I kan komme i gang.

I klikker på regnskab. Første gang bliver I mødt af en opstart, hvor I åbner jeres regnskab. Typisk er I allerede i gang med et regnskabsår, og så hjælper systemet med at få det sat op. Jeg har en video til det på siden om regnskab. Der kan I se modulet.

Regnskabet ligger i Boligforeningsweb. I kan koble revisor og bogholder på, og andre, hvis I har dem. Ellers er det kassererens arbejde. Det er typisk kasseren, der sidder herinde.

Bruger I bilagsgodkendelse eller opkrævninger, hænger det sammen med regnskabet. Opkrævninger er måske ikke så meget til andelsboligforeninger. Er I en grundejerforening og bruger opkrævninger, går de ind under indtægter. Bilag går ind under udgifter. Så hænger det sammen med regnskabet, når I bruger de funktioner.

Jeg vil gerne samle de aktiviteter, I har i foreningen. Jeg håber, det er en hjælp, I er rigtig glade for.

Vil I ikke føre regnskabet i Boligforeningsweb, kan I koble e-conomic til. Vi kan koble de regnskabssystemer til, som er moderne og har et API, vi kan tale med. API er den tekniske betegnelse for, at to systemer kan tale sammen. Så kan I vise tallene for resten af foreningen.

Skal I gøre noget? Vil I bruge regnskab, så skriv til mig på oliver@boligforeningsweb.dk. Så sørger jeg for, at I kan komme i gang. Godkendelsen i Erhvervsstyrelsen er stadig i gang.

Login bliver på foreningens hjemmeside

Har I en hjemmeside, er login ændret.

Tidligere var det forvirrende for beboerne. Man var på foreningens hjemmeside, trykkede login, og så endte man et andet sted. Det er ubehageligt.

Nu bliver man på foreningens hjemmeside, når man logger ind derfra. Beboerne skal ikke forholde sig til, at de pludselig er havnet et andet sted.

Rigtig mange bruger den offentlige hjemmeside som den informationstavle, der skal være til beboerne. Derfor har vi gjort det nemmere ikke at blive forvirret.

Skal I gøre noget? Nej. Har I en hjemmeside, bliver login på siden.

Faktura, når en booking kommer ind

I booking kan I nu sætte det som standard, at der sendes en faktura, når I modtager en booking. På fælleshuset kan I sætte betaling op. I kan kræve betaling, når der bookes, og I kan vælge mellem betalingsmåder. Se også Book og betal.

Kortbetaling ser tit attraktiv ud på papiret. For at være helt ærlig er den ret tung i gebyrer, og den er også tung at sætte op. De fleste vælger faktura. Nu kan I sætte det sådan, at der bliver sendt en faktura, når en beboer booker. Det er også fedt.

Skal I gøre noget? Vil I have betaling på en booking, så sæt det op på faciliteten, fx fælleshuset. Vælg faktura, hvis kortbetaling er for tung.

Pladser og lister på arrangementer

I kan nu begrænse antallet af pladser på et arrangement. Laver I en ny begivenhed, fx en generalforsamling, kan I lave ventelister og deltagerlister.

I kan sætte ubegrænsede pladser, eller I kan sætte en tilmeldingsfrist. Det gør det lidt nemmere. I større foreninger skal I holde styr på, hvor mange der må være med til hvilke arrangementer. Det er nu muligt.

Skal I gøre noget? Har I et arrangement med et loft over deltagerne, så sæt pladser, venteliste eller tilmeldingsfrist, næste gang I opretter det.

Flere samtaler med de samme personer

I samtaler kan I nu oprette flere samtaler med den samme person. Samtaler er den krypterede chat mellem beboere, også i grupper, fx bestyrelsesgruppen.

I en forening har chatten ofte et formål ud over selve dialogen mellem beboerne. Har I en chat med et udvalg, kan I oprette flere. Titlen på samtalen siger, hvad den er til. Vi håber, det giver lidt mere klarhed, når samtaler bruges til arbejde i foreningen.

Skal I gøre noget? Har I én samtale, der dækker flere ting, så opret en samtale pr. formål, og giv den en titel, der siger, hvad den handler om.

Ret kontingentet for alle husstande

Der er små ting i kontingentopkrævningen. Rigtig mange foreninger er begyndt at bruge den, og med det kommer der gode ønsker ind. Jeg elsker kritik. Har I noget, så send det til mig.

Når I opretter jeres kontingenter, kan I nu rette priserne for alle husstande på én gang. Det giver mening, når kontingentet skal stige. I kan gøre det i procent eller i tal. Det bestemmer I selv.

Skal I gøre noget? Skal prisen ændres for alle husstande, så ret den samlet. I vælger selv, om det er procent eller et tal.

Egne felter på husstanden

I kan nu lave egne felter på husstande. Det er ønsker fra en forening, jeg har arbejdet sammen med i den her måned. Skud ud til Lars, hvis du læser med.

Tidligere kunne I have egne felter i beboermenuen. De følger beboeren. Nu kan I også lave felter, der følger husstanden. De bliver, uanset hvem der bor der. I videoen havde jeg ikke sat det op på min konto, men det er det, felterne gør.

Det samme vises under Min bolig. Min bolig hentes fra BBR og hører til adressen, ikke til beboeren.

Skal I gøre noget? Har I en oplysning, der hører til husstanden og ikke til personen, så opret feltet på husstanden.

Noter på ventelisten

I kan nu kræve noter, når nogen udfylder ventelisten. Ikke alle bruger venteliste. Dem, der gør, kan bede om de oplysninger, I gerne vil have, når der kommer opskrivninger.

Skal I gøre noget? Vil I have en bestemt oplysning med, hver gang nogen skriver sig op, så slå noterne til.

Opgaver til alle husstande

I opgaver kan I nu tildele alle husstande en opgave, når I opretter den. Det er der nogle foreninger, der bruger.

Skal I gøre noget? Gælder en opgave alle husstande, så tildel den til dem, når I opretter den.

Beboere kan ikke selv slette en booking

I booking kan I nu kræve, at beboere ikke selv kan slette deres bookinger. Det er til jer, der bruger booking, og det er typisk relevant for foreninger med fælles ressourcer.

Der kommer flere ting på booking. Dem tager jeg til sidst. Der er ingen dato på dem.

Skal I gøre noget? Vil I undgå, at en beboer selv sletter en booking, så slå det til på den ressource, det gælder.

Mappeansvarlig kan uploade og slette filer

I dokumentarkivet kan den, der er mappeansvarlig, nu også uploade og slette filer. Det er meget gavnligt.

Skal I gøre noget? Nej. Er I mappeansvarlig, kan I lægge filer ind og slette dem i jeres mappe.

Bedre visning på mobilen

Vi har lavet en række forbedringer af visningen på mobilen. Flere og flere bruger Boligforeningsweb på telefonen.

Skal I gøre noget? Nej. Det virker, næste gang I åbner det på telefonen.

Beboer-appen er på vej

Der kommer en beboer-app til Boligforeningsweb. Vi er i gang med at blive godkendt i App Store, så man som beboer kan hente den.

Administration og det øvrige bestyrelsesarbejde tænker vi stadig foregår på en computer, fordi visningen er bedre der. Som beboer skal man ikke nødvendigvis logge ind i en browser på en computer.

Appen er ikke ude. Den er på vej, og den afventer godkendelsen. Har I ikke hørt om den, er I blandt de få, der ved det nu.

Skal I gøre noget? Nej. I skal ikke hente noget endnu.

Deling af bookingressourcer på tværs af foreninger

Vi kommer til at bygge mere på booking. Det skal blive muligt at dele en ressource på tværs af foreninger. Der er foreninger, der mangler det.

Skal I gøre noget? Nej. Der er ingen dato, og I kan ikke slå det til endnu. Mangler I det, så skriv til mig.

Engangsopkrævninger, fx til en legeplads

Vi kigger også på kontingentopkrævninger, og på om det er muligt at opkræve en engangsbetaling. Et eksempel er, når der skal bygges en ny legeplads, og der skal falde en betaling.

Skal I gøre noget? Nej. Det er noget, vi kigger på. Der er ingen dato.

Så runder jeg de 10 minutter. Tusind tak, hvis I har set med.

Mangler I et system i jeres forening, håber jeg, I lægger vejen forbi. Jeg lader salgssnakken ligge. Dem, der er nået hertil, er her af en anden grund.

Skriv til mig, hvis I har kritik, så jeg kan gøre systemet endnu federe.

Hvis I vil have mere ud af de her produktopdateringer i jeres forening, så sidder jeg klar på oliver@boligforeningsweb.dk og svarer personligt.