Med legitimering i Boligforeningsweb kan I indhente, godkende og genbekræfte legitimation for bestyrelsens nøglepersoner ét samlet sted uden løse mails og offentlige mapper.
Denne funktion er gratis og inkluderet i alle pakker.
Legitimering samler hele forløbet: hvem der skal legitimere sig, hvordan de uploader dokumenter, og hvem der godkender. I får både overblik og ro i maven.
Vælg fx formand, kasserer og andre roller, der skal legitimeres, og se status ét sted.
Aktivér modulet og angiv, hvem der skal legitimere sig, og hvem der må godkende dokumenterne.
Bestyrelsesmedlemmer uploader fx pas, kørekort eller sundhedskort via et personligt link.
Udpeg en godkender i systemet, som gennemser og godkender legitimationen.
Sæt et interval, så fx hver 12. måned bliver de relevante roller bedt om at legitimere sig igen.
Se, hvem der er legitimeret, hvornår det skete, og hvornår legitimeringen udløber.
I aktiverer først modulet `Legitimering` og vælger, hvilke roller der skal legitimere sig – fx formand og kasserer. Systemet sender derefter en mail til den enkelte, hvor de via et personligt link vælger dokumenttype (fx kørekort) og uploader et billede eller en fil. Den udpegede godkender får en besked, kan åbne dokumentet direkte i systemet, gennemse det og godkende eller afvise. Når legitimationen er godkendt, opdateres status automatisk, så I altid kan se, hvem der er på plads.
Legitimering er især relevant, når I samarbejder med administrator eller bank, der kræver opdateret legitimation på bestyrelsen. Men alle foreninger kan bruge funktionen til at holde styr på, hvem der er identificeret – uden at gemme følsomme dokumenter tilfældigt.
Har I en administrator tilknyttet, vil de ofte kræve, at bestyrelsens nøglepersoner er legitimeret efter bestemte regler. Med legitimering i Boligforeningsweb kan administratoren få den nødvendige sikkerhed, uden at I skal håndtere dokumenter manuelt. Bestyrelsesmedlemmerne uploader selv deres legitimation, og kun den udpegede godkender kan se dokumenterne. Administratoren kan nøjes med at forholde sig til, at status er “legitimeret” i systemet – ikke til selve filerne.
Legitimering samler et ellers tungt og følsomt arbejde i et enkelt, sikkert forløb. Bestyrelsen slipper for at gemme pas-kopier i mails eller mapper, og kan i stedet dokumentere over for bank, administrator og revisor, at legitimationen er håndteret ordentligt, og bliver holdt opdateret.
Sikkert og afgrænset indblik: Kun den udpegede godkender kan se dokumenterne, og de er krypteret i databasen.
Tydelig status på roller: I kan altid se, hvem der er legitimeret, hvornår det skete, og hvem der mangler.
Automatisk genbekræftelse: I sætter intervallet, og systemet hjælper med at holde legitimationen opdateret uden ekstra manuelle huskelister.
Flere foreninger bruger allerede legitimering i Boligforeningsweb til at gøre samarbejdet med banker og administratorer enklere. De slipper for løse filer og kan dokumentere, at tingene er i orden.
Boligforeningsweb - et rigtig godt værktøj! Vi har som forening savnet et produkt som Boligforeningsweb, og det har været en gave at opleve produktet med hjemmesidedelen og funktioner til at administrere en forening. Produktet er intuitivt nemt at gå til, og hvis man får problemer, står en hurtig og behagelig support funktion klar til at hjælpe. Klar anbefaling herfra – vi glæder os til fremtidig brug af produktet.
bestyrelsesmedlem i grundejerforening
Et virkelig godt værktøj til at kommunikere ud til beboer i ens boligforening. Vi har måtte konstatere at mail og Facebook ikke var løsning og fandt alt hvad vi skal bruge i denne app. Man behøver ikke være uddannet inden for IT for at benytte denne løsning, for den er virkelig intuitiv og man bliver guidet rundt. At appen er dansk gør mig også mere tryg i forhold til mine data ikke bliver delt rundt i hele verden.
Formand i grundejerforeningen G/F Himmelev Skovvej 59-95
Legitimering er en naturlig del af det arbejde, I alligevel skal gøre som bestyrelse, men forskellen er, at systemet hjælper jer med at holde styr på det. Når modulet først er sat op, kører forløbet mere eller mindre af sig selv med mails, upload og godkendelse. Så kan I bruge tiden på det, der faktisk fylder i hverdagen i foreningen.
Her har vi samlet de mest almindelige spørgsmål om legitimering i Boligforeningsweb – både om sikkerhed, adgang og hvordan selve forløbet fungerer i praksis.
Kun den person, I har angivet som godkender, kan se de dokumenter, som bestyrelsesmedlemmerne uploader. Dokumenterne er krypteret i databasen, og hverken andre brugere i foreningen eller vi bag Boligforeningsweb kan se dem. På den måde er det tydeligt, hvem der har adgang til hvad.
Det er typisk pas, kørekort eller sundhedskort, der bliver brugt til legitimering. Når bestyrelsesmedlemmet åbner sit personlige link, vælger vedkommende selv dokumenttype og uploader et billede eller en fil. I kan internt aftale retningslinjer med bank eller administrator, hvis der er særlige krav.
Ja. Alle foreninger kan bruge modulet, også selvom I ikke har en ekstern administrator. Det er især nyttigt, hvis I gerne vil kunne dokumentere over for bank eller revisor, at bestyrelsens nøglepersoner er korrekt legitimeret – uden at ligge inde med mapper fulde af følsomme kopier.
I sætter selv et genbekræftelsesinterval, fx hver 12. måned, og vælger hvilke roller det gælder. Når perioden udløber, får de relevante personer besked om at uploade ny legitimation via mail. Godkenderen gennemser og godkender igen, og status bliver opdateret i systemet, så I altid kan se, at legitimeringen er aktuel.
Vælg en pakke og kom i gang med det samme. Vi opsætter og designer din hjemmeside automatisk.