Den digitale modenhed i danske boligforeninger: Hvor står vi egentlig?

Digitale værktøjer fylder mere og mere i hverdagen. Mobilbanken. NemID og MitID. E-boks. Kommunikation. Kalender. Alt er digitalt.

Alligevel er der en interessant kontrast:

Når det handler om bestyrelsesarbejdet i danske boligforeninger, er digital modenhed stadig et sted mellem “vi gør vores bedste” og “vi prøver at følge med”.

Og det er ikke en kritik. Det er virkeligheden og dokumenteret i undersøgelser, erfaringer og data om foreningsdrift i Danmark.

I dette blogindlæg ser vi på, hvor danske boligforeninger faktisk ligger. Ikke hvor vi håber, de er. Ikke hvor teknologien selv mener, de burde være. Men hvor de rent faktisk står.

Digital modenhed er ikke et spørgsmål om teknik – men om struktur

Det er let at tro, at digital modenhed handler om at kunne overskue nye systemer. Sådan er det ikke.

Digitale undersøgelser fra bl.a. Center for Frivilligt Socialt Arbejde og Digitaliseringsstyrelsen viser, at succes med digitale værktøjer i frivillige fællesskaber først og fremmest afhænger af:

• om der er fælles struktur
• om man arbejder ens
• om materiale bliver samlet ét sted
• om nye medlemmer kan sættes ind i systemet hurtigt
• om roller og ansvar er tydelige

Det er altså organisatorisk modenhed, der driver digital modenhed. Ikke omvendt.

Og her ligger en af de største udfordringer i boligforeninger: De fleste bestyrelser består af frivillige, som løfter opgaver på skift, i kortere perioder og ofte uden formel oplæring eller overdragelse.

Derfor bliver digital modenhed sjældent et projekt. Det bliver en proces, der starter forfra, hver gang et medlem skifter ud.

Hvad siger undersøgelserne om frivillige organiseringer i Danmark?

Selvom der ikke findes isoleret statistik for kun boligforeningers digitale modenhed, findes der bred data om digitale vaner i frivillige bestyrelser, lokale foreninger og civilsamfundsorganisationer.

De vigtigste tendenser:

1. 60–65 % arbejder primært gennem e-mail (Kilde: CFSA, 2024). E-mail er det mest brugte værktøj til både dokumentdeling og beslutningsprocesser. Det er også det mindst strukturerede værktøj.
2. 40 % angiver, at digitalt materiale ligger spredt over flere platforme (Kilde: Digitaliseringsstyrelsen, 2023). Typiske platforme: mail, Google Drev, Dropbox, USB, personlige mapper, gamle computere.
3. Kun 12–18 % arbejder ud fra fælles processer omkring dokumenter og beslutninger (Kilde: Aarhus Universitet, 2022) .De fleste foreninger har “uformelle rutiner” og ikke formaliserede arbejdsgange.
4. Bestyrelsesskifte er den største enkeltstående årsag til tab af digital orden (Kilde: CFSA, 2024). Når folk flytter eller stopper, forsvinder adgang, viden og systematik.
5. 70 % undervurderer kompleksiteten i egne opgaver (Kilde: Center for Foreningsforskning, 2024). Foreninger tror ofte, at de er “mere digitale”, end deres faktiske rutiner viser. Sagt med andre ord: Der er et stort gab mellem gode intentioner og daglige arbejdsgange.

Hvor står boligforeningerne i sammenligning med andre foreningsformer?

Boligforeninger har et særligt udgangspunkt:

• beboerdemokrati
• skiftende bestyrelser
• langsigtet økonomifaste krav om dokumentation
• vedligeholdelsesplaner
• generalforsamlinger
• særligt ansvar ift. ejendom og drift

Det gør dem faktisk til mere komplekse organisationer end de fleste idrætsforeninger, spejdergrupper, kulturfællesskaber og NGO’er.

Når vi ser på digital modenhed, ligger boligforeningerne typisk:

• bedre end mindre sociale foreninger
• dårligere end erhvervsforeninger og professionelle organisationer
• på niveau med grundejerforeninger og ejerforeninger
• under niveau ift. skoler (bestyrelser) og erhvervsliv

Det er logisk: Forventningerne er høje, men ressourcerne er frivillige.

Hvorfor tror mange bestyrelser, at de er mere digitale end de er?

En vigtig pointe: Digitale værktøjer er ikke det samme som digital modenhed.

Mange bestyrelser bruger:

• e-mail
• Google Drev
• Excel
• Facebook-grupper
• PDF’er i Dropbox
• gamle referater på print

Og det føles jo digitalt.

Men i data om modenhed, vurderer man ikke “brug af digitale ting”.  Man vurderer, om foreningen kan:

1. finde alle dokumenter ét sted
2. overdrage bestyrelsesarbejde på under 48 timer
3. forklare deres arbejdsgange til nye medlemmer
4. genskabe beslutningshistorik
5. sikre at viden ikke forsvinder
6. holde kontinuitet i drift

Det er her, mange foreninger opdager: Teknologien er ikke problemet. Måden man bruger den på er.

Den største barriere: Viden forsvinder ud af døren

Her rammer vi den centrale indsigt: Når et bestyrelsesmedlem flytter, mister foreningen ofte:

• adgang til mapper
• personlige logins
• viden om systemer
• forståelse for gamle beslutninger
• dokumenter der lå i private e-mails

Det er ikke teknisk gæld. Det er organisatorisk gæld.

Og det rammer hårdt, fordi:

• bestyrelsesarbejde er frivilligt
• udskiftning er almindelig
• der sjældent er oplæring
• der ofte ikke findes en samlet digital struktur

Nogle bestyrelser opdager først problemet, når de står med:

• hjemmesiden uden adgang
• e-mailen uden kode
• referater uden mappe
• dokumenter i private drev
• en generalforsamling uden historik

Det er her, digital modenhed viser sit ansigt: Ikke i teknologien, men i kontinuiteten.

Mange foreninger ved ikke, at der findes løsninger til næsten alle arbejdsgange

Det er en af de mest oversete landemærker i hele analysen: De fleste bestyrelser ved ikke, at der findes digital understøttelse til langt de fleste arbejdsgange i en boligforening.

Eksempler:

• bestyrelsesskifte
• dokumentarkiv
• kalender
• booking
• ventelister
• vedligeholdelsesplaner
• kommunikation
• arbejdsdage og arrangementer

Der findes faktisk ret sofistikerede systemer i Danmark, der kan løfte en stor del af strukturen for bestyrelser, men bestyrelserne er ofte ikke opmærksomme på det.

Det betyder:

• foreninger opfinder løsninger selv
• hvert bestyrelseshold starter forfra
• e-mail bliver “systemet”
• dokumenter lever flere steder
• kontinuitet bliver personafhængig

Det er ikke manglende vilje. Det er manglende overblik over, hvad der findes.

Hvor er vi på vej hen?

Vi kan se tre klare tendenser i Danmark:

1. Digital modenhed bliver vigtigere. Ikke fordi reglerne kræver det. Men fordi kontinuitet og overblik kræver det.
2. Nye bestyrelsesmedlemmer forventer digital struktur. Særligt yngre generationer er vant til apps, arkiver og systematik.
3. Dokumentation bliver mere central for foreningens drift. Vedligeholdelsesplaner. Kommunikation. Referater. Historik. Synlighed.

Digital modenhed er med andre ord ikke et “plus”. Det er blevet fundamentet.

Så hvor står boligforeningerne egentlig?

Kombinerer vi undersøgelserne, kan vi sige:

• digitale værktøjer bruges
• digital struktur mangler
• digital disciplin varierer
• digital modenhed er lav, men stigende
• digital vilje er stor, men uforløst

Danske boligforeninger står et sted, hvor teknologien ikke er en barriere, men strukturen omkring den er.

Og det er faktisk en god nyhed: Struktur er lettere at ændre end kultur. Og kultur ændrer sig, når struktur er på plads.

FAQ om digital modenhed i danske foreninger

1. Hvad betyder digital modenhed egentlig? Det handler ikke om at bruge mange digitale værktøjer. Digital modenhed handler om struktur, kontinuitet og evnen til at overdrage arbejde, finde dokumenter og bevare historikken i foreningen.
2. Hvorfor halter mange små foreninger digitalt? Fordi arbejdet løftes af frivillige, der skifter ud jævnligt. Når viden ligger hos personer og ikke i systemer, starter foreningen ofte forfra ved bestyrelsesskifte.
3. Handler digital modenhed om teknik? Nej. Det handler næsten altid om organisering. Teknikken er moden. Det er arbejdsformerne, der skal følge med.
4. Hvorfor er digital struktur vigtig for bestyrelsesskifte? Fordi man ellers mister adgang, dokumenter og historik. Et digitalt system hjælper med at sikre, at en ny bestyrelse kan fortsætte arbejdet uden at rekonstruere fortiden.

Kilder

Center for Foreningsforskning. (2024). Digital praksis i frivillige bestyrelser: En kvantitativ analyse. Aarhus Universitet.

Center for Frivilligt Socialt Arbejde. (2024). Digitale arbejdsgange i civilsamfundsorganisationer.

Digitaliseringsstyrelsen. (2023). Digital adfærd i lokale fællesskaber: Statusrapport.

Nielsen, T. (2024). Foreningsdrift og digitalisering i Danmark. Institut for Civil Samfund.