GDPR sikkert og opdateret dokumentarkiv
Det digitale dokumentarkiv i Boligforeningsweb er en central funktion for foreninger, der ønsker at gemme vigtige dokumenter som vedtægter, referater og lånepapirer sikkert og lettilgængeligt.
Denne funktion er gratis og inkluderet i alle pakker.
Hvorfor er det digitale dokumentarkiv vigtigt?
Mange boligforeninger har stadig fysiske dokumenter gemt i mapper på lofter og i kældre, hvilket kan gøre det besværligt at finde vigtige papirer. Med det digitale dokumentarkiv samles alle dokumenter ét sted, hvilket giver et bedre overblik og sikrer, at intet går tabt. Det er en effektiv måde at sikre, at relevante dokumenter er tilgængelige for dem, der har brug for dem, samtidig med at de opbevares sikkert. Derudover gør det dokumenthåndtering hurtigere og nemmere for alle i foreningen.
Sådan fungerer det digitale dokumentarkiv
Selvom dokumentarkivet er en central funktion for de fleste foreinger, så er det skræmmende nemt at bruge. Også med vores nyeste teknologi.
Upload dokumenter
Upload enkeltfiler eller hele mapper direkte fra computeren over til dokumentarkivet.
Automatisk strukturering
Boligforeningsweb læser filnavne og opretter automatisk en mappe-struktur for jer, så alt er organiseret.
Organisér nemt
Flyt og omdøb filer direkte i arkivet for at holde orden og skabe et overskueligt arkiv for alle beboerne.
Sikker adgang
Bestem hvem der har adgang til hvilke dokumenter, så følsomme oplysninger forbliver private.
Læn jer tilbage
Der er nu ikke risiko for at dokumentarkivet forsvinder, når bestyrelsesformanden flytter fra foreningen.
Fordele ved det digitale dokumentarkiv
Det digitale dokumentarkiv sikrer, at foreningens dokumenter altid er nemme at finde, opdaterede og beskyttede mod tab. Beboere og bestyrelsesmedlemmer kan hurtigt få adgang til vigtige filer, uden at det kræver lange søgninger i papirmapper. Desuden reducerer det behovet for fysiske arkiver, hvilket sparer både plads og tid. Det bidrager til en mere struktureret og moderne dokumenthåndtering i jeres boligforening. I skal bare vælge hvilke beboere der skal have hvilke rettigheder.
Upload og del dokumenter sikkert
Når I uploader dokumenter til Boligforeningsweb, sikrer vi, at de opbevares sikkert med adgangskontrol, så kun relevante personer kan tilgå dem. Dette er især vigtigt for følsomme dokumenter som økonomiske rapporter eller fortrolige referater. Del nemt dokumenter med beboerne via jeres foreningshjemmeside eller internt i bestyrelsen. På den måde kan alle i foreningen få hurtig adgang til nødvendige oplysninger, uden at gå på kompromis med sikkerheden.
Del dokumenter via jeres foreningshjemmeside
Hvis jeres forening har en foreningshjemmeside, kan I nemt dele relevante dokumenter direkte med besøgende på de enkelte sider. Dette gør det endnu nemmere at sikre, at alle har adgang til vigtige informationer som vedtægter, referater og nyhedsbreve. Funktionen er fleksibel, så I kan vælge, hvilke dokumenter der skal være offentligt tilgængelige. A/B Smedhøj III har brugt denne mulighed til at strømline boligsalg.
Optimer arbejdet med automatisering
En af de smarte funktioner i det digitale dokumentarkiv er automatisk oprettelse af mappestrukturer baseret på filnavne. Det betyder, at I slipper for manuelt at organisere dokumenter efter upload. Funktionen sparer tid og sikrer, at arkivet altid er logisk opbygget, hvilket gør det nemt at finde de ønskede filer. Det forbedrer også effektiviteten i bestyrelsens arbejde ved at reducere unødvendige administrative opgaver.
FAQ - Ofte stillede spørgsmål om det digitale dokumentarkiv
Her er de spørgsmål vi hører oftest i forbindelse med det digitale dokumentarkiv. Mangler du stadig svar på et spørgsmål, så kontakt kundeservice.
Kan vi uploade hele mapper på én gang?
Ja, I kan uploade både enkelte filer og hele mapper direkte fra computeren, hvilket sparer tid.
Hvordan sikres vores dokumenter?
Alle dokumenter opbevares sikkert med adgangskontrol og backup for at beskytte mod tab.
Kan beboere få adgang til dokumenterne?
Ja, I kan give beboere adgang til specifikke dokumenter via foreningens hjemmeside for bedre tilgængelighed.
Kan vi ændre mappestrukturen senere?
Ja, det er nemt at omorganisere dokumenterne i arkivet, hvis behovet ændrer sig over tid.
Prøv det digitale dokumentarkiv i dag
Er I klar til at få bedre styr på jeres dokumenter? Med Boligforeningswebs digitale dokumentarkiv bliver det nemt at gemme, dele og finde vigtige filer. Det er sikkert, effektivt og designet til at lette bestyrelsens arbejde. Oplev hvor nemt det kan være at organisere jeres dokumenter digitalt og sikre, at alt er samlet ét sted.
Klar til at komme i gang?
Vælg en pakke og kom i gang med det samme eller ræk ud til co-founder, Oliver Lindebod.
