Opkrævninger i foreningen er muligt – og 8 andre nyheder i denne opdatering

Jeg har været afsted på barsel et stykke tid, og min kollega Emil har bestemt ikke hvilet på laurbærrene imens. Så det her er en stor opdatering – faktisk ni ting på én gang.

Jeg vil være ærlig: i videoen gemte jeg den allerstørste nyhed til allersidst. Måske naivt at tænke I sidder og kigger alt igenne, for det er den funktion, de fleste af jer har ventet på. Så her i teksten vender jeg det om og starter med den.

Vil du se det hele på video, så klik play ovenfor. Og vil du bare se den store nyhed med det samme, så spol frem til 4:50 – der begynder jeg på Opkrævninger. (Ja, den burde have ligget først i videoen…)

Opkrævninger: kontingent og faste betalinger direkte i systemet

Det her er den store. Nu kan I køre opkrævninger – kontingent, varme, vaskeri eller hvad I ellers opkræver løbende – direkte i Boligforeningsweb.

Sådan kommer I i gang: I aktiverer modulet Opkrævninger, indtaster foreningens bankoplysninger, og så er I sådan set køreklar. Derefter opretter I en opkrævning: giv den et navn, vælg interval (månedligt, kvartalsvis, halvårligt eller årligt), bestem hvornår den skal ske, og sæt beløbet – fx 5.000 kr. Moms lader de fleste foreninger stå fra, men er I i tvivl, så spørg jeres revisor først.

Som standard opkræver I alle husstande, men I kan også vælge kun udvalgte husstande. Og det er fleksibelt på husstandsniveau: nogle kan køre på MobilePay, nogle på betalingskort, og nogle får en helt almindelig faktura. Som udgangspunkt kører vi bankoverførsel, fordi det er det billigste for foreningen. Vil I have betalingskort eller Betalingsservice på – også selvom det koster lidt – så sætter vi det op for jer. Bare skriv. Jeg mener det.

I praksis betyder det, at kassereren får overblikket samlet ét sted. I kan se kommende opkrævninger, gennemførte opkrævninger, og hvilke husstande der har betalt eller er faktureret. En opkrævning kan ligge frem i tiden, og I kan lige så godt køre en bagudrettet. Når en opkrævning nærmer sig sin dato, dukker der en “start opkrævning”-knap op, så I bare kan trykke køre.

Skal I gøre noget nu? Hvis I vil i gang: aktivér modulet og indtast bankoplysningerne. Mangler I MobilePay eller Betalingsservice, så skriv til mig, så sætter jeg det op.

Se mere om opkrævninger.

Skræddersyet adgangskontrol på modulniveau

Rigtig mange har skrevet til mig om det her, så det er godt at have det på plads. Nu kan I give specifikke roller adgang til specifikke moduler.

I kan altså lave en rolle – fx “nyhedsdeler” – og give præcis den rolle, og beboerne med den, adgang til lige det, de skal kunne. Det betyder, at I selv bestemmer, hvem der må dele nyheder, hvem der må røre ved hvad, helt ned på modulniveau. Det er især nyttigt i større foreninger, hvor flere er med til at holde tingene kørende, og I ikke vil give alle adgang til alt.

Skal I gøre noget nu? Nej – men tjek jeres roller i indstillingerne, hvis I vil stramme op på, hvem der kan hvad.

Book og betal: betaling med det samme, når der bookes

Hvis I har fælles ressourcer, der koster noget at bruge, kan I nu sætte betaling op direkte i bookingen. Har I fx et fælleshus til 100 kr. i døgnet, sætter I bare prisen op inde i indstillingerne.

Lige nu kører vi plug and play med Stripe, som er en af verdens største betalingsmotorer. Det betyder, at en beboer skal betale med det samme, når de booker – de får ikke en bekræftelse, før betalingen er gået igennem. Det letter administrationen en del for den kasserer, der ellers sad og holdt styr på fælleshuset i hånden.

Skal I gøre noget nu? Vil I have betalingskort eller MobilePay på, så skriv til mig. Der er allerede en forening i gang med MobilePay – det er bare at sige til, så kigger jeg på det.

Planlæg ind- og udflytning

I kan nu planlægge både udflytning og indflytning med nye beboere. Og som noget nyt kan I planlægge en indflytning på forhånd.

Det smarte er, at I kan beholde en kontakt i 6-12 måneder, hvis I gerne vil kunne nå en tidligere beboer – fx hvis der er udeståender af en eller anden type, der lige skal lukkes ordentligt. Så slipper I for at miste kontakten, i det øjeblik nøglerne er afleveret.

Skal I gøre noget nu? Nej. Det ligger klar, næste gang I har en flytning i foreningen.

Giv udvalgte beboere adgang til bestemte dokumenter

Nu kan I give udvalgte beboere adgang til bestemte dokumenter. Sidder nogen fx i et altanudvalg eller et andet udvalg, kan de få adgang til præcis de dokumenter, de skal bruge – uden at I åbner for hele arkivet.

Skal I gøre noget nu? Nej – men det er værd at kigge på, næste gang et udvalg skal arbejde med deres egne papirer.

Abonnér på foreningens kalender

I kan nu abonnere på kalenderbegivenhederne. Det betyder, at I kan hjælpe beboerne med at sætte deres kalendervisning op, så foreningens aktiviteter altid dukker op i deres egen private kalender.

Det fede ved det er en ting som en generalforsamling: den kan ligge i kalenderen hele året og dermed også i folks personlige kalender, så ingen glemmer den.

Skal I gøre noget nu? Nej – men det er en god ting at fortælle beboerne om, så de får foreningens datoer direkte ind hos sig selv.

Cross-booking: ressourcer der blokerer for hinanden

Har I bookinger, der skal kunne spærre for hinanden, kan I nu sætte det op. Eksemplet er et værelse i fælleshuset: når nogen lejer fælleshuset, skal værelset ikke samtidig kunne bookes, fordi det er en del af det samme.

Med cross-booking kan I sætte det op, så hvis fælleshuset er booket, kan værelserne ikke bookes i det tidsrum. Så undgår I dobbeltbookinger, der ellers giver bøvl bagefter.

Skal I gøre noget nu? Tjek jeres fælles ressourcer i indstillingerne, hvis nogle af dem hænger sammen på den måde.

Bedre bilagsgodkendelse

Vi har fået nogle tips til bilagsgodkendelsen, og dem har vi lagt ind. I kan nu sætte helt automatiske påmindelser op: ligger der bilag, der ikke er blevet godkendt, får man en ekstra mail efter tre dage.

Derudover kan I aktivere notifikationer om godkendelseskommentarer. Og I kan manuelt gensende godkendte bilag til revisor, advokat eller hvem I nu har brug for at sende dem til.

Skal I gøre noget nu? Slå påmindelser og notifikationer til i indstillingerne, hvis I vil have dem.

Flere billeder i nyheder, begivenheder og på hjemmesiden

Det her er ikke den største nyhed, men nu kan I tilføje flere billeder i nyheder og begivenheder – og på de enkelte landingssider, hvis I har en hjemmeside i jeres forening. I kan sætte så mange billeder på, som I vil.

Skal I gøre noget nu? Nej. Det er bare der, næste gang I skriver en nyhed eller laver en begivenhed.

Det var de ni

Vi tonser videre hen over sommeren. Vi får masser af input fra foreninger, der bruger os, og det er guld værd – så bliv ved med det. Sidder jeres forening og tænker “det der skal vi sgu have”, så skriv til mig eller log ind og kom i gang.

Hvis I vil have mere ud af de her produktopdateringer i jeres forening, så sidder jeg klar på oliver@boligforeningsweb.dk og svarer personligt.