Produktopdatering: 💼 administratorer, ✍️ digitale underskrifter og mere BBR

Vi har godt gang i Boligforeningsweb for tiden, og jeg får heldigvis både feedback, kritik og gode forslag fra foreninger, der bruger systemet i hverdagen. Tak for det. Her er de vigtigste ting i den her opdatering — med fokus på, hvad det betyder i bestyrelsesarbejdet, og om I skal gøre noget nu.

Tilknyt jeres administrator i systemet

Hvad er ændret?

Det er nu muligt at tilknytte jeres administrator i Boligforeningsweb via Indstillinger → Administrator. Hvis I er selvadministrerende, kan I også se, om I kan finde bogholdere/administratorer og få et tilbud. Og har I allerede en administrator, kan I invitere dem ind, så de kan logge ind og udføre de opgaver, der typisk ligger hos en administrator.

Hvem mærker det, og hvornår?

Foreninger med administrator mærker det med det samme — og det samme gælder foreninger, der overvejer at få hjælp til drift og papirarbejde.

Hvad betyder det i praksis i bestyrelsesarbejdet?

Det gør det mere overskueligt, hvem der gør hvad. Når administratoren kan arbejde direkte i systemet, kan bestyrelsen følge med uden at alt skal gå via mails, vedhæftede filer og “hvem har den seneste version?”.

Skal I gøre noget nu?

Hvis I har en administrator: gå ind i Indstillinger → Administrator og inviter dem.

Bilag: administrator kan uploade, og godkendelse går i gang

Hvad er ændret?

Når administratoren uploader et bilag, kan godkendelsesforløbet sættes i gang, så dem der skal godkende, får en e-mail. Når bilaget er godkendt, får administratoren automatisk besked.

Hvem mærker det, og hvornår?

Bestyrelser (og administratorer) der arbejder med bilag og godkendelser i hverdagen.

Hvad betyder det i praksis i bestyrelsesarbejdet?

I slipper for at holde styr på godkendelser manuelt. Det bliver tydeligere, hvem der mangler at godkende, og hvornår noget kan betales.

Skal I gøre noget nu?

Kun hvis I vil bruge det: aftal i bestyrelsen, hvem der skal godkende bilag, og lad administratoren uploade næste bilag i systemet.

Videresend filer og dokumentmapper til eksterne (med e-mail, når der sker nyt)

Hvad er ændret?

I dokumentmenuen kan I nu videresende filer og dokumentmapper til eksterne — fx en bank eller andre parter. Når der bliver uploadet nye filer i den mappe, får man en e-mail om, at der er sket noget.

Hvem mærker det, og hvornår?

Foreninger der ofte deler dokumenter med eksterne — typisk i forbindelse med drift, bank, salg eller andet papirarbejde.

Hvad betyder det i praksis i bestyrelsesarbejdet?

Det bliver nemmere at dele “det rigtige sted” i stedet for at sende frem og tilbage som vedhæftninger. Og man kan følge med, når der kommer nyt.

Skal I gøre noget nu?

Hvis I allerede deler dokumenter med eksterne: prøv at videresende en dokumentmappe næste gang i stedet for at sende filer enkeltvis.

Kræv legitimering af bestyrelsen (for de foreninger, der har behovet)

Hvad er ændret?

Det er nu muligt at kræve legitimering af bestyrelsesmedlemmer. Man kan udpege, hvem der skal legitimere sig (fx kasserer eller et bestyrelsesmedlem) og vælge en godkender (det kan fx være administrator). Bestyrelsesmedlemmer får en e-mail med et magic link, hvor de kan uploade legitimation (pas, kørekort eller sygesikring). Kun godkenderen kan se det uploadede — og vi kan ikke se det.

Hvem mærker det, og hvornår?

Især foreninger med professionel administrator, hvor der er et konkret behov for at kunne verificere, at de rette personer underskriver og agerer på vegne af foreningen.

Hvad betyder det i praksis i bestyrelsesarbejdet?

Det giver en tydelig arbejdsgang, når legitimering faktisk er nødvendig. I kan få en status over, hvem der er legitimeret, og hvem der mangler.

Skal I gøre noget nu?

Kun hvis I har behovet: sæt det op i indstillinger, udpeg en godkender, og vælg hvilke roller der skal legitimere sig.

Digitale underskrifter med MitID (gratis lige nu)

Hvad er ændret?

I kan nu oprette digitale underskrifter: vedlæg et eller flere dokumenter, vælg hvem der skal underskrive, og send afsted. I får også en log over, hvem der har underskrevet hvornår, og dokumentet kan downloades med underskrift.

Hvem mærker det, og hvornår?

Foreninger der arbejder med dokumenter, der skal underskrives — fx referater, overdragelsesdokumenter og andre beslutninger.

Hvad betyder det i praksis i bestyrelsesarbejdet?

Det bliver mere lige til at få underskrifter i hus, og I har styr på, hvor langt I er i forløbet. Og når det er MitID, kan I se underskriftssporing og log.

Skal I gøre noget nu?

Hvis I vil i gang: opret en underskrift og send et dokument ud til de næste, der alligevel skal skrive under.

Vigtigt: Funktionen er gratis lige nu, men den kommer til at koste noget senere, fordi der er en udgift pr. underskrift hos leverandøren (lidt som med sms’er). Jeg ved ikke prisen endnu — og hvis I har input til, hvad der giver mening, vil jeg rigtig gerne høre det.

Læs alt om digitale underskrifter her.

Styr jeres forenings-e-mail i Boligforeningsweb (hvis I har den)

Hvad er ændret?

Hvis jeres forening har en forenings-e-mail (som en del af domæne/hjemmeside/e-mailhotel), kan I nu styre e-mail-konti direkte i Boligforeningsweb: oprette nye og nulstille koder.

Hvem mærker det, og hvornår?

Foreninger der har forenings-e-mail som tilkøb, og som vil samle den praktiske administration ét sted.

Hvad betyder det i praksis i bestyrelsesarbejdet?

Det bliver nemmere at holde orden i, hvem der har adgang til hvilke konti — især når bestyrelsen skifter.

Skal I gøre noget nu?

Kun hvis I har en forenings-e-mail: gå ind og tjek, at konti og adgang giver mening. Hvis I vil have sat det op, så skriv til mig.

Gallerier: nu som menu + nemmere at bladre i billeder

Hvad er ændret?

Gallerier kan nu ligge som et menupunkt, så beboere ikke skal scrolle på forsiden for at finde dem. Der er også kommet en slider, så man nemt kan bladre mellem billeder.

Hvem mærker det, og hvornår?

Foreninger der bruger gallerier, og beboere der kigger med.

Hvad betyder det i praksis i bestyrelsesarbejdet?

Færre “hvor finder jeg billederne?”-spørgsmål, og en mere enkel oplevelse for beboere.

Skal I gøre noget nu?

Intet. Jeres beboere vil blot opleve bedre brugeroplevelse.

BBR: se luftfoto og hvordan grunden har set ud over tid

Hvad er ændret?

Når I kigger i BBR-oplysninger, kan I nu scrolle og se, hvordan grunden har set ud over tid — og se luftfoto. Det er ikke muligt at gå længere tilbage end 2012.

Hvem mærker det, og hvornår?

Især administratorer og bestyrelser der bruger BBR-visningen til overblik.

Hvad betyder det i praksis i bestyrelsesarbejdet?

Det er en lille ting, men den kan give et hurtigt visuelt overblik, når man skal forstå en ejendom/grund og historik.

Skal I gøre noget nu?

Nej — prøv det næste gang I alligevel er inde og kigge på BBR.

—

Hvis I vil have mere ud af de her produktopdateringer i jeres forening, så sidder jeg klar på oliver@boligforeningsweb.dk og svarer personligt.