Alt samlet ét sted – nem adgang for alle
Frederik, webmaster for A/B Valbyhus, er tilfreds med den digitale løsning boligforeningen har fået med Boligforeningsweb. For ham og foreningen er den største fordel, at alle nødvendige oplysninger nu er samlet ét sted, og at beboerne kan tilgå dem med få klik. Frederik fortæller,
“Hjemmesiden giver mulighed for at samle alt fra foreningen ét sted. Dokumenter som regnskab, husorden, vedtægter og referater samt billeder og andre nødvendige oplysninger kan samles et sted, hvor beboerne kan tilgå dem med få klik.”
Helt lavpraktisk betyder det, at ingen længere skal lede efter mails eller gamle fysiske mapper for at finde den information, de har brug for. Alt, hvad der er vigtigt for andelshaverne, ligger nu tilgængeligt online i et digitalt dokumentarkiv – fra vedtægter til referater og regnskaber. Foreningen har også valgt at dele billeder og praktisk information om ejendommen på deres side, så alt er lige ved hånden.
Det er ikke kun beboerne, der nyder godt af det. Bestyrelsen har også fundet det yderst praktisk, da de slipper for at skulle opdatere og distribuere flere versioner af vigtige dokumenter. Nu er der én samlet version, og alle kan hurtigt finde frem til det, de skal bruge. Det skaber en gennemsigtighed og en tilgængelighed, som A/B Valbyhus værdsætter.
Hurtig og effektiv kommunikation – slip for gamle maillister
Før i tiden var kommunikationen med beboerne ofte et større projekt. Bestyrelsen skulle holde styr på lange maillister, som ikke altid var opdaterede. Det førte til frustrationer og potentielle misforståelser, når tidligere beboere ved en fejl stadig modtog information. Men med Boligforeningsweb er det blevet langt nemmere at kommunikere med alle i foreningen. Frederik siger det sådan,
“Hjemmesiden giver mulighed for, at bestyrelsen kan sende beskeder ud til beboerne på mail og sms, igen med få klik – i stedet for at skulle holde styr på en mailliste.”
Ved hjælp af Boligforeningsweb kan bestyrelsen nu med ganske få klik sende vigtige beskeder til alle beboere, enten via e-mail eller sms. Uanset om det handler om en kommende generalforsamling, en påmindelse om vinduespudsning eller en vigtig besked om vedligeholdelse, kommer beskederne sikkert og effektivt ud til alle relevante personer.
Fordelen er, at systemet automatisk holder styr på, hvem der er tilknyttet foreningen, så bestyrelsen slipper for at rode rundt med opdateringer af gamle lister. Det sikrer, at kommunikationen er målrettet og effektiv – og at ingen får beskeder, de ikke skal have. En nem og enkel løsning, som sparer bestyrelsen tid.
Bestyrelsens værktøjer – fra vandaflæsning til venteliste
Udover at forenkle kommunikationen med beboerne, har Boligforeningsweb også gjort hverdagen nemmere for bestyrelsen på flere andre punkter. En funktion, som Frederik især værdsætter, er den private side for bestyrelsesmedlemmerne, hvor de kan tilgå dokumenter, der er vigtige for driften af ejendommen. Frederik siger,
“Vi har valgt at der skal oprettes sider til bestyrelsen, hvor de alle kan tilgå dokumenter som de benytter, heriblandt aflæsning af vand, for at sikre at der ikke sker læk.”
Med denne funktion har bestyrelsen fuldt overblik over foreningens tekniske og økonomiske dokumenter – uden at skulle bekymre sig om, at uvedkommende får adgang til dem. Dokumentationen ligger tilgængelig for bestyrelsen, hvilket skaber tryghed og gennemsigtighed i arbejdet.
Et andet populært værktøj i systemet er ventelisten, som Frederik og bestyrelsen bruger til at holde styr på de beboere, der ønsker at potentielle købere op til en bolig. Det er en funktion, som gør administrationen af ventelister nemmere og skaber et system, der er overskueligt. Frederik tilføjer,
“Bestyrelsen har oprettet en venteliste, hvor beboere kan skrive venner og familie op på.”
Alt sammen noget, der gør, at Boligforeningsweb bliver et helt centralt redskab i foreningens daglige drift.
Kom godt i gang med Boligforeningsweb – nemt og hurtigt
Lyder løsningen, som Frederik og A/B Valbyhus beskriver, som noget for din boligforening? Det er heldigvis nemt at komme i gang med Boligforeningsweb. Der er ingen grund til at frygte lange opsætningsprocesser eller tekniske forhindringer. Boligforeningsweb er skræddersyet til boligforeninger som A/B Valbyhus, og vi hjælper jer hele vejen fra start til slut.
Når I først har taget beslutningen, sætter vi platformen op efter jeres specifikke behov. Om det er opdatering af dokumenter, booking af faciliteter eller kommunikation med beboerne – vi sørger for, at alt fungerer gnidningsfrit fra dag ét. Og vi er der selvfølgelig, hvis I har spørgsmål undervejs.
Så hvorfor ikke tage første skridt mod en lettere hverdag for både beboere og bestyrelse? Scroll ned under denne sætning og lad os kontakte dig!
