🎸 Produktopdatering: Digitale afstemninger, booking og opgavestyring

Nedenfor beskriver jeg de nye produktopdateringer vi har til jer. Det er de samme, som du ser i videoen ovenfor. Lad os dykke ned i det.

Digitale afstemninger: træf beslutninger uden at vente på generalforsamlingen

Digitalisering af afstemninger er den største nyhed i denne opdatering. Mange foreninger oplever, at det er svært at samle folk til både ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger – og så mister bestyrelsen i praksis mandat til at træffe beslutninger i løbet af året. Med de nye digitale afstemninger i Boligforeningsweb kan I sætte strukturerede, tidsafgrænsede afstemninger op, så beslutninger kan træffes løbende.

Du kan oprette en afstemning med titel, beskrivelse og fritekst (fx om lånegebyr, huslejestigning mv.), vælge start- og sluttidspunkt og styre, om der stemmes én gang pr. husstand eller pr. bruger. Du kan også målrette afstemningen til hele foreningen eller til bestemte roller, fx kun bestyrelsen. Til sidst vælger du, om den skal være anonym eller offentlig – præcis som når man rækker hånden op på en fysisk generalforsamling.

Når afstemningen går i gang, får alle, der er med i afstemningen, automatisk en e-mail med forklaring og direkte link til at stemme. De behøver ikke logge ind og kan stemme på farten, hvilket sænker barrieren markant. Afstemningerne bliver liggende som dokumentation, så I altid har et log over, hvad der er besluttet.

Hvem mærker det? Bestyrelser, administratorer og beboere/medlemmer i alle typer boligforeninger.

Hvad betyder det i praksis? I kan træffe beslutninger hurtigere, uden at alt skal vente til næste generalforsamling.

Skal I gøre noget nu? Ja, overvej hvilke beslutninger der egner sig til digitale afstemninger, og prøv at oprette jeres første afstemning med en klart afgrænset problemstilling.

Del dokumentmapper med eksterne fra dokumentarkivet

Dokumentarkivet har fået en vigtig forbedring: I kan nu dele specifikke mapper med eksterne parter som administrator, bank, revisor eller andre samarbejdspartnere. Hidtil har adgangen været rollebaseret (fx bestyrelse vs. alle beboere), men ofte er der brug for, at én ekstern part kan følge med i netop én mappe.

Nu kan I vælge en mappe og videresende den via e-mail. Når der sker ændringer i mappen, sendes der e-mail-notifikationer – men vi venter bevidst og samler ændringerne, så der ikke kommer én mail for hver lille rettelse. Laver I fx tre ændringer på otte minutter, sendes der én samlet mail efter ti minutter.

Hvem mærker det? Bestyrelser og administratorer, der samarbejder med eksterne rådgivere.

Hvad betyder det i praksis? Mindre manuel fremsendelse af dokumenter og et mere smidigt samarbejde med eksterne.

Skal I gøre noget nu? Identificér de mapper, som jeres eksterne samarbejdspartnere bør følge, og sæt deling op derfra.

Stærkere bookingmodul til fælleshuse og andre faciliteter

Bookingmodulet har fået en række nye indstillinger, der er bygget direkte på ønsker fra foreninger, som i dag betaler for eksterne bookingsystemer. Målet er at samle så meget som muligt af driften ét sted, så I slipper for flere abonnementer end nødvendigt.

Du kan nu bl.a. begrænse bookinger og låse varigheden (fx maks 24 timer, hvis fælleshuset koster et beløb pr. døgn), sende bekræftelsesmail til beboeren ved booking, og sætte det op sådan, at bookinger skal godkendes af bestyrelsen eller en særlig fælleshus-rolle. Derudover kan én eller flere beboere/bestyrelsesmedlemmer få besked, når der kommer nye bookinger.

Hvem mærker det? Foreninger med fælleshuse og andre bookbare faciliteter samt de beboere, der bruger dem.

Hvad betyder det i praksis? Færre manuelle aftaler, mere styr på reglerne for booking og mindre behov for eksterne systemer.

Skal I gøre noget nu? Gennemgå jeres nuværende bookingregler og justér indstillingerne i bookingmodulet, så de matcher den måde, I ønsker at bruge jeres fælles faciliteter på.

Vedhæft filer direkte til beskeder

Det er nu muligt at oprette beskeder og sende dem inklusiv de filer, der hører til – eksempelvis en vigtig pdf. Tidligere var beskederne adskilt fra filerne i dokumentarkivet, og modtagerne skulle logge ind for at se filerne.

Med den nye løsning kan bestyrelsen sende beskeder, hvor filerne er direkte vedhæftet i e-mailen, så beboere og medlemmer ser dem med det samme. Det gør det nemmere at få folk til faktisk at læse materialet, fordi det kræver færre klik og mindre friktion.

Hvem mærker det? Bestyrelser, der udsender information, og alle beboere/medlemmer, der modtager den.

Hvad betyder det i praksis? Højere sandsynlighed for, at vigtig information bliver læst og forstået.

Skal I gøre noget nu? Næste gang I sender en vigtig besked med vedhæftet materiale, så brug de direkte filvedhæftninger i stedet for kun at henvise til dokumentarkivet.

Opgavemodulet bliver et rigtigt værktøj – nu med kommentarer

Opgavemodulet startede som et simpelt eksperiment: kunne man have en opgaveliste, hvor opgaver blev skrevet og tildelt beboere? Nogle foreninger har brugt det, men nu tager det et skridt op og bliver et egentligt værktøj.

Den store nyhed er, at I nu kan kommentere på opgaver. Det betyder, at hver opgave får sit eget samtalerum, hvor status, afklaringer og dialog kan bo samme sted som selve opgaven. I praksis gør det det oplagt at bruge opgavemodulet som “eksekveringsliste” på alt det, der bliver besluttet på generalforsamlingen. I kan oprette opgaver ud fra vedtagelserne, gennemgå dem på bestyrelsesmøder og bruge kommentarsporet til at holde styr på fremdrift.

Hvem mærker det? Bestyrelser, særligt dem der vil have mere struktur på opfølgningen efter generalforsamlingen.

Hvad betyder det i praksis? Mindre risiko for, at beslutninger “forsvinder” efter generalforsamlingen, og bedre overblik over, hvem der gør hvad hvornår.

Skal I gøre noget nu? Opret en bestyrelses-opgaveliste med de vigtigste beslutninger fra sidste generalforsamling og begynd at bruge kommentarer til statusopdateringer.

På vej: legitimering af bestyrelsen og digitale underskrifter

Til sidst er der to teasere for det, der kommer næste gang. For det første arbejder vi på, at bestyrelsen kan blive legitimeret med billedidentifikation. Det er særligt vigtigt for foreninger med administrator, hvor administratorer skal have sikkerhed for, hvem der faktisk sidder i bestyrelsen, når de skal administrere foreningerne.

For det andet er målet at kunne tilføje digitale underskrifter direkte på dokumenter i dokumentarkivet – fx overdragelser og andre dokumenttyper, der kræver underskrift. Tanken er, at man kan lægge dokumentet ind, markere hvem der skal skrive under med MitID, og efterfølgende have en dokumenteret proces for, hvad der er underskrevet, og hvordan det er sket.

Hvem mærker det? Foreninger med administratorer, bestyrelser og beboere, der indgår i formelle processer som overdragelser.

Hvad betyder det i praksis? Mere samlet, sporbar og sikker håndtering af formelle dokumenter.

Skal I gøre noget nu? Ikke endnu – men hold øje med de kommende produktopdateringer, hvis I har brug for stærkere legitimering og digitale underskrifter i jeres forening.

—

Hvis I vil have mere ud af de her produktopdateringer i jeres forening, så sidder jeg klar på oliver@boligforeningsweb.dk og svarer personligt.