Tjekliste til generalforsamlingen – alt det praktiske for bestyrelsen

Den korte version

Skal I holde generalforsamling snart? Her er en praktisk tjekliste, der dækker alt fra lokale og teknik til stemmesedler og fremmødeliste – inkl. en gratis printvenlig version.

👉 Printvenlig tjekliste

Generalforsamlinger fejler sjældent på indholdet. De fejler på det praktiske. Et lokale, der er for småt. Kopier, der mangler. En projektor, der ikke virker. En fremmødeliste, som ingen har tænkt på. Eller en måde at håndtere fuldmagter.

Det er ikke store ting. Men det er ting, der kan gøre en god generalforsamling til en rodet oplevelse.

Denne tjekliste er tænkt som en huskeliste – ikke en manual. Brug den som udgangspunkt og tilpas den til jeres forening.

Fire uger før generalforsamlingen

Det her er det tidspunkt, hvor I bør begynde at planlægge. Ikke fordi det tager fire uger, men fordi det giver jer tid til at reagere, hvis noget driller eller skal tilpasses.

Lokale: Er det booket? Er det stort nok? Tjek fremmødet fra sidste år. Det giver en god indikation. Husk, at lokalet skal kunne rumme borde, stole og lidt plads til at komme ind og ud.

Dato og tidspunkt: Er det i overensstemmelse med vedtægterne? Mange vedtægter kræver, at generalforsamlingen afholdes inden en bestemt dato.

Indkaldelse: Er den klar? Tjek fristen i vedtægterne for, hvornår den skal sendes ud. Sørg for, at dagsordenen er med, og at tonen er tydelig og imødekommende. Download en gratis guide til indkaldelse her.

Regnskab og budget: Er regnskabet godkendt af revisor? Er budgettet klar til fremlæggelse? Begge dele bør sendes ud sammen med indkaldelsen, hvis muligt.

Forslag fra medlemmer: Har I sat en frist for forslag? Er fristen kommunikeret tydeligt?

1 uge før

Nu handler det om de sidste detaljer.

• Dagsorden: Er den endelig? Er alle indkomne forslag med?
• Dokumenter: Er alt printet eller tilgængeligt digitalt? Det gælder indkaldelse, dagsorden, regnskab, budget, eventuelle forslag og ændringsforslag til vedtægter.
• Dirigent: Er der aftalt en dirigent? Har vedkommende dagsordenen og vedtægterne?
• Fremmødeliste: Er den klar? Den skal som minimum have plads til navn, adresse/lejlighedsnummer og underskrift. Husk også en kolonne til fuldmagter.
• Stemmesedler: Hvis I forventer skriftlige afstemninger, så hav stemmesedler klar. Det behøver ikke være fancy. Et blankt papir i ensartet størrelse er fint.
• Referent: Er der aftalt en referent? Har vedkommende en bærbar eller notesblok?

På dagen

Det er her, de små ting tæller.

Lokalet: Kom i god tid. Sæt borde og stole op. Sørg for, at der er plads til en fremmøde-registrering ved indgangen.

Teknik: Skal I bruge projektor, mikrofon eller lignende? Tjek at det virker inden folk ankommer.

Fremmøde: Hav fremmødelisten klar ved døren. Bed folk skrive under, når de ankommer. Tjek fuldmagter med det samme.

Kopier: Hav ekstra kopier af dagsordenen og de vigtigste dokumenter. Der er altid nogen, der ikke har fået dem – eller ikke har fået dem med.

Vand og kaffe: Det er en lille ting, men det gør en forskel. En generalforsamling, der varer to timer, er nemmere at komme igennem med en kop kaffe.

Ur: Hold øje med tiden. En god generalforsamling er ikke nødvendigvis kort – men den er fokuseret.

Lige efter generalforsamlingen

Generalforsamlingen slutter ikke, når folk går hjem.

1. Referat: Sørg for, at referenten har nok til at skrive et ordentligt referat. Jo hurtigere det skrives, jo bedre.
2. Oprydning: Ryd op i lokalet. Det lyder banalt, men det er god stil, og det sikrer, at I kan bruge det igen næste år.
3. Kommunikation: Overvej at sende en kort besked til alle beboere/medlemmer med de vigtigste beslutninger. Det behøver ikke vente på det færdige referat.

Gratis printvenlig tjekliste

Jeg har lavet en tjekliste, som I kan printe og hænge op – eller tage med til det sidste bestyrelsesmøde inden generalforsamlingen. Den er opdelt i “4 uger før”, “1 uge før”, “på dagen” og “lige efter.”

👉 Download tjekliste

Afslutning

Det praktiske ved en generalforsamling er ikke det mest spændende. Men det er det, der gør forskellen mellem en rodet aften og en aften, hvor folk føler, at bestyrelsen har styr på det.

Og det er jo lidt det, det handler om.

Vil I samle dokumenter, indkaldelse og referat ét sted, så alle kan finde det igen, kan I kigge på Boligforeningsweb.