Forretningsorden til foreningen: sådan skriver og vedtager I den (inkl. skabelon)

En forretningsorden til foreningen er jeres egne spilleregler for bestyrelsens arbejde: hvordan I holder møder, træffer beslutninger og kommunikerer. Den er ikke lovpligtig i ejer– og andelsboligforeninger, men den er et vigtigt arbejdsredskab, som gør det lettere for både nye og erfarne bestyrelsesmedlemmer at navigere. Den må aldrig stride mod vedtægterne.

Hent jeres gratis skabelon her.

Hvad er formålet – og hvorfor bruge tid på det?

Formålet er at skabe en fælles, nedskrevet praksis for samarbejdet: mødefrekvens, dagsordener, habilitet og tavshed, referater, tegningsret og roller. Når det står klart, mindsker I konflikter, sikrer kontinuitet ved udskiftninger i bestyrelsen og effektiviserer hverdagen. Erfaring fra frivillige foreninger viser, at tydelige spilleregler forbedrer samarbejdet mærkbart.

Rammerne: altid under vedtægterne

Forretningsordenen kan præcisere alt det praktiske, men kan ikke udvide bestyrelsens beføjelser ud over vedtægterne. Hvis vedtægterne fx kræver et bestemt antal møder, kan I ikke sænke det i forretningsordenen. I sådan et tilfælde skal vedtægterne ændres. (Læs om, hvordan I gør det her).

Hvad skal forretningsordenen som minimum dække?

• Konstitution og roller: formand, kasserer/økonomi, sekretær, suppleanter og evt. udvalg.
• Møder: indkaldelse, varsel, dagsorden, referat-standard, beslutningsform (simpelt/flertal), beslutningsdygtighed (quorum). Hvis quorum ikke står i vedtægterne, fastsæt det her.
• Habilitet og tavshedspligt: hvornår træder man ud af rummet, og hvordan håndteres følsomme oplysninger.
• Tegningsret og delegering: hvem må underskrive og for hvilke beløb; hvad er delegeret til administrator eller udvalg.
• Intern/ekstern kommunikation: hvem udtaler sig, hvordan informeres beboere (opslagstavle, nyhedsmail, beboerunivers).
• Dokumentstyring*: hvor gemmes referater, nøgler, koder og adgange.
• Revision og opdatering: gennemgå den årligt efter generalforsamlingen.

Disse punkter går igen på tværs af anerkendte vejledninger og juridiske skabeloner (tilpasset foreningskontekst).

*Det er en fordel at gemme dokumenter i et sikkert og digitalt dokumentarkiv.

Sådan skriver I den – trin for trin

1. Start med vedtægterne: Notér krav til møder, valgperioder, tegningsregler og beslutningskrav. Forretningsordenen må kun udfylde “det mellem linjerne”.
2. Kortlæg roller og opgaver: Beskriv ansvar og forventninger for hver rolle og relevante udvalg. Brug delegations-liste som bilag.
3. Definér mødepraksis: Varsler, dagsordenens faste punkter, beslutningsform, referat-format, frist for udkast og godkendelse.
4. Sæt regler for habilitet og tavshed: Angiv procedurer for inhabilitet og omgang med persondata og følsomme sager.
5. Beskriv kommunikation: Hvem udtaler sig eksternt? Hvordan informeres beboere? Hvad er ”in-app” kommunikation vs. offentlige opslag på en hjemmeside?
6. Fastlæg dokument- og adgange: Hvor ligger referater, kontrakter, koder, bankadgange og login – og hvem har ansvar for vedligehold.
7. Plan for revision: Aftal, at forretningsordenen gennemgås én gang om året og opdateres ved behov.

Ejerforening vs. andelsboligforening

Indholdet er grundlæggende det samme. I andelsboligforeninger er bestyrelsen stadig ansvarlig, også hvis I har administrator. Derfor er klare rammer for tilsyn med administrator og kommunikation vigtige at beskrive.

Praktisk implementering

Vedtag udkastet på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Sørg for, at alle nye bestyrelsesmedlemmer får forretningsordenen i onboarding, og gør den let at finde for hele bestyrelsen (fx i et digitalt dokumentarkiv). Brug den aktivt som tjekliste på møder: er vi beslutningsdygtige, har vi dagsorden, følger vi referatstandarden?

Forretningsorden skabelon (kopiér og tilpas)

I kan hente den gratis skabelon lige her.

1. Formål og hjemmel
   • Forretningsordenen beskriver bestyrelsens arbejdsgange og samarbejde.
   • Forretningsordenen fortolkes altid i overensstemmelse med vedtægterne.
2. Konstitution og roller
   • Bestyrelsen konstituerer sig med formand, kasserer og sekretær.
   • Funktions- og delegationsbeskrivelse fremgår af bilag A.
3. Møder
   • Møder afholdes mindst [x] gange årligt.
   • Indkaldelse udsendes af formanden med [x] dages varsel med dagsorden og materiale.
   • Dagsordenen indeholder som minimum: godkendelse af referat, opfølgning på beslutninger, økonomi, drift/vedligehold, beslutningspunkter og eventuelt.
   • Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når [x] medlemmer er til stede.
   • Beslutninger træffes ved simpelt flertal; ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende, medmindre vedtægterne fastsætter andet.
   • Sekretæren udarbejder beslutningsreferat senest [x] dage efter mødet; udkast godkendes skriftligt.
4. Habilitet og tavshed
   • Et medlem erklærer sig inhabilt og deltager ikke i behandling/afstemning ved egen sag eller nær relateret parts sag.
   • Fortrolige oplysninger håndteres efter gældende regler; referater kan have et internt bilag.
5. Tegningsret og økonomi
   • Tegningsret følger vedtægterne; beløbsgrænser og krav om dobbeltunderskrift fremgår af bilag B.
   • Udbud/kontrakter over [beløb] forelægges bestyrelsen.
   • Regnskab og budget behandles mindst [x] gange årligt.
6. Delegering og samarbejde
   • Opgaver kan delegeres til udvalg/administrator efter beslutning; tilsyn og rapportering fremgår af bilag X.
7. Kommunikation
   • Bestyrelsen informerer beboerne via [opslagstavle/nyhedsbrev/beboerunivers].
   • Kun formanden (eller stedfortræder) udtaler sig eksternt.
8. Dokumentstyring og adgange
   • Referater, kontrakter og nøgledokumenter gemmes i [platform/mappe].
   • Adgangs- og nøgleliste vedligeholdes af [rolle].
9. Revision og ikrafttræden
   • Forretningsordenen gennemgås årligt efter generalforsamlingen eller ved behov.
   • Vedtaget den [dato].

Typiske fejl at undgå

• Forretningsordenen bliver en skrivebordsøvelse – brug den aktivt på møder.
• Uklare regler for quorum, referater og kommunikation – det skaber tvivl og konflikter.
• Ingen plan for løbende opdatering – dokumentet forældes.

Videre læsning

Se vejledninger om bestyrelsens ansvar og drift i andels- og ejerforeninger samt inspiration til gode arbejdsgange hos ABF eller hos Frivillighed.

Ofte stillede spørgsmål til forretningsordenen (FAQ)

1. Er en forretningsorden lovpligtig? Nej. Den er ikke lovpligtig i ejer- og andelsboligforeninger, men den er et vigtigt arbejdsredskab og må aldrig stride mod vedtægterne.
2. Hvem vedtager og opdaterer den? Bestyrelsen vedtager forretningsordenen og bør gennemgå den årligt efter generalforsamlingen – og når behov opstår.
3. Hvad med referater – skal de deles med beboerne? Det afgøres lokalt og inden for vedtægterne. God praksis er at beskrive i forretningsordenen, hvordan beslutninger kommunikeres, og hvem der udtaler sig eksternt.
4. Hvor fastsætter vi quorum og afstemningsregler? Hvis det ikke er i vedtægterne, bør I fastsætte quorum og beslutningsform i forretningsordenen (fx simpelt flertal og formandens udslagsstemme ved stemmelighed).