Bestyrelsesinstruks og rollefordeling i foreninger

Når en bestyrelse arbejder uden en klar bestyrelsesinstruks i foreningen, ender små misforståelser ofte som større konflikter. Denne guide giver jer et praktisk overblik over formålet med en instruks, rollefordeling bestyrelse, beslutningsrettigheder og en skabelon, I kan tilpasse til jeres forening. Indholdet kan bruges i både andels-, ejer– og grundejerforeninger.

Hvad er en bestyrelsesinstruks – og hvorfor bruge den?

En bestyrelsesinstruks beskriver, hvordan bestyrelsen arbejder: hvem gør hvad, hvem beslutter hvad, og hvordan beslutninger føres ud i livet. Den supplerer vedtægterne og gør hverdagen effektiv. Instruksen forebygger personligt ansvar ved at skabe systematik: økonomi følges, aftaler indgås korrekt, og beslutninger dokumenteres. Bestyrelsen hæfter som udgangspunkt kollektivt, men kan i særlige tilfælde mødes med personligt ansvar ved uforsvarlige eller uagtsomme handlinger; netop derfor er klare aftaler og dokumentation vigtige.

Rollefordeling: formand, kasserer og sekretær

• Formand: Leder møderne, sikrer, at bestyrelsens beslutninger udføres, og at bestyrelsen arbejder efter vedtægter, forretningsorden og instruks. Formanden bør holde fokus på retning, risici og opfølgning – ikke detaljestyring.
• Kasserer: Har overblikket over budget og regnskab, fremlægger løbende økonomi (fx som fast punkt på dagsordenen) og foreslår tiltag ved afvigelser.
• Sekretær: Udarbejder dagsorden, fører beslutningsprotokol/referat og sikrer, at opgaver og deadlines står tydeligt. Protokollen er central dokumentation, hvis der senere opstår tvivl om beslutningerne.

Du kan faktisk læse mere om, hvordan Boligforeningsweb understøtter roller og rettigheder i bestyrelsen.

Beslutningsrettigheder og tegningsregler

Definér tydeligt, hvem der må forpligte foreningen og til hvilke beløb. Aftal, at to personer (typisk formand og kasserer) tegner foreningen ved større dispositioner, og at indkøb over en beløbsgrænse kræver bestyrelsesbeslutning. Beslut, om daglige småindkøb kan ske af én person inden for et budget. Aftal også godkendelsesflow for kontrakter, og hvordan I håndterer habilitet (inhabil = man deltager ikke i beslutningen). Klare tegningsregler og økonomiprocedurer mindsker risiko, sikrer kontrol og styrker styringen.

Økonomi, skat og moms – helt kort

Bestyrelsen har fælles ansvar for økonomien, også selv om kassereren udfører det meste. Sørg for løbende overblik, realistiske budgetter og rettidig betaling af regninger. Husk, at foreninger kan være momspligtige, og at løn kræver korrekt indberetning af A-skat. Reglerne varierer efter foreningstype; søg konkret rådgivning ved tvivl.

Forretningsorden vs. bestyrelsesinstruks

Forretningsordenen beskriver mødeformen (indkaldelse, dagsorden, beslutningsdygtighed, afstemning, referater, habilitet). Bestyrelsesinstruksen beskriver ansvars- og opgavefordeling, økonomi, tegningsregler og beslutningsgrænser. De to dokumenter hænger sammen; forretningsordenen er rammen for jeres møder, mens instruksen er rammen for jeres daglige arbejde. Begge dele og en ført beslutningsprotokol er stærke værktøjer til at forebygge ansvarssager. Det gør jer hurtigere, tryggere og mere ensartede i hverdagen. Og det forebygger dyre fejl.

Skabelon: Bestyrelsesinstruks (kan kopieres og tilpasses)

1. Formål og hjemmel: Instruksen fastlægger ansvar, rollefordeling og beslutningsrettigheder i bestyrelsen. Den supplerer vedtægterne og forretningsordenen og ændres af bestyrelsen med simpelt flertal.
2. Konstituering og roller: Bestyrelsen konstituerer sig med formand, kasserer og sekretær. Formanden leder møderne og sikrer opfølgning. Kassereren overvåger budget og regnskab og rapporterer løbende (økonomien som fast punkt på dagsordenen er en god vane). Sekretæren udarbejder dagsorden, fører beslutningsprotokol og udsender referat senest fem hverdage efter mødet.
3. Beslutningskompetence: Bestyrelsen træffer beslutninger på ordinære eller ekstraordinære møder. En beslutning kræver simpelt flertal blandt de fremmødte; ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Habilitet: Medlemmer er inhabile ved egne sager og deltager ikke i behandling og afstemning.
4. Tegningsret og beløbsgrænser: Foreningen tegnes af formand og kasserer i forening for dispositioner over [indsæt beløbsgrænse, fx 25.000 kr.]. Under grænsen kan én bemyndiget (formand eller kasserer) disponere inden for vedtaget budget. Alle kontrakter gennemgås før underskrift og journaliseres.
5. Økonomi og kontrol: Kassereren fremlægger status på økonomi, budgetafvigelser og likviditet som fast punkt. Bilag godkendes digitalt, og betalinger attesteres af to personer. Ved væsentlige afvigelser skal bestyrelsen straks behandle en handleplan.
6. Referater og beslutningsprotokol: Sekretæren fører beslutningsprotokol med beslutninger, ansvarlige, deadlines og eventuelle dissens. Referatet godkendes på næste møde og arkiveres, så dokumentationen er på plads, hvis der senere opstår spørgsmål.
7. Kommunikation og opfølgning: Formanden følger op på beslutninger mellem møder. Bestyrelsen aftaler, hvilke kanaler der bruges (e-mail, platform) og svarfrister. Sager, der ikke kan afgøres mellem møder, parkeres til næste møde.
8. Risici, forsikring og tavshed: Bestyrelsen vurderer væsentlige risici ved større beslutninger, indhenter rådgivning ved behov og sikrer relevante forsikringer (fx bestyrelsesansvar) efter foreningens behov. Tavshedspligt gælder for følsomme oplysninger.
9. Revision og opdatering: Instruksen evalueres årligt efter generalforsamlingen og tilpasses praksis og vedtægter.

Typiske fejl at undgå

Manglende dokumentation af beslutninger, uklare beløbsgrænser, uformelle “ja tak” på e-mail der binder foreningen, og fravær af faste økonomiopdateringer er de klassiske faldgruber. En anden fejl er at tro, at man er dækket, blot fordi man “stemte imod”. Ansvar er som udgangspunkt kollektivt, og passivitet hjælper ikke. Brug protokollen, anmod om oplysninger skriftligt, og få noteret uenighed og fratrædelser rettidigt.

Sådan kommer I i gang

1. Tilpas skabelonen til jeres virkelighed og vedtægter.
2. Vedtag instruksen på et bestyrelsesmøde og arkivér den sammen med forretningsorden og referater.
3. Indfør faste, enkle rutiner: kvartalsvis økonomiopfølgning, klare beløbsgrænser og to underskrifter ved større køb.
4. Brug beslutningsprotokollen aktivt – den hjælper både på momentum og ansvarlighed.

Disclaimer: Denne artikel er praktisk vejledning – ikke juridisk rådgivning. Regler om skat, moms og ansvar afhænger af foreningstype; søg faglig hjælp ved tvivl.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

1. Hvad er forskellen på bestyrelsesinstruks og forretningsorden? Forretningsorden handler om mødeform og beslutningsproces. Instruksen handler om roller, økonomi, tegningsret og beslutningsgrænser. Begge bør bruges sammen.
2. Skal instruksen vedtages på generalforsamlingen? Normalt ikke. Den kan vedtages af bestyrelsen, fordi den handler om intern arbejdsdeling. Tjek altid jeres vedtægter.
3. Hvem har tegningsret – og kan vi sætte beløbsgrænser? Typisk formand og kasserer sammen ved større beløb. Mindre køb kan delegeres, hvis de ligger i et vedtaget budget. Fastlæg grænserne i instruksen.
4. Hvor ofte bør økonomien gennemgås? Løbende – fx som fast punkt på dagsordenen, med fokus på likviditet, afvigelser og handleplaner.

Kilder

Kilder brugt til faktatjek og begreber: Frivillighed.dk (juridisk ansvar, økonomi og arbejdsgiverpligter), Legal Desk (kollektivt/personligt ansvar, skat/moms), Advokatgruppen (forretningsorden og beslutningsprotokol).