Dagsorden til bestyrelsesmøde (skabelon)

En klar “bestyrelsesmøde dagsorden skabelon” gør mødet kortere, mere fokuseret og lettere at følge op på. Her får du en praktisk guide, trin for trin, plus en skabelon du kan kopiere direkte ind i jeres dokument.

Få jeres gratis skabelon her.

Vi hopper direkte ud i det.

Før mødet: send dagsorden og bilag i god tid

En godt møde starter allerede før I skal mødes. Send derfor dagsordenen minimum 2-3 dage før mødet sammen med bilag. Angiv start- og sluttid, pauser og om mødet er fysisk eller online. Skriv også, hvem der er ordstyrer og referent. Brug klare filnavne til bilag (fx “Budget-2026.pdf”), så ingen er i tvivl om hvilke dokumenter, der er hvad. Formålet er enkelt: alle møder op velforberedte og I sparer tid i mødet.

Men hvordan bygger du dagsordenen op?

Trin for trin: sådan bygger du dagsordenen

1. Start med formål og ønskede beslutninger: Hvad skal vi have godkendt eller afklaret?
2. Prioritér rækkefølgen: Tag de vigtigste beslutningspunkter først, orientering til sidst.
3. Sæt tid på hvert punkt: Det styrer dybde og tempo og gør det lettere at holde tiden.
4. Kategorisér hvert punkt: Brug TO (til orientering), TD (til debat) og TB (til beslutning).
5. Udpeg tovholder pr. punkt: Én person forbereder et kort oplæg og sikrer fremdrift.
6. Skriv 1-2 linjers beskrivelse: Så ved alle, hvad resultatet forventes at være.
7. Vedlæg relevante bilag: Budgetter, tilbud, statusnotater, referat fra sidst.
8. Forbered beslutnings- og to-do-liste: Nederst i dagsordenen samler I beslutninger, ansvar og deadlines.

Tidsstyring og roller under mødet

Vælg ordstyrer og referent fra start. Ordstyrer holder fokus, parkerer sidespor og afslutter punktet, når beslutningen eller næste skridt er tydeligt. Referenten skriver beslutning og opgave direkte under punktet. Hold jer til tiden, men vær fleksible hvis der er momentum – uden at tabe resten af dagsordenen. Aftal pauser og en hård sluttid.

Drift og udvikling i balance

Lad drift fylde højst halvdelen af tiden (fx vicevært, vedligehold og mindre sager). Brug mindst halvdelen af tiden på udvikling og forbedringer: projekter, strategi, ansøgninger, større indkøb, vedligeholdelsesplan og kommunikation. Den balance giver fremdrift frem for brandslukning.

Efter mødet: referat og opfølgning

Slut af med en hurtig opsamling: hvad er besluttet, hvem gør hvad, og hvornår? Send referatet kort efter mødet – gerne samme dag – sammen med to-do-listen, så det kan blive godkendt af de andre. Følg op mellem møder, så opgaver ikke går i stå. Aftal dato, fokus og ansvarlige for næste møde inden I går hver til sit.

Her kan det være en god idé at opbevare dokumentet i et digitalt dokumentarkiv.

Årshjul og faste temaer

Lav et årshjul der fordeler de store emner over året: budget og regnskab, generalforsamling, forsikringer, vedligeholdelsesplan, kontrakter og større projekter. Læg dem i kalenderen med realistisk forberedelsestid og sæt dem ind som faste punkter på relevante møder.

Eksempel: dagsorden I kan kopiere

Møde: Bestyrelsesmøde i [foreningens navn]

Dato og tid: [dd.mm.åååå, kl. xx:xx–xx:xx]

Sted / online: [adresse/link]

Deltagere: [navne]

Referent: [navn]

Ordstyrer: [navn]

Mødets mål

Kort sætning om hvad vi vil opnå (fx “godkende budget og beslutte plan for gårddag”).

Dagsorden

• Godkendelse af dagsorden (TB, 2 min)
• Godkendelse af referat fra sidst (TB, 3 min) – bilag: referat [link]
• Siden sidst – korte statuspunkter (TO, 10 min) – tovholder: [navn]
• Økonomi – budget/regnskab/status (TD/TB, 15 min) – bilag: budget/regnskab [link]
• Drift og vedligehold – status og næste skridt (TD/TB, 15 min) – bilag: vicevært/entreprenør [link]
• Beboersager – principper og konkrete beslutninger (TD/TB, 15 min) – bilag: sagsnotater [link]
• Kommunikation – opslagstavle, nyheder, hjemmeside (TD/TB, 10 min) – bilag: udkast [link]
• Fælles faciliteter – booking, kalender og regler (TD/TB, 10 min) – bilag: forslag [link]
• Projekter og udvikling – nye initiativer, ansøgninger, strategi (TD/TB, 20 min) – bilag: oplæg [link]
• Årshjul og plan – kommende deadlines og milepæle (TO/TB, 10 min) – bilag: årshjul [link]
• Eventuelt (TO, 5 min)
• Næste møde – dato og fokus (TB, 2 min)

Beslutnings- og to-do-liste

• [Beslutning 1] – ansvar: [navn] – deadline: [dato]
• [Opgave 1] – ansvar: [navn] – deadline: [dato]
• [Opgave 2] – ansvar: [navn] – deadline: [dato]

Bilag

• [liste over vedhæftede bilag + links]

Sådan bruger I skabelonen i praksis

Udfyld skabelonen og send den som pdf sammen med bilag senest 2-3 dage før mødet. Opret mødet i jeres fælles kalender, del dagsorden via opslagstavlen, vedhæft bilag i dokumentarkivet og brug intern kommunikation til opfølgning. På den måde er alt samlet ét sted, og I kan genbruge strukturen fra møde til møde.

Tidsbudget til et 2-timers møde (eksempel)

• Opstart, godkendelse af dagsorden (5 min)
• Referat fra sidst (5 min)
• Økonomi (20 min)
• Vedligehold/projekter (25 min)
• Beboersager (20 min)
• Kommunikation/kalender (15 min)
• Udviklingspunkt/strategi (20 min)
• Årshjul og plan (5 min)
• Eventuelt (5 min)
• Opsamling/to-dos/næste møde (10 min)

Forberedelsescheckliste før mødet

• Indsamling af punkter fra bestyrelsen med deadline for indmeldinger.
• Sortér og prioritér punkter efter vigtighed og afhængighed.
• Aftal hvem der er oplægsholder/tovholder på hvert punkt.
• Saml bilag i én mappe og navngiv konsekvent.
• Beskriv ønsket output pr. punkt (beslutning, plan, næste skridt).
• Tidsestimer punkter og læg buffertid ind i programmet.
• Del dagsorden og bilag til alle deltagere og suppleanter.
• Test adgang til online-møde/link, hvis mødet er digitalt.

Kriterier for et godt beslutningsoplæg

Et stærkt oplæg er kort og skarpt:

1. Baggrund og problem.
2. Anbefaling.
3. Konsekvenser (økonomi, tid, risiko).
4. Alternativer.
5. Næste skridt.

Skriv tydeligt hvad der skal besluttes, så bestyrelsen kan holde fokus og træffe valg på et oplyst grundlag.

Typiske faldgruber – og hvordan I undgår dem

• For mange punkter: Skær ned og flyt mindre sager til orientering.
• Uklare bilag: Skriv en kort læsevejledning i toppen af bilaget.
• Tidsoverskridelser: Afslut hvert punkt med en klar konklusion, og parker detaljer til senere.
• Uklare ansvar: Brug to-do-listen og gentag ansvar og deadline ved mødets afslutning.
• Ingen opfølgning: Læg opfølgning ind som første punkt på næste dagsorden.

Tilpas dagsorden til forskellige møder

• Ordinært driftsmøde: Færre punkter, klare beslutninger, faste rapporter og kort status.
• Strategimøde: Færre, men større punkter; længere tid pr. debat; forberedende bilag og evt. ekstern input.
• Projektmøde: Fokus på leverancer, milepæle, budget og risici; beslutninger tæt på projektplanen.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

1. Hvor lang tid før mødet skal vi sende dagsordenen? Send dagsorden og bilag 2–3 dage før mødet. Det giver forberedelsestid og skaber bedre beslutninger
2. Hvor ofte bør vi holde bestyrelsesmøder? Mindst kvartalsvis. Øg frekvensen i perioder med budget, projekter eller generalforsamling
3. Hvordan balancerer vi drift og udvikling? Lad drift fylde højst halvdelen. Brug resten på udvikling, strategi og forbedringer.
4. Hvad er god praksis for referat og opfølgning? Notér beslutninger og to-dos løbende, udsend referat hurtigt og følg op på ansvar og deadlines mellem møder.
5. Er der et godt digitalt værktøj til bestyrelsesarbejdet? Ja, I kan bruge Boligforeningsweb og alle tilhørende funktioner for at lette bestyrelsesarbejdet i foreningen.

Kilder

Unioo: Seks råd om dagsorden, tidsrammer, rækkefølge og udsendelse i god tid. (Unioo)

DUF: Guide til gode bestyrelsesmøder – prioritering, tidsafgrænsning og tydelig dagsorden. (duf.dk)

DIF: “Godt møde” – betydningen af dagsorden og eksempel på mødeindkaldelse/dagsorden. (dif.dk)

Regioner.dk: Forretningsorden §15 – dagsorden og materiale udsendes forud for møder. (regioner.dk)

Boardinstitute: Effektive bestyrelsesmøder – forberedelse og struktureret dagsorden. (boardinstitute.dk)

Microsoft skabeloner: Brug af mødeskabeloner til at holde tiden og strukturere punkter. (Microsoft Create)