Kvartalsvis bestyrelses checkliste

En fast rytme gør bestyrelsesarbejdet lettere. Denne bestyrelses checkliste til foreningen bryder året op i fire kvartaler, så I husker drift, økonomi, vedligehold og governance på de rigtige tidspunkter. Tænk den som en praktisk makker til jeres bestyrelses årshjul. Årshjulet giver overblikket. Checklisten giver handling.

Download en færdig checkliste helt gratis her.

Sådan bruger I checklisten

Print listen og hæng den på opslagstavlen. Gem den også digitalt (evt. i jeres digitale dokumentarkiv). Udpeg én ansvarlig per punkt, og sæt en realistisk deadline. Brug Boligforeningsweb til at oprette opgaver, begivenheder og påmindelser, så I får nudges i rette tid. Det gør planen levende i hverdagen.

Tip: Brug listen sammen med jeres årshjul. Årshjulet i listeform er let at opdatere, dele og printe.

Hvorfor en kvartalsrytme?

Bestyrelsen er den øverste ledelse mellem generalforsamlingerne. Opgaven er at sikre drift, udvikling, økonomi og efterlevelse af vedtægter og regler. En fast kvartalsrytme gør det konkret og forudsigeligt.

Q1 (januar–marts): Luk det gamle år og planlæg det nye

Drift

• Gennemgå forsikringer og dækninger (ansvar, bygning, evt. arbejdsskade). Dokumentér beslutninger.
• Tjek serviceaftaler for vicevært, rengøring, snerydning m.m. Er niveau og pris stadig rigtige?
• Opdater beboerliste og kontaktveje. Husk databeskyttelse ved behandling af personoplysninger.

Økonomi

• Gennemgå og godkend regnskab med revisor, hvis relevant. Forbered materiale i god tid.
• Lav status på kontingentbetalinger og rykkerprocedure.
• Planlæg budgetproces og tidsplan for året.

Vedligehold

• Opdater vedligeholdelsesplanen. Prioritér årets projekter efter behov, økonomi og risiko.
• Indhent forberedende tilbud på større arbejder, hvis de skal på generalforsamlingen.

Governance

• Forbered generalforsamling: dagsorden, beretning, regnskab, forslag, valg, fuldmagter.
• Følg vedtægternes frister for indkaldelse og forslag. Mange foreninger holder GF senest i april, når regnskabsåret slutter 31/12. Tjek jeres egne vedtægter.
• Beslut hvilke sager der kræver vedtægtsgrundlag – bestyrelsen kan ikke dispensere fra vedtægterne.

Q2 (april–juni): Generalforsamling og igangsætning

Drift

• Afhold generalforsamling. Sørg for referat og beslutningslog samme dag.
• Konstituér bestyrelsen på første møde efter GF. Fordel roller og ansvar.
• Informér beboerne om beslutninger og tidsplaner via jeres interne kanaler.

Økonomi

• Implementér vedtagne budgetter, kontingenter og satser.
• Opdater beboernes betalingsplaner. Følg op på restancer.

Vedligehold

• Igangsæt årets vedligeholdelsesprojekter. Lav tidsplan og kommunikationsplan.
• Tjek udbud/tilbud, kontrakter og milepæle for kvalitet og økonomi.

Governance

• Opdater forretningsorden og årshjul efter GF. Sæt mødekalender for resten af året.
• Registrér nye beføjelser og tegningsregler, hvis ændret.

Q3 (juli–september): Midtvejsstatus og næste års budget

Drift

• Lav midtvejsstatus på årets beslutninger. Hvad halter? Hvad skal lukkes inden Q4?
• Følg op på leverandørperformance og aftaleforhold.

Økonomi

• Start budgetlægning for næste år. Indhent input fra vedligeholdelsesplanen.
• Gennemgå kontingentniveau, opsparing og evt. finansiering.
• Forbered reguleringer, så de kan vedtages i god tid.

Vedligehold

• Tjek fællesarealer efter sommeren. Planlæg evt. efterarbejde.
• Indhent 2–3 sammenlignelige tilbud på planlagte arbejder.

Governance

• Planlæg beboerkommunikation om budgetforslag og projekter. Brug simple forklaringer og tal.
• Tjek habilitet i sager hvor bestyrelsesmedlemmer har personlig interesse. Notér eventuel inhabilitet i referatet.

Q4 (oktober–december): Luk året og gør klar til næste

Drift

• Forbered vinterdrift: snerydning, varmeanlæg, vand og afløb.
• Årsslut-oprydning i dokumentarkiv og beslutningslog.

Økonomi

• Læg budgettet endeligt og meld det ud. Tjek at opkrævninger matcher beslutninger.
• Forbered regnskabsafslutning: afstem konti, opgør hensættelser til vedligehold.

Vedligehold

• Planlæg vintervedligehold. Dokumentér service og eftersyn.
• Lav kort “årsrapport” over vedligehold, så overblikket bevares til næste bestyrelse.

Governance

• Evaluer bestyrelsesåret: Hvad virkede? Hvad skal ændres i forretningsorden og årshjul?
• Forbered foreløbig GF-tidsplan, så Q1 ikke bliver panik.

Printbar driftscheckliste forening (samlet)

Kryds af løbende. Tilpas efter jeres virkelighed.

• Regnskab gennemgået og dialog med revisor afsluttet (Q1)
• GF planlagt/afholdt og referat udsendt (Q1–Q2) (abf-rep.dk)
• Bestyrelsen konstitueret og roller/ansvar opdateret (Q2)
• Vedligeholdelsesplan opdateret og prioriteret (Q1–Q3)
• Budget for næste år udarbejdet og kommunikeret (Q3–Q4)
• Forsikringer og serviceaftaler gennemgået (Q1)
• Databeskyttelse tjekket: kun nødvendige data, sikker opbevaring, slettepolitik (årligt)
• Vedtægtsgrundlag efterlevet. Ingen dispensationer uden GF-beslutning (løbende)

Gode vaner der løfter kvaliteten

1. Hold jer til vedtægterne og beslutninger truffet på GF. Det giver ro og retning.
2. Skriv korte, klare referater og beslutningslog. Det gør overdragelser nemme.
3. Vedligehold er bestyrelsens ansvar. En plan sparer penge og konflikter.
4. Tænk dataetik: I må kun opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt, og I skal beskytte dem passende.

Digital hjælp fra Boligforeningsweb

Brug kalender og begivenheder til påmindelser, bilag og tilmelding. Sæt synlighed til “internt” for beboerinfo eller “offentligt” til hjemmesiden, når det er relevant. På den måde bliver jeres drifts checkliste til foreningen en del af hverdagen – ikke endnu et dokument, der bliver glemt. Se alle funktioner og muligheder her.

Ofte stillede spørgsmål omkring checklisten til bestyrelser (FAQ)

1. Skal alle foreninger følge samme kvartalsopdeling? Nej. Brug strukturen som udgangspunkt. Tilpas efter jeres vedtægter, regnskabsår og ejendommens behov. Brug årshjulet til at placere tingene rigtigt.
2. Hvornår skal vi holde generalforsamling? Det står i vedtægterne. Mange med regnskabsår 1/1–31/12 holder GF i marts–april. Men tjek altid jeres regler og frister for indkaldelse og forslag.
3. Hvad må bestyrelsen beslutte uden GF? Bestyrelsen driver den daglige ledelse inden for vedtægterne og tidligere beslutninger. Ændringer af vedtægtsniveau kræver GF. Bestyrelsen kan ikke dispensere fra vedtægterne.
4. Hvilke dokumenter bør vi gemme? Referater, budgetter, regnskaber, aftaler/kontrakter, vedligeholdelsesplan, forsikringer og bilag. Gem dem sikkert og kun så længe det er nødvendigt for formålet.

Kilder

• CFSA / Frivillighed.dk: Bestyrelsens hovedopgaver og opgavefordeling.
• Boligforeningsweb: Årshjul som liste, print og digital brug.
• ABF: Generalforsamling og vedtægtskompetence. (abf-rep.dk)
• Andelsportal: Typisk praksis for tidspunkt for GF (husk egne vedtægter). (Andelsportal.dk)
• Ejerlejlighedernes Landsforening og andre kilder: Vedligehold er en kerneopgave for bestyrelsen. (ejl.dk)
• Guides om vedligeholdelsesplan i foreninger. (byggeri-arkitektur.dk, sagfoererne.com, byggeadministration.dk)
• Datatilsynet: Regler og vejledning om databeskyttelse i foreninger, inkl. opbevaringsprincip. (datatilsynet.dk)