Kastanjeparken i Støvring: Et system, der er nemt at gå til, i en forening hvor de fleste stadig ringer
Der er 32 lejligheder i A/B Kastanjeparken i Støvring, og i 29 af dem bor der seniorer. Mange beboere bruger ikke nettet. Når de vil have fat i bestyrelsen, ringer de eller banker på.
Alligevel har bestyrelsen selv sat ny hjemmeside, SMS, booking og et dokumentarkiv til beboerne op. Næstformand Steen Melby fortæller, hvordan det gik, og hvad de mangler endnu.
"Det er noget rod"
Før Boligforeningsweb lå foreningens papirer og mails mange forskellige steder.
"Det er noget rod. Mails ligger i det enkelte bestyrelsesmedlems private mailboks."
De dokumenter, der gik gennem administratoren, lå i administratorens system. Hvert bestyrelsesmedlem havde sit eget arkiv, og formanden havde det samlede arkiv på en USB-nøgle. Referaterne blev printet og lagt i postkasserne, og så var der papirarkivet.
Sådan ser det ud i rigtig mange foreninger. Det fungerer, indtil noget tvinger bestyrelsen til at lave det om.
Da den gamle hjemmeside lukkede
I Kastanjeparken var det den gamle hjemmeside, der lukkede. Det var også derfra, bestyrelsen sendte SMS'er til beboerne, så der skulle findes noget nyt.
Steen er ny i foreningen og kalder sig selv meget digital. Han havde i et stykke tid tænkt over, hvordan de kunne komme i gang digitalt, i hvert fald i bestyrelsen, med noget, der var nemt at gå til.
Han undersøgte flere muligheder: en hostet hjemmeside med intranet, Office 365, som nogle foreninger kan få gratis gennem Microsoft, og forskellige udbydere af systemer til foreninger.
"Jeg må sige, at Boligforeningsweb er den mest omfattende platform og samtidig meget nem at gå til for ikke teknisk kyndige."
Hjemmeside, SMS og booking først
Bestyrelsen startede med det, beboerne skulle bruge: hjemmesiden, nyheder, SMS til beboerne, booking og et dokumentarkiv til beboerne.
Hvad var det sværeste ved at komme i gang?
"Ingenting 🙂 Platformen er godt designet og nem at gå til. Man behøver ikke være specielt teknisk for at sætte den op. Supporten har været helt eminent."
Det største arbejde lå et helt andet sted:
"Jeg er mere tekniker end kommunikator, så mit største arbejde har været at formulere alle teksterne."
Det er et godt råd til andre bestyrelser: Opsætningen er ikke det svære. Sæt tid af til at skrive teksterne.
De fleste beboere ringer stadig
Referaterne bliver stadig printet til nogle af de ældste beboere. Beboerne henvender sig stadig til bestyrelsen på telefon eller ved at banke på, og det regner Steen ikke med ændrer sig foreløbig.
"Vi er også nødt til at acceptere, at der nok går en del år, inden vi kan få alle beboere over på platformen."
Bestyrelsen har ikke ventet på, at alle blev klar. Hjemmesiden og dokumentarkivet er der for dem, der bruger dem, og SMS'erne når ud til alle med en mobiltelefon.
Ved siden af administratorens system
Kastanjeparken har en administrator, og administratoren tilbyder sit eget system til bestyrelsen. Alligevel har bestyrelsen valgt at bruge Boligforeningsweb ved siden af, fordi det er brugervenligt og nemt at gå til.
"Jeg tænker, vi i bestyrelsen kommer til at have to platforme: den, administrator stiller til rådighed, og denne her."
Hjemmesiden og beboerdelen kører. Nu går bestyrelsen i gang med sin egen del. Den består af et dokumentarkiv til bestyrelsen og ventelisten, og så skal de vigtige mails ud af de private mailbokse. Steen forventer, at Boligforeningsweb bliver et aktivt værktøj i bestyrelsen.
Steens råd til andre bestyrelser
"Jeg vil helt klart anbefale platformen. [...] Der er så mange moduler at plukke af, at jeg tænker, de fleste vil kunne se sig selv i den."
Prøv det selv
Steen satte det hele op selv, og det kan I også. Opret jeres forening gratis, og start med det, I har mest brug for. Sidder I fast undervejs, så skriv til os, så hjælper vi jer videre.
Få gratis konto →