Inhabilitet i bestyrelsen: hvornår og hvad gør I?

Inhabilitet bestyrelse er et praktisk spørgsmål i alle foreninger. Kort sagt: Hvis et bestyrelsesmedlem – eller en nærtstående – har en særlig personlig eller økonomisk interesse i en sag, bør vedkommende ikke være med til at behandle eller afgøre den. I frivillige foreninger er I som udgangspunkt ikke omfattet af forvaltningsloven, men principperne er gode at følge. De skaber tillid, forebygger konflikter og gør jeres beslutninger robuste.

Afgrænsning: Hvad mener vi med inhabilitet?

Habilitet handler om upartiskhed. Inhabilitet opstår, når et medlem kan have fordel eller ulempe af en beslutning, eller når udenforstående med rimelighed kan tvivle på medlemmets upartiskhed. I en almindelig forening (andels-, ejer– eller grundejerforening) fastsætter I selv rammerne i vedtægter og forretningsorden. Brug en enkel hovedregel: Er der risiko for særinteresser, så er medlemmet inhabilt i den konkrete sag.

Typiske eksempler fra bestyrelseslokalet

• Aftaler med et medlems eget firma (fx serviceaftaler eller renoveringsopgaver).
• Udbud, hvor en nærtstående har økonomisk interesse (ægtefælle, forældre, voksne børn).
• Ansættelser, hvor en nærtstående søger stillingen (vicevært, rengøring, administrator).
• Tvister eller klager, der angår medlemmets egen bolig, carport, altan eller husdyr.
• Dispensationer fra husorden eller vedtægter, der gælder for medlemmets eget forhold.
• Sager om restance, bøder eller betalingsaftaler for medlemmets egen husstand.
• Store aftaler med leverandør, hvor medlemmet har en ledelsespost eller ejerandel.
• Gensidige byttehandler, sponsorater eller gaver mellem foreningen og medlemmet.

Proces: Sådan håndterer I inhabilitet i praksis

Før mødet: Gør “habilitet” til fast første punkt på dagsordenen. Medlemmer har pligt til at oplyse mulige habilitetsproblemer. Send mødemateriale ud i god tid, så mulige inhabile kan gøre opmærksom på det før mødet.

På mødet: Formanden spørger, om der er punkter med mulig inhabilitet. Det pågældende medlem kan kort og faktuelt belyse sagen (data, historik, tilbud) og forlader derefter lokalet. Medlemmet deltager ikke i drøftelse, forhandling eller afstemning.

Efter mødet: Sekretæren skriver i referatet, hvem der var inhabil i hvilket punkt, at vedkommende ikke deltog i behandlingen, og hvad beslutningen blev. Tjek også, at bestyrelsen er beslutningsdygtig uden det inhabile medlem. Hvis ikke, skal sagen videre til generalforsamlingen.

Dokumentation: Hvad skal stå hvor?

• Referat: “Pkt. 5. Tilbud på tagrenovering. NN erklærede sig inhabil pga. ejerandel i leverandør X. NN deltog ikke i behandlingen. Bestyrelsen besluttede 4-0 at vælge Y.”
• Bilag: Læg evt. en kort skriftlig redegørelse fra det inhabile medlem i bilag (fakta, ikke holdninger).
• Journalisering: Gem tilbud, korrespondance og beslutningsgrundlag i dokumentarkivet, så processen kan efterprøves.
• Åbenhed: Overvej at oplyse om inhabile forhold i nyhedsbrev eller på beboersiden, når sagen har stor interesse – uden at dele personfølsomme detaljer.

Særlige situationer I bør kende

• Kollektiv inhabilitet: Hvis flere i bestyrelsen er inhabile i samme sag (fx fordi mange er direkte berørt), kan I ikke træffe beslutning. Enten indkalder I suppleanter, eller også lægger I sagen på generalforsamlingen.
• “Bagatelgrænsen”: Små, fjerne eller meget begrænsede interesser kan efter en konkret vurdering betyde, at medlemmet ikke anses for inhabilt. Vurder altid, hvordan en udenforstående ville opfatte situationen.
• Nærtstående og dobbeltroller: Inhabilitet kan også opstå ved ledelsesposter i leverandørers selskaber eller i naboforeninger, hvor beslutningen kan påvirke egen økonomi.
• Indsigelsesret: Er medlemmet uenig i, at flertallet vurderer dem som inhabil, gælder flertallets beslutning. Omvendt kan flertallet også konkludere, at et medlem ikke er inhabilt, selv om medlemmet selv er i tvivl.
• Brug af ekstern bistand: Er sagen stor eller kompleks, kan bestyrelsen indhente uvildig rådgivning eller lade administrator stå for processen, men beslutningen skal stadig træffes uden inhabile til stede.

Hvad med lovgrundlaget?

Foreninger er ikke automatisk underlagt forvaltningsloven. Alligevel er dens principper om inhabilitet nyttige som pejlemærker, fordi de fremmer tillid og rene processer. I kapitalselskaber gælder derimod klare lovkrav: Ledelsesmedlemmer må ikke deltage i behandlingen af sager, hvor de har en væsentlig interesse, der kan stride mod selskabets interesse. I foreninger kan I vælge at skrive tilsvarende regler ind i forretningsordenen og vedtægterne.

Sådan skriver I reglerne ind i jeres foreningsorden

1. Formanden spørger som det første, om der er habilitets bemærkninger til dagsordenen.
2. Medlemmer har oplysningspligt om forhold, der kan gøre dem inhabile (fx nærtstående, ejerandele, hverv).
3. Inhabilitet betyder, at medlemmet ikke medvirker i sagens behandling – heller ikke i drøftelse.
4. Referatet skal angive inhabilitet og fravær fra behandlingen.
5. Ved manglende beslutningsdygtighed henvises sagen til generalforsamlingen.
6. Årlig orientering: Bestyrelsen opdaterer oplysninger om hverv/interesser én gang årligt.

Tjekliste til den travle bestyrelse

• Spørg jer selv: “Kan en udenforstående være i tvivl om vores upartiskhed?”
• Afklar habilitet først – ikke midt i diskussionen.
• Lad inhabile bidrage med fakta skriftligt og forlad derefter lokalet.
• Skriv det tydeligt i referatet og gem dokumentationen samme sted.
• Vær konsekvente. Det beskytter både foreningen og den enkelte.

Tre korte scenarier (sådan gør I)

1. Leverandørvalg: Bestyrelsen skal vælge mellem tre tilbud på snerydning. Kassereren har 20 % ejerandel i tilbudsgiver A. Kassereren oplyser forholdet, fremlægger objektive tal om kvalitet og pris og forlader mødet. Resten drøfter fordele og ulemper og vælger leverandør. Referatet noterer inhabilitet og fravær.
2. Ansættelse: En nærtstående til et bestyrelsesmedlem søger stillingen som vicevært. Medlemmet hjælper med at sikre en fair proces (jobopslag, kriterier, et skema til vurdering), men deltager ikke i gennemlæsning af ansøgninger, samtaler eller beslutning. Referatet nævner inhabiliteten og hvem, der deltog.
3. Dispensation: Et bestyrelsesmedlem ønsker dispensation til en altanløsning, der afviger fra husordenen. Medlemmet må gerne indsende dokumentation og svare på fakta. Men ved behandling af dispensationen forlader vedkommende lokalet. Alternativt henvises sagen til generalforsamlingen, hvis for mange er inhabile.

Kommunikation til beboere

Vælg en enkel kommunikationslinje, når en sag har stor interesse: Fortæl, at bestyrelsen har behandlet punktet uden de inhabile til stede, og at beslutningen er truffet efter retningslinjer. Det øger tilliden og reducerer rygter, uden at I udleverer private detaljer om de involverede.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

1. Hvornår er man inhabil i bestyrelse? Når et medlem selv, en nærtstående eller en virksomhed, medlemmet er knyttet til, kan få fordel/ulempe af afgørelsen – eller når der kan sås rimelig tvivl om upartiskheden.
2. Må et inhabilt medlem sige noget? Ja, medlemmet kan belyse fakta kort (data, historik, tilbud). Derefter forlader vedkommende lokalet og deltager ikke i drøftelse eller afstemning.
3. Hvad gør vi, hvis vi ikke er beslutningsdygtige uden de inhabile? Indkald suppleanter. Hvis det ikke er muligt, sendes sagen til generalforsamlingen for beslutning.
4. Hvordan dokumenterer vi korrekt? Skriv i referatet, hvem der var inhabil og i hvilket punkt, at vedkommende ikke deltog i behandlingen, og hvad beslutningen blev. Gem bilag og fakta i dokumentarkivet.

Kilder

Foreninger er normalt ikke omfattet af forvaltningsloven; frivilligsektoren anbefaler dog klare habilitetsregler og praksis i bestyrelsen. (frivillighed.dk, frivilligraadet.dk)

Forvaltningsloven § 3: Den inhabile må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelse eller i øvrigt medvirke ved behandling. (Retsinformation, danskelove.dk)

Selskabsloven § 131 (analogt forbillede): Ledelsesmedlemmer må ikke deltage i sager, hvor de har væsentlig interesse, der kan stride mod selskabets interesse. (Retsinformation)

Praksis i lokalet: Det inhabile medlem forlader rummet; beslutningen og inhabiliteten noteres i referatet; evt. GF hvis ikke beslutningsdygtige. (Holst, horten.dk)

Objektiv vurdering (udenforståendes tvivl som rettesnor) er anvendt i offentlig praksis og er brugbar som princip. (Københavns Kommune, Ankestyrelsen).