Digital bogføring i andelsboligforeninger: Hvad betyder de nye krav fra 1. januar 2026?

Fra den 1. januar 2026 bliver digital bogføring ikke længere et frivilligt valg for de fleste andelsboligforeninger, men et lovkrav. Kravet kommer som led i den nye bogføringslov og en bekendtgørelse, der specifikt udvider reglerne til også at omfatte andelsboligforeninger.

Lovgiverne har ønsket at styrke gennemsigtighed, kvalitet og kontrol. Begrundelsen er for bedre at kunne forebygge hvidvask og give myndighederne bedre muligheder for regnskabskontrol.

For mange bestyrelser føles det her som en stor omvæltning, og flere har svært ved at gennemskue, hvad det konkret betyder. Derfor er pointen med denne artikel ikke at forklare bogføring, men at hjælpe jer med at forstå rammerne, og hvordan I som bestyrelse kan organisere arbejdet, så digital bogføring bliver så let som muligt.

Boligforeningsweb er ikke et bogføringssystem, og vi kommer ikke til at lave bogføring for jer. Til gengæld kan vi hjælpe med noget andet, der er mindst lige så vigtigt: struktur, dokumentopbevaring og overblik. De fleste udfordringer, som revisorer og bogholdere peger på, handler nemlig sjældent om selve bogføringsprogrammet, men om det materiale, de modtager fra bestyrelsen. Det er her, jeres interne organisering får afgørende betydning.

Hvem er omfattet af kravet om digital bogføring?

Ifølge de nye regler bliver langt de fleste andelsboligforeninger digitalt bogføringspligtige fra 1. januar 2026. Den afgørende grænse er en årlig omsætning på 300.000 kr., men her tæller boligafgiften med som omsætning. Det betyder i praksis, at kun meget små foreninger falder uden for kravet.

Det er desuden vigtigt at være opmærksom på, at foreninger med forskudt regnskabsår først bliver omfattet fra starten af deres følgende regnskabsår. Har I eksempelvis regnskabsår, der begynder 1. juli, træder kravet først i kraft 1. juli 2026.

Fælles for alle er:

Kravet handler ikke om, hvordan I laver jeres økonomi, men hvor bogføringen skal foregå. Bogføringen skal ske i et digitalt bogføringssystem, som enten er registreret hos Erhvervsstyrelsen eller lever op til de samme krav til sikkerhed, opbevaring, registrering og logning.

Se hvilke systemer, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen her.

Hvad betyder digital bogføring helt konkret?

Digital bogføring handler om mere end at gemme bilag elektronisk. Det handler om:

• registrering af bilag i et digitalt system
• struktureret opbevaring af regnskabsmateriale
• krav til transaktionsspor og kontrolspor
• at bilag gemmes sikkert i minimum fem år
• at der kan tages sikkerhedskopi
• at roller og ansvar er tydeligt beskrevet

Her er det værd at understrege, at kravene ikke pålægger bestyrelsen at blive bogføringsspecialister. Det handler om at sikre et system, der gør bogføringen sporbar, og at have styr på arbejdsgangene omkring den. Jeres revisor eller bogholder laver stadig bogføringen. Man skal bare bruge et digitalt værktøj til det.

Hvilket system skal man vælge?

Der findes 94 godkendte bogføringssystemer på Erhvervsstyrelsens liste. ABF understreger, at ingen systemer anbefales frem for andre, men de har haft dialog med flere udbydere for at sikre, at nogle af dem er tilpasset andelsboligforeningers behov. Det gælder blandt andet deres eksempel på en kontoplan, som flere systemer nu har indarbejdet, så det ligner en forenings økonomi mere end en klassisk virksomheds.

Blandt de mest almindelige systemer finder vi:

• Billy – typisk det billigste af de tre
• Dinero – ofte mellemniveau i pris
• E-conomic – det mest omfattende og typisk det dyreste

Pris bør dog ikke være eneste parameter. Hvis jeres revisor bruger et bestemt system i sit arbejde, kan det være en fordel at vælge det samme for at undgå unødvendig eksport/import, dobbeltarbejde eller datatab.

Det vigtigste råd er derfor: Sørg for, at systemet er godkendt og at jeres revisor faktisk kan bruge det.

Hvad skal bestyrelsen gøre nu? (Den praktiske del)

Selvom digital bogføring ikke betyder, at bestyrelsen skal stå for bogføringen, så er der to ting, I får ansvar for:

1. at vælge et godkendt system
2. at beskrive jeres bogføringsprocedure

Den nye bogføringslov kræver nemlig, at alle foreninger udarbejder en beskrivelse af deres bogføringsprocedure. Den skal forklare:

• hvordan bilag modtages og registreres
• hvem der har ansvar for opbevaring
• hvordan I sikrer, at alle transaktioner registreres korrekt
• hvordan I opbevarer bilag i fem år
• hvordan jeres data er beskyttet

For en gennemsnitlig andelsboligforening er det her ikke en omfattende opgave.

Derudover skal I sikre:

• at dokumenter ikke ligger spredt i personlige indbakker
• at I har styr på adgange ved bestyrelsesskifte
• at bilag kan deles med bogholder/revisor uden rod og dobbeltudgaver
• at alt relevant materiale er samlet digitalt

Det er netop på disse punkter, at mange foreninger oplever udfordringer, og hvor Boligforeningsweb kan hjælpe jer i praksis.

Hvorfor kan det være svært for små foreninger?

Selvom intentionen bag loven er fornuftig, har de nye regler mødt kritik. Især fra mindre foreninger. Flere andelsboligforeninger fortæller, at de kun har 50–60 bilag om året og klarer bogføringen gratis via kyndige beboere. For dem føles det urimeligt pludseligt at skulle investere i digitale systemer og eksterne bogholdere.

Flere bekymrer sig om udgifterne. I eksempler nævnt i debatten vurderer nogle bestyrelser, at kravet kan koste 60–80.000 kr. om året. Det er ikke nødvendigvis tilfældet, men det afspejler en reel frustration: Kravet om digital bogføring er skabt til virksomheder, men rammer nu også boligforeninger, der fungerer helt anderledes.

Derfor er den vigtigste pointe: Struktur på jeres dokumenter er det bedste værn mod unødige udgifter. Jo mindre tid revisor og bogholder skal bruge på at finde frem til regnskabsmaterialet, jo billigere bliver processen for jer.

Hvordan Boligforeningsweb hjælper uden at være et bogføringssystem

Vi hjælper med den interne orden, som gør digital bogføring muligt i praksis.

• Dokumenter samlet ét sted: Referater, regnskaber, vedtægter, bilagspakker, budgetter. Alt ligger samme sted, hvor både bestyrelse, bogholder og revisor kan finde det.
• Adgangskontrol og roller: Ingen bilag bliver væk i personlige mail-indbakker. Alt ligger i systemet, og når bestyrelsen skiftes ud, følger materialet med. Ikke personerne.
• Mindre afhængighed af enkeltpersoner: Hvis én person plejer at “sidde på alle dokumenterne”, bliver det en flaskehals. Digital bogføring kræver struktur, ikke afhængighed.
• Klar procedure for godkendelse og deling af bilag: I behøver ikke godkende bilag i Boligforeningsweb for at lave digital bogføring, men hvis I bruger vores bilagsfunktion, får bogholder-revisor materialet i én samlet og letforståelig pakke.
• Let adgang for eksterne: Mange revisorer foretrækker at hente dokumenter ét sted. Med et digitalt arkiv bliver det langt lettere for dem. Og billigere for jer.

Det afgørende er altså: Digital bogføring handler om orden, og orden er det, vi hjælper med.

Opsummering

Fra 1. januar 2026 bliver digital bogføring en realitet for de fleste andelsboligforeninger. Det betyder ikke, at bestyrelsen skal lave bogføring, men at I skal sikre struktur, adgang, opbevaring og klare procedurer. Et godkendt bogføringssystem er nødvendigt, men det er jeres interne organisering, der afgør, hvor let eller dyr overgangen bliver.

Boligforeningsweb hjælper jer ikke med bogføring, men vi hjælper med alt det, der gør det muligt at leve op til kravene uden kaos.

Kilder

• ABF: Foreninger tvinges til digital bogføring – ABF klar med hjælp (2025)
• ABF: Bogføring – Lov og Fakta (2025)
• Andelsportal.dk: Krav om digital bogføring: Hvad betyder det for andelsboligforeninger? (2025)
• ByensBoligforeninger.dk: Om få måneder tvinges andelsforeninger til digital bogføring (2025)