Overdragelse ved bestyrelses skifte: praktisk tjekliste

Når en forening skifter bestyrelse, skal to ting falde i hak: formalia og adgang. Ved bestyrelses skifte i foreningen er målet en gennemsigtig overdragelse uden tab af viden, nøgler eller rettigheder. Denne guide er din “bestyrelses overdragelse tjekliste” – skrevet til andels– og ejerforeninger. Brug listen som drejebog på det konstituerende møde og de første 30 dage efter.

1. Start med et konstituerende møde

Hold et kort møde samme uge som generalforsamlingen. Godkend rollefordelingen, gennemgå vedtægternes krav og fastlæg datoer for hver overdragelsesopgave. Notér beslutninger i et referat, gemt i jeres dokumentarkiv (fx i Boligforeningsweb).

2. Saml alt i én digital mappe

Lav én delt “bestyrelsesmappe”, så viden ikke forsvinder med personer med følgende minimumsindhold:

• Vedtægter
• Referater
• Årshjul
• Leverandørkontakter
• Kontrakter
• Nøglenummer oversigt
• Domæne- og e-mailoplysninger
• Loginoversigt
• Retningslinjer for kommunikation.

3. Skift roller og adgang i Boligforeningsweb

I beboer-modulet ændrer I roller (formand, kasserer, vicevært m.fl.). Det styrer automatisk rettigheder til dokumenter, booking, opslagstavle og intern kommunikation. Ja, der er faktisk ikke andet I skal gøre i den sammenhæng. Fjern også adgangen for afgående medlemmer. Det er den hurtigste måde at undgå “spøgelsesadgange”.

Digital Post og MitID Erhverv

Tjek at foreningen er korrekt sat op i MitID Erhverv. Udnævn mindst én organisations-/rettighedsadministrator. Tildel og fjern rettigheder, så de nye kan læse Digital Post og signere på foreningens vegne. Brug Virk-vejledningerne og Rettighedsportalen, hvis adgange driller.

Tip: Afgående kasserer/formand må ikke stå som eneste administrator. Sørg for at have flere med adgange.

5. Foreningens domæne og hjemmeside

Tjek hvem der står som registrant og kontaktpersoner på jeres .dk-domæne. Ved bestyrelsesskifte bør I sikre, at registranten er foreningen (eller fx Boligforeningsweb) – ikke en privatperson. Overdragelse sker via Punktum.dk efter en fast procedure. Dokumentér skiftet i referatet.

6. E-mail og værktøjer

Skift adgang til fællespostkasser (fx bestyrelsen@, kasserer@). Reset admin-adgange til mail/website/fil-deling og fjern personlige adresser. Undgå at læse afgående medlemmers private mails; følg principper om nødvendighed og dataminimering efter GDPR. Se Datatilsynet for generel vejledning, og brug evt. viderestilling/auto-svar i en kort overgangsperiode.

7. Nøgler og fysiske adgange

Lav optælling af systemnøgler, nøglekort og adgangskoder til tavler, kældre og teknikrum. Opdatér nøglenummer oversigten. Skift koder, hvis de har været bredt delt. Husk navngivne fysiske nøgler til fælles faciliteter, arkiv og evt. postkasser.

8. Dokumenter og igangværende sager

Lav en “handover-log” med åbne sager: renoveringer, tilbudsrunder, tvister, myndighedsforhold, generalforsamlingsopfølgning. Link til relevante dokumenter i arkivet. ABF’s standarder for administrationsdokumenter er nyttige som struktur.

9. Kontrakter og leverandører

Download kopi af alle aktive aftaler (administrator, revisor, forsikring, serviceaftaler, drift). Tilføj kontraktresumé: forpligtelser, binding, opsigelsesvarsel, næste prisregulering. Opdatér kontaktperson hos leverandører, så de nye får driftsmails.

10. Økonomi og tegningsregler

Opdatér bankfuldmagter og tegningsregler, og læg dokumentation i mappen. Sørg for, at kasserer og formand kan godkende betalinger efter vedtægterne. Husk at opdatere NemKonto og relevante selvbetjeninger via MitID Erhverv.

11. GDPR, slettepolitik og adgangsstyring

Gennemgå hvem der har adgang til persondata (medlemslister, billedarkiv, beskeder). Fjern adgange, I ikke længere har et sagligt behov for. Aftal slettefrister for forhenværende beboere og afgående bestyrelsesmedlemmer, og dokumentér processen. Brug Datatilsynets generelle vejledninger og frivillighed.dk’s konkrete råd til foreninger som pejlemærker.

12. Offentlig kommunikation

Opdatér foreningens hjemmeside med ny bestyrelse. Skriv et kort opslag på opslagstavlen og i intern kommunikation, så beboerne ved, hvem de kontakter for hvad. Brug evt. en fast “overdragelses nyhed” som skabelon.

13. Plan for de første 30 dage

Lav en mini-plan for den nye bestyrelse:

• Uge 1: roller, adgang, Digital Post, domæne, e-mail.
• Uge 2: økonomi, bank, kontrakter, forsikringer.
• Uge 3: igangværende sager, leverandørmøder, drift.
• Uge 4: mini-status til beboerne og opdatering af årshjul.

14. Sådan hjælper Boligforeningsweb i praksis

• Roller & adgang: Skift roller i beboer-modulet; adgange følger automatisk.
• Dokumentarkiv: Saml referater, kontrakter og årshjul ét sted.
• Opslagstavle: Del overdragelsesnyhed internt og/eller offentligt.
• Events: Indkald til opstartsmøde; udsend kalenderinvitation til alle.

15. Den komplette tjekliste (kan sættes i jeres årshjul)

• Konstituerende møde og referat.
• Opret/ajourfør digital mappe (struktur + indeksering).
• Skift roller i Boligforeningsweb; fjern gamle adgange.
• Udnævn MitID Erhverv-administrator(er); tildel/fjern rettigheder; test Digital Post.
• Verificér domæneregistrant og kontaktdata; gennemfør evt. overdragelse.
• Skift adgang til fælles e-mailkonti og admin-paneler; undgå læsning af private mails.
• Nøgler og fysiske adgange: optælling + kodeændringer.
• Handover-log over igangværende sager.
• Kontraktgennemgang og leverandør-kontaktopdatering.
• Bank, tegningsregler, NemKonto.
• GDPR: adgangsanmeldelse, slettepolitik, dokumentation.
• Opdater hjemmeside/opslagstavle; informer beboere.

16. E-mail-overdragelse uden at bryde GDPR

Lav en standardproces:

• Opret nye funktionspostkasser eller skift adgangskode på eksisterende.
• Læg autosvar på afgående personlige postkasser i op til 30 dage med henvisning til ny kontakt.
• Opsæt midlertidig viderestilling kun af foreningsrelevant post.
• Slet eller arkivér personlige mails, der ikke vedrører foreningen.

Dokumentér tilgangen i et kort notat. Datatilsynet anbefaler generelt dataminimering og sagligt formål ved behandling af personoplysninger.

17. Backups, logning og sikkerhedsvaner

Sørg for at dokumenter og medlemssystem har automatisk backup og at mindst to bestyrelsesmedlemmer kan gendanne data. Aktivér multifaktor-log-in, brug stærke adgangskoder og begræns delte konti. Offentlige kampagner som SikkerDigital giver simple, opdaterede råd I kan følge og dele med bestyrelsen.

18. Hvis I har ekstern administrator

Har foreningen en administrator, så del overdragelse planen med dem og afstem roller: Hvem ændrer bankfuldmagter, hvem håndterer Digital Post, og hvem opdaterer leverandørkontakter? Læg aftalerne i dokumentarkivet, så næste bestyrelse ikke starter forfra.

19. Kommunikation til beboerne

Hold tonen kort og praktisk. Del et opslag: “Ny bestyrelse valgt – sådan kontakter du os”. Tilføj link til referatet og en mailadresse, der ikke er personbundet. Brug Boligforeningswebs opslagstavle til at fastholde historikken.

20. Kvalitetssikring inden I lukker overdragelsen

Lav en 15-minutters gennemgang en måned efter skiftet:

• Har alle fået de rigtige adgange?
• Fungerer Digital Post?
• Er domæne og mail sat rigtigt op?
• Er handover-loggen opdateret?
• Er slettepolitikken igangsat?

Tjeklisten herover er jeres facitliste; afkryds og gem den i arkivet.

Ofte oversete faldgruber

1. Domænet ejes af et tidligere bestyrelsesmedlem. (Løsning: overdrag via Punktum.dk.)
2. Kun én person kan læse Digital Post. (Løsning: udpeg flere administratorer/fordel rettigheder.)
3. Ingen slettepolitik, så data hober sig op. (Løsning: brug klare frister og dokumentér dem.)

Ofte stillede spørgsmål til bestyrelses overdragelse (FAQ)

1. Hvor længe må vi have autosvar og viderestilling på en afgåets mail? Kortvarigt, og kun for at sikre drift og henvendelser. Undgå læsning af private mails og hold jer til dataminimering og saglige formål, jf. Datatilsynets generelle vejledning. Dokumentér processen.
2. Skal vi altid ændre registrant på domænet? Domænet bør ejes af foreningen (ikke personer). Ved skifte kan brugsretten overdrages via Punktum.dk’s procedure. Gem dokumentationen i referatet. Bruger I Boligforeningsweb, så skal I ikke tænke på overdragelse af domæne.
3. Hvem giver adgang til Digital Post efter skiftet? Rettigheds-/organisationsadministrator i MitID Erhverv tildeler og fjerner rettigheder. Sørg for, at mindst to personer kan administrere adgange.
4. Hvad skal den digitale bestyrelsesmappe mindst indeholde? Vedtægter, referater, årshjul, kontrakter, leverandørkontakter, nøglenumre, domæne-/e-mailoplysninger og loginoversigt uden adgangskoder – samme princip som DGI’s tjekliste til bestyrelsens digitale mappe.

Ansvarsfraskrivelse: Denne artikel er praktisk orienteret og er ikke juridisk rådgivning. Tjek altid jeres vedtægter og aftaler, og brug eksterne vejledninger ved tvivl (ABF, DGI, Datatilsynet, MitID Erhverv).