I mange foreninger ligger opgaverne spredt i mails, notater og hukommelsen hos enkelte bestyrelsesmedlemmer. Problemet er, at viden forsvinder, når folk stopper i bestyrelsen, og pludselig skal man opfinde det hele på ny.

Et årshjul samler alt ét sted og skaber en fælles plan, som alle i bestyrelsen kan følge.

I denne guide får du både en gratis årshjul skabelon (den får du lige her) og en forklaring på, hvordan du bruger den bedst muligt.

Hvad er et årshjul – og hvorfor er det vigtigt?

Et årshjul er en plan over årets faste opgaver. Traditionelt tegnes det som et cirkeldiagram med årets måneder rundt i en ring, men i virkeligheden er det bare en oversigt over, hvad der skal ske hvornår. Og vigtigst: Hvem der er ansvarlig for opgavens udførelse.

For en andel-, ejer– eller grundejerforening handler det om at sikre, at vigtige punkter kommer på dagsordenen til tiden. Eksempler kan være;

• Hvornår skal budgettet være klar?
• Hvornår skal regnskabet revideres?
• Hvornår skal der indkaldes til generalforsamling?
• Hvornår er det tid til vedligeholdelse, sociale arrangementer eller beboermøder?

Et årshjul gør det lettere at arbejde struktureret, og det er især en hjælp, hvis der opstår uenighed eller tvivl i bestyrelsen. Har I skrevet tingene ned på forhånd, er I enige om, hvordan året skal forløbe.

Traditionelt årshjul skabelon eller praktisk liste?

Mange forbinder årshjulet med en flot, grafisk cirkel, som hænger på væggen. Det giver et godt visuelt overblik, men er ofte besværligt at opdatere. Hvis en dato ændrer sig, skal hele grafikken rettes, og det er ikke altid lige nemt.

Derfor har vi lavet en skabelon som måned-for-måned to-do-liste. Den er nem at redigere, dele og gemme digitalt. Du kan printe den ud, sende den til hele bestyrelsen eller bruge den som udgangspunkt for at oprette opgaver i Boligforeningswebs kalender.

Kort sagt: Det visuelle hjul er godt til at præsentere, men jeg mener at listen er bedre til hverdagsarbejdet.

Sådan bruger du vores årshjul skabelon

Et årshjul kan tilpasses præcis til jeres forening, men her er nogle typiske opgaver, mange boligforeninger har med:

• Januar – Planlæg årets vedligeholdelsesprojekter, gennemgå forsikringsaftaler.
• Februar – Gennemgå og godkend regnskab med revisor.
• Marts – Udsend indkaldelse til generalforsamling (husk vedtægternes frister).
• April – Afhold generalforsamling og byde nye bestyrelsesmedlemmer velkommen.
• Maj – Fælles arbejdsdag eller gårdrengøring.
• Juni – Vedligeholdelse af udearealer, fx beskæring eller maling.
• August – Opfølgning på sommerens projekter.
• September – Budgetlægning for næste år.
• Oktober – Planlæg vintervedligeholdelse, fx snerydning.
• November – Julearrangement for beboere.
• December – Afslut året, arkiver dokumenter, forbered ny bestyrelsesplan.

Dette er kun eksempler – jeres årshjul skal afspejle netop de opgaver, der er relevante for jer. Faktisk, så starter min egen forenings årshjul lige efter generalforsamlingen i april eller maj.

Hvornår skal årshjulet laves eller revideres?

Det bedste tidspunkt at lave eller opdatere jeres årshjul er på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Her ved I, hvem der sidder i bestyrelsen, og I kan fordele opgaverne for det kommende år.

Det er også en god anledning til at gennemgå, om der er ændringer i vedtægter, lovkrav eller praktiske forhold, som påvirker tidsplanen. For eksempel kan ændringer i ejendommens vedligeholdelsesplan betyde, at nogle opgaver rykkes frem eller tilbage.

Så hold momentum efter generalforsamlingen og få sat opgaverne på listen.

Fordele ved at bruge et årshjul skabelon

En årshjul skabelon gør, at I:

• Ikke glemmer vigtige deadlines
• Får lettere ved at overdrage opgaver til nye bestyrelsesmedlemmer
• Kan planlægge økonomien bedre, fordi I kender tidspunkterne for store udgifter
• Har et fælles referencepunkt, der kan mindske misforståelser
• Når skabelonen er udfyldt én gang, skal den kun justeres fra år til år.

Vores gratis årshjul skabelon

Vi har lavet en gratis skabelon, hvor årets måneder står i en tabel med plads til:

• Opgaver
• Ansvarlig person
• Deadline
• Status

Du kan åbne årshjul skabelonen her og oprette din egen kopi for at redigere i den. Har du problemer med at lave en kopi, så skriv direkte til mig. Skabelonen kan bruges alene eller kombineres med Boligforeningswebs digitale kalender, så opgaverne også sendes som påmindelser til bestyrelsen.

Digitalt årshjul i Boligforeningsweb

Hvis I vil have årshjulet integreret direkte i jeres foreningsarbejde, kan I bruge Boligforeningswebs kalender- og begivenhedsfunktion.

Her kan I oprette opgaver eller arrangementer, tilføje bilag og beskrivelser, vælge om de skal være interne eller offentlige, og sende invitationer til beboere.

Det gør, at jeres årshjul ikke bare er en plan på papir, men et aktivt værktøj, der hjælper jer med at holde styr på alt i hverdagen.

Opsummering

Et årshjul er et simpelt, men effektivt værktøj for enhver bestyrelse. Uanset om I vælger et grafisk hjul eller vores praktiske listeform, får I en struktur, der gør arbejdet lettere, mere overskueligt og mindre afhængigt af enkelte personers hukommelse.

Download skabelonen, tilpas den til jeres forening, og gør den til en fast del af jeres bestyrelsesarbejde – så er I allerede et stort skridt foran.