Rykkerprocedure og morarenter ved kontingent

Når beboerne betaler for sent, skal I handle hurtigt og korrekt. Denne guide går trin for trin gennem rykkerprocedure, morarenter, tidslinjer, skabeloner og GDPR-hensyn. Den er skrevet til bestyrelser i andels-, ejer– og grundejerforeninger, der selv opkræver kontingent eller boligafgift.

Før I rykker: få styr på grundlaget

• Kravet: beløb, forfaldsdato, hvad kontingentet dækker.
• Aftalegrundlag: vedtægter/kontingentbeslutning og betalingsvilkår.
• Kontaktoplysninger: korrekt e-mail/postadresse på medlemmet.
• Betalingsvejledning: konto, OCR, Betalingsservice eller online betaling.
• Logning: noter afsendelsesdatoer og svar. Det gør efterfølgende skridt lettere.

Hvad må I opkræve?

• Rykkergebyr: op til 100 kr. pr. rykker, højst tre rykkere for samme krav, og med mindst 10 dages mellemrum. Første rykker med gebyr må sendes straks efter forfald.
• Inkassovarsel/inkassogebyr: før I sender til inkasso, skal beboeren have et varsel med mindst 10 dages frist. Ved overdragelse til inkasso kan der opkræves yderligere 100 kr. i inkassogebyr.
• Kompensationsgebyr (310 kr.): gælder kun, hvis skyldneren er en virksomhed (B2B). De fleste beboere er ikke omfattet her.

Morarenter – sådan beregner I dem

• I kan kræve renter fra dagen efter forfaldsdagen, hvis betalingen er forsinket. Renten er referencesatsen + 8 procentpoint, medmindre andet er aftalt. Referencesatsen fastsættes af Nationalbanken (pr. 1. januar og 1. juli).
• Eksempel: Forfald 1. marts. Betaling 20. marts. Renter beregnes 2.–20. marts (19 dage). Brug foreningens aftalte beregningsmetode (365/360). Gem udregning i rykkermailen.

Tip: I forbrugerforhold er det god praksis at oplyse rentegrundlaget i opkrævningen og gentage det i rykkere.

Anbefalet tidslinje for bestyrelsen

Dette er en praktisk model til “rykkerprocedure for kontingent i forening”. Den overholder frister og minimerer tab.

• Dag 0 (forfald): Ingen betaling.
• Dag 1: Venlig påmindelse uden gebyr (mail/SMS/brev). Sæt 7–10 dages frist.
• Dag 10–11: Rykker #1 (100 kr.). Sæt 10 dages frist. Oplys morarente og samlet beløb.
• Dag 20–21: Rykker #2 (100 kr.). Sæt 10 dages frist. Tilføj varsel om, at sagen går til inkasso ved manglende betaling.
• Dag 30–31: Rykker #3 (100 kr.). Sæt 10 dages frist. Tilkendegiv at næste skridt er inkassovarsel/overdragelse.
• Dag 40–41: Inkassovarsel med 10 dages betalingsfrist (lovkrav før inkasso).
• Dag 50–51: Overdragelse til advokat eller inkasso efter fristens udløb.

Mange foreninger bruger en lignende, konsekvent model for at beskytte likviditeten.

Indsigelser og forældelse

• Indsigelse: Pauser normalt inkassospor, til indsigelsen er behandlet. Svar skriftligt og begrundet.
• Forældelse: Hovedregel 3 år fra forfald. Rykkere afbryder ikke forældelsen. Den afbrydes ved retslige skridt (fx betalingspåkrav, stævning eller udlæg) eller ved skyldnerens erkendelse.
• Absolut frist: 10 år som ydergrænse i almindelige formueretlige krav.

GDPR-hensyn i rykkerkommunikation

• Hjemmel: behandling af almindelige beboeroplysninger for kontingentopkrævning kan ske efter GDPR art. 6(1)(b) (opfyldelse af kontrakt/medlemskab).
• Dataminimering: skriv kun det nødvendige (beløb, forfald, sagsreference). Undlad CPR-nummer og følsomme oplysninger.
• Sikker mail: send fortrolige/følsomme oplysninger krypteret. Kravet om kryptering gælder også private aktører. Alternativt brug sikkert login (beboerportal) og henvis i mailen.
• BCC og versionskontrol: undgå at vise andre medlemmers data. Gem kopi af afsendte breve/mails i jeres dokumentarkiv.
• Sletning: følg jeres slettepolitik. Gem dokumentation i rimelig tid pga. forældelse/tvist.

Skabeloner til bestyrelsen

Venlig påmindelse (Dag 1)

Emne: Påmindelse om kontingent – [foreningens navn]

Hej [navn],

Vi kan ikke se din betaling af kontingent på [beløb] med forfald [dato]. Betal venligst senest [dato + 7–10 dage] via [betalingsmetode]. Har du allerede betalt, kan du se bort fra denne mail.

Venlig hilsen [bestyrelsen]

Rykker #1 (100 kr.)

Emne: Rykker 1 – kontingent [måned/kvartal]

Hej [navn],

Kontingentet på [beløb] forfaldt [dato] og er fortsat ubetalt. Vi pålægger et rykkergebyr på 100 kr. Samlet beløb: [beløb + gebyr + påløbne renter]. Betal senest [dato + 10 dage] til [betalingsvej]. Morarente beregnes som referencesats + 8 procentpoint fra [dato].

Venlig hilsen [bestyrelsen]

Rykker #2 (100 kr.)

Emne: Rykker 2 – sidste betalingsfrist før yderligere skridt

Hej [navn],

Vi mangler stadig betalingen. Nyt rykkergebyr på 100 kr. Samlet beløb: [opdateret beløb]. Betal senest [dato + 10 dage]. Udebliver betaling, varsles overdragelse til inkasso.

Venlig hilsen [bestyrelsen]

Rykker #3 (100 kr.)

Emne: Rykker 3 – varsel om inkasso

Hej [navn],

Dette er tredje og sidste rykker med gebyr. Betal senest [dato + 10 dage]. Herefter sender vi et inkassovarsel og kan overdrage kravet til inkasso uden yderligere varsel.

Venlig hilsen [bestyrelsen]

Inkassovarsel (10 dage)

Emne: Inkassovarsel – betaling af kontingent

Hej [navn],

Hvis vi ikke modtager [samlet beløb] senest [dato + 10 dage], overdrager vi sagen til inkasso. Dette kan medføre yderligere omkostninger for dig. Kontakt os straks, hvis du har indsigelser eller ønsker en afdragsordning.

Venlig hilsen [bestyrelsen]

Særlige situationer

1. Medlem er virksomhed: I kan opkræve kompensationsgebyr på 310 kr. (udover rykkergebyrer), men kun i erhvervsforhold. Vær sikker på status før opkrævning.
2. Dødsbo: Pausér automatisk forløb og afklar boform med bobestyrer eller skifteretten, før I fortsætter inddrivelse.
3. Fraflyttere: Opkræv på sidste kendte adresse og via ny ejer/administrator efter vedtægterne. Husk at opdatere kontaktdata.

Bemærk: I skal ikke sende tre rykkere, før en sag kan gå til inkasso; lovkravet er et inkassovarsel med 10 dages frist. Tre rykkere er blot god praksis for at dokumentere forløbet.

Praktiske tips fra foreninger

• Automatisér opkrævning og afstemning for at spare tid og fejl.
• Vær tydelig i opkrævningen om frist, beløb og betalingsvej.
• Informer om konsekvenser ved manglende betaling i jeres vedtægter.

Tjekliste: rykkerprocedure for kontingent i forening

1. Aftalegrundlag og forfald registreret
2. Venlig påmindelse sendt (dag 1)
3. Rykker #1 (100 kr., 10 dage)
4. Rykker #2 (100 kr., 10 dage)
5. Rykker #3 (100 kr., 10 dage)
6. Inkassovarsel (10 dage) → overdragelse ved fortsat manglende betaling
7. Dokumentation, renter og gebyrer opgjort korrekt

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

1. Hvor mange rykkere må vi sende med gebyr? Højst tre á 100 kr. pr. krav, med mindst 10 dages mellemrum.
2. Skal der altid være et inkassovarsel? Ja. Før inkasso skal der gives mindst 10 dages frist med et inkassovarsel.
3. Hvad er morarenten ved forsinket kontingent? Referencesatsen + 8 procentpoint, fra dagen efter forfald. Oplys grundlaget i opkrævningen.
4. Afbryder rykkere forældelsen? Nej. Forældelse afbrydes ved retslige skridt eller ved skyldnerens erkendelse – ikke af rykkere alene.

Kilder

Renteloven – rykkergebyr og frister; morarenteformel. (Forbrug, Danish Industry)

Nationalbanken – om referencesatsen.

Inkassoloven §10 – inkassovarsel med 10 dages frist (vejledning/uddrag). (GDPR.DK)

Inkassobekendtgørelsen + ændringsbek. (udenretlige inddrivelsesomkostninger). (Retsinformation, Lovtidende, themis.dk)

Forældelsesloven – retslige skridt/erkendelse afbryder; hovedregel 3 år. (Retsinformation, Folketinget)

Forbrug.dk/Forbrugerombudsmandens praksis om rykkere og gebyrer. (Advokatsamfundet)

Datatilsynet m.fl. – hjemmel og kryptering ved e-mail. (Justitsministeriet, Dansk Erhverv, etf.dk)

Eksempler og praksis fra foreningsverdenen.