Formandens centrale opgaver i foreningen
En bestyrelsesformand har flere nøgleopgaver, som vedkommende skal varetage for at bestyrelsen fungerer optimalt, og foreningen trives.
Nogle af de væsentligste opgaver inkluderer:
1. Indkaldelse og ledelse af bestyrelsesmøder
Det er formandens opgave at sikre, at der bliver afholdt regelmæssige bestyrelsesmøder, og at de er velforberedte og effektive.
Formanden står for at udarbejde og godkende dagsordenen samt sørge for, at alle relevante punkter bliver diskuteret.
Under mødet er det også formandens ansvar at holde mødet på sporet samt sørge for, at alle synspunkter bliver hørt. Det kræver både overblik, struktur og evnen til at håndtere forskellige meninger på en respektfuld måde.
2. Kommunikation med foreningens medlemmer
Formanden fungerer som bindeled mellem bestyrelsen og foreningens øvrige medlemmer. Kommunikation er en central del af formandens opgaver i foreningen, og her er det vigtigt at informere klart og løbende om de beslutninger, der træffes i bestyrelsen.
En effektiv kommunikation gør, at medlemmerne føler sig velinformerede og har tillid til bestyrelsens arbejde.
Her er eksempler på, hvad formanden kan kommunikere til foreningens medlemmerne:
- Nyhedsbreve om foreningens aktuelle projekter
- Referater fra bestyrelsesmøder
- Information om vedligeholdelse, forbedringsprojekter og events
3: Bestyrelsesansvar: De juridiske og økonomiske forpligtelser
Bestyrelsesansvar er et afgørende aspekt for formanden. Formanden er ansvarlig for, at bestyrelsen handler i overensstemmelse med foreningens vedtægter og gældende lovgivning.
Formanden skal blandt andet sikre, at foreningen har en sund økonomi, og at budgetter og regnskaber håndteres korrekt.
Det juridiske bestyrelsesansvar dækker over, at bestyrelsen kan holdes ansvarlig, hvis der sker fejl, som fører til økonomisk tab eller uretmæssige beslutninger, der påvirker foreningen negativt.
4: Budget og økonomisk ansvarlighed
En af de praktiske og administrative opgaver, der ofte falder på formandens bord, er, at der er styr på budgettet, og at foreningens økonomi bliver forvaltet på en forsvarlig måde. Dette kan gøres i samarbejde med en intern eller ekstern revisor eller kasserer.
Her er eksempler på, hvordan formanden bør gøre:
- Sikre gennemsigtighed i økonomien
- Overholde vedtægterne ved større udgifter og investeringer
- Få godkendelse fra medlemmerne, hvor det er nødvendigt, især ved større projekter
Formanden kan også fungere som en vigtig støtte for foreningens kasserer.
Hvad indebærer bestyrelsesformandens ansvar?
Rollen som bestyrelsesformand kræver en række kompetencer og et klart overblik over både praktiske og strategiske opgaver i foreningen.
Herunder ser vi nærmere på nogle af de områder, hvor bestyrelsesformanden har et særligt ansvar.
1. Juridisk ansvar
At være bestyrelsesformand betyder, at man er juridisk forpligtet til at sikre, at bestyrelsen handler i overensstemmelse med gældende lovgivning og de vedtægter, der er fastsat for foreningen.
Det kan kræve, at formanden sætter sig grundigt ind i regler og lovgivning, især når det kommer til foreningens økonomi og finansielle dispositioner.
Er du for eksempel formand i en ejerboligforening, er det vigtigt, at du sætter dig ind i loven om ejerlejligheder, også kaldet Ejerlejlighedsloven.
Det er også vigtigt, at bestyrelsen træffer beslutninger, som alle medlemmer får kendskab til og mulighed for at stille spørgsmålstegn ved på en årlig generalforsamling. Dermed bliver alle beslutninger truffet i overensstemmelse med demokratiet i foreningen.
2. Økonomisk ansvar
Bestyrelsesformanden har et økonomisk ansvar, der indebærer, at formanden skal sikre, at foreningens økonomi er i balance.
Det betyder, at formanden skal kunne gennemskue regnskaber og budgetter og vide, at midlerne bruges på en måde, der er til gavn for medlemmerne.
Hvis der skal foretages store investeringer, som for eksempel renovering af fællesarealer eller opgradering af faciliteter, skal formanden sørge for, at der er gennemsigtighed i processen, og at medlemmerne er informeret.
3. Repræsentation af foreningen udadtil
Formanden er foreningens ansigt udadtil – hvad end det gælder forhold til leverandører, kommunen eller andre eksterne aktører.
At repræsentere foreningen kræver, at formanden har kendskab til dens værdier, målsætninger og aktiviteter, så foreningens interesser bliver beskyttet og fremmet.
Det gælder også forhandling af kontrakter med leverandører eller andre parter.
5 tips til effektiv ledelse i foreningen
Det er vigtigt at kunne tage initiativer og træffe beslutninger som foreningsformand, men det er lige så vigtigt at lytte til de øvrige bestyrelsesmedlemmer og beboerne i foreningen.
Her er 5 tips, der kan styrke ledelsen og engagere medlemmerne i højere grad:
1. Fremme tovejskommunikation: Sørg for en klar og kontinuerlig dialog mellem formanden, bestyrelsen og medlemmerne. Tovejskommunikation gør, at beboerne føler sig hørt og informeret.
2. Vær åben og transparent: Giv medlemmerne indsigt i bestyrelsens arbejde og inddrag dem, når det er muligt. Transparens skaber tillid og bygger bro mellem bestyrelsen og medlemmerne.
3. Lyt til alle perspektiver: At lytte til både medlemmer og bestyrelse giver en bredere forståelse af foreningens behov og udfordringer. En åben dialog skaber en inkluderende kultur, hvor alle føler sig hørt.
4. Anerkend medlemmernes indsats: Uanset om det er bestyrelsesmedlemmer eller aktive medlemmer i foreningen, bør deres indsats værdsættes. Anerkendelse styrker forholdet til medlemmerne og bidrager til en positiv atmosfære.
5. Motivér og uddeleger ansvar: Formanden bør opfordre bestyrelsesmedlemmerne til at tage ejerskab af forskellige opgaver og fordele ansvaret i bestyrelsen. Det øger engagementet, at flere er med til at løfte foreningens arbejde.
Effektiv kommunikation og overblik med en hjemmeside
Rollen som bestyrelsesformand kræver engagement og ansvarlighed. For mange foreninger kan det være udfordrende at holde overblik over kommunikationen.
Hos Boligforeningsweb specialiserer vi os i at udvikle moderne og brugervenlige hjemmesider til foreninger, der letter kommunikationen og skaber overblik over aktiviteter.
En veludført hjemmeside kan hjælpe bestyrelsen med at dele relevante nyheder, dokumenter og opdateringer hurtigt og effektivt.
Book en uforpligtende samtale med os i dag, og hør, hvordan vi kan skabe en digital løsning, der styrker kommunikationen i jeres forening.
Du kan fange os på kontakt@boligforeningsweb.dk.
