Produktopdatering: Formularer, fuldt bookingsystem og afstemninger med fordelingstal

Jeg har været på barsel med vores to nye unger. Emil og Bo har til gengæld ikke været på barsel, så Boligforeningsweb har været i rivende udvikling hele sommeren. Den seneste produktopdatering kom i juni, så der er en del at indhente.

Videoen ovenfor er for de hardcore. Den runder ni minutter, selvom jeg prøvede at holde det kort og konkret. Har I ikke tid til den, får I det hele her i teksten. Jeg starter med det største og slutter med de små ting.

Og så en ting til: Mange af nyhederne kommer direkte fra de foreninger, der er kommet ombord. Nye foreninger har nye input og nye løsningstips, og det kan I se i den her opdatering.

Nyt modul: Formular til indberetninger

Den største nyhed er et helt nyt modul, der hedder Formular. Her kan I bygge jeres egne formularer til de typiske indberetninger, en bestyrelse får.

Det oplagte eksempel er skader. I stedet for at beboerne sender en løs mail eller ringer til formanden, udfylder de en formular på foreningens hjemmeside. Formularen kan nemlig offentliggøres på hjemmesiden, så den er nem at finde.

I tilføjer selv felterne, fx kort tekst, lang tekst og e-mail. Foreningens navn står øverst, og resten er de spørgsmål, I gerne vil have svar på. Man kan faktisk bygge en ret lækker formular.

Det betyder i praksis, at I får indberetningerne i samme form hver gang, i stedet for at skulle stykke dem sammen fra mails, sms’er og sedler i postkassen.

Skal I gøre noget? Tænk over, hvad I oftest får ind ad bagvejen i dag. Start med at lave netop den som formular og læg den på hjemmesiden.

Booking er blevet et fuldt bookingsystem

Vi har bygget rigtig meget på booking-modulet hen over sommeren. Meget af det kommer fra feedback fra nye foreninger, især ejerforeninger, som har haft mange spørgsmål om betaling og regler.

Nu kan I bruge et fuldt bookingsystem direkte i Boligforeningsweb:

• Overnatningsbooking, fx til et gæsteværelse eller et fælleshus, man kan sove i.
• Priser pr. booking, så det er tydeligt, hvad det koster.
• Regler for minimum og maksimum antal nætter.
• Grænser pr. husstand for, hvor mange kommende bookinger man kan have, og hvor mange overnatninger man kan booke om året.

Har I flere kalendere, fx både fælleshus og gæsteværelse, får I nu også et samlet kalenderoverblik.

Det betyder i praksis, at de regler, I har besluttet i foreningen, bliver overholdt af systemet. Bestyrelsen slipper for at holde øje med, om den samme husstand har booket gæsteværelset for mange gange.

Skal I gøre noget? Bruger I allerede booking, så gennemgå indstillingerne for jeres faciliteter. Der er kommet muligheder, I ikke havde før. Vil I tage betaling for bookinger, så se også Book og betal.

Digitale afstemninger med fordelingstal

Digitale afstemninger har fået en opgradering. Når I opretter en afstemning, vælger I nu selv, om det er én stemme pr. husstand eller én stemme pr. beboer.

Og så er der spørgsmålet om, hvordan stemmerne skal vægtes. Her kan I lægge en fordelingsnøgle ind, så stemmerne tæller efter jeres fordelingstal. Det synes jeg faktisk er ret blæret.

Det betyder i praksis, at foreninger, hvor stemmerne ikke tæller lige, nu også kan bruge digitale afstemninger, uden at nogen skal sidde og regne resultatet om bagefter.

Skal I gøre noget? Bruger jeres forening fordelingstal, så udfyld fordelingen, før I opretter den næste afstemning. Modulet skal være slået til, før I kan bruge det.

Begivenheder kan gentage sig

Alle de begivenheder, I opretter, kan nu sættes til at gentage sig dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt.

Det giver meget mindre arbejde med de faste arrangementer i foreningen, fx en fast havedag eller et månedligt bestyrelsesmøde. I opretter dem én gang og slipper for at gøre det igen.

Skal I gøre noget? Kig jeres kalender igennem og gør de faste arrangementer gentagende.

Opgaver med deadlines, påmindelser og nævnelser

I opgavemodulet kan I nu sætte deadlines på opgaver. Det er ikke bare for pynt: Det betyder, at I kan indstille systemet til at sende påmindelser om opgaven.

Derudover får man en e-mail, når man bliver nævnt i kommentarsporet på en opgave. Så kan man stille et spørgsmål direkte til den, der har opgaven, uden at skulle skrive en mail ved siden af.

Det er ikke et projektstyringsværktøj, og det skal det heller ikke være. Men det er ret fedt, at I nu ret simpelt kan gå fra en generalforsamling til en liste med alt det, bestyrelsen skal løse. På hver opgave kan I se i kommentarerne, hvad der blev lavet, og hvornår.

Skal I gøre noget? Sæt deadlines på de opgaver, I allerede har, og slå påmindelser til på dem, der ikke må glide.

Log i dokumentarkivet

I dokumentarkivet kan I nu se en log over, hvem der har flyttet og slettet dokumenter. Det er ikke noget, I skal bruge hver dag. Men den dag, et vigtigt dokument er væk, er det rart at kunne se, hvad der skete.

Skal I gøre noget? Nej. Loggen er der, når I får brug for den.

Gallerier i gallerier

I gallerierne kan I nu oprette gallerier inde i andre gallerier. Det giver lidt mere en følelse af et arkiv.

Lav fx et galleri, der hedder “Havedage gennem årene”, og læg 2021, 2022 og så videre nedenunder. Det er en lille ting, men ret fed for de foreninger, der er sociale og gerne vil dele billeder, enten internt eller på hjemmesiden.

Skal I gøre noget? Har I mange løse gallerier, så overvej at samle dem under et par overordnede temaer.

Flere farveskemaer til hjemmesiden

I kan nu vælge mellem mange flere farveskemaer til foreningens hjemmeside.

Rigtig mange foreninger bruger de hjemmesider, vi laver, og jeg kan godt forstå, at nogle gerne vil have, at den ser lidt mere ud som deres egen forening. Derfor snakker vi også meget om, om vi skal lave forskellige skabeloner til hjemmesiden. Det er ikke besluttet endnu, så har I en holdning til det, vil jeg gerne høre den.

Skal I gøre noget? Tjek, om der er et farveskema, der passer bedre til jeres forening.

Udløbsdato på nyheder og pænere deling

I kan nu sætte en udløbsdato på nyheder, så de automatisk forsvinder, når de ikke længere er relevante. Så står der ikke en besked om vandafbrydelse på forsiden tre måneder efter.

Vi har også gjort det pænere at dele offentlige nyheder, fx på Facebook. Den tekniske betegnelse er Open Graph. Det har ikke den store betydning for hverdagen i foreningen, så jeg går ikke i detaljer med det her. Skriv til mig, hvis I er nysgerrige.

Skal I gøre noget? Sæt en udløbsdato, næste gang I lægger en nyhed op, der kun gælder en periode.

Velkomstbrev til nye indflyttere med PDF-filer

I kan sende et velkomstbrev til nye indflyttere med PDF-filer vedhæftet. Det vil jeg næsten gerne fremhæve, for der er rigtig mange, der ikke ved, at det findes.

Det betyder, at alle nye beboere eller medlemmer automatisk får præcis den introduktion, de skal bruge, fordi I har defineret den på forhånd. Det synes jeg er vigtigt.

Skal I gøre noget? Tjek, om I har sat et velkomstbrev op. Hvis ikke, så vedhæft de filer, en ny beboer altid spørger efter.

Arkivér samtaler

I samtaler, altså vores beskedsystem, kan I nu arkivere samtaler. Så kan I holde et bedre overblik og fjerne det, der ikke er relevant længere, uden at slette det.

Skal I gøre noget? Ryd op i de gamle samtaler, næste gang I er derinde.

Og så er der sket meget mere

Der er sket rigtig meget mere, end jeg når her. Resten har mindre betydning hver for sig, men samlet set løfter det oplevelsen af Boligforeningsweb.

Som I kan se, giver vi den gas. Alt det, vi bygger, er drevet af jer og de input, vi får, som vi synes er gavnlige på tværs af alle foreninger. Så sidder I og mangler noget vigtigt i jeres forening, vil jeg rigtig gerne høre fra jer.

Hvis I vil have mere ud af de her produktopdateringer i jeres forening, så sidder jeg klar på oliver@boligforeningsweb.dk og svarer personligt.