Hvad er en ekstraordinær generalforsamling?
En ekstraordinær generalforsamling er et møde, der afholdes uden for den faste årlige generalforsamling. Formålet er at tage stilling til særlige emner, som ikke kan vente til den ordinære generalforsamling finder sted.
Hvor en ordinær generalforsamling er planlagt på forhånd og afholdes én gang årligt, afholdes en ekstraordinær generalforsamling, når der opstår særlige behov, der kræver hurtig handling.
Eksempler på, hvornår et ekstraordinært møde afholdes:
Ved ordinære generalforsamlinger gennemgås faste punkter som regnskab, budget, valg til bestyrelsen og generelle statusopdateringer for foreningen. Emnerne til ekstraordinære generalforsamlinger er ofte mere fokuserede og afgrænsede.
Et ekstraordinært møde kan for eksempel være nødvendigt i følgende situationer:
- Akutte vedtægtsændringer, som kræver medlemmernes godkendelse.
- Store økonomiske beslutninger, f.eks. optagelse af lån eller større investeringer.
- Personaleændringer i bestyrelsen, som kræver valg af nye medlemmer.
- Konflikter, hvor medlemsinddragelse er afgørende for at finde en løsning.
Hvem kan indkalde til en ekstraordinær generalforsamling?
Hvem der indkalder til ekstraordinær generalforsamling, afhænger af foreningens vedtægter. Herunder er de mest almindelige scenarier:
Bestyrelsen
Bestyrelsen har normalt ret til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, hvis der opstår behov for hurtige beslutninger, der kræver medlemmernes stemme.
Det kan f.eks. være ved alvorlige økonomiske udfordringer eller juridiske spørgsmål.
Medlemmerne
I mange foreninger kan et bestemt antal medlemmer kræve en ekstraordinær generalforsamling. Typisk er det 25% af medlemmerne, der skal bakke op om en skriftlig anmodning.
Dette sikrer, at medlemmernes interesser bliver hørt, samtidig med at processen forbliver demokratisk.
Andre interessenter
Eksterne parter, f.eks. en revisor, kan i sjældne tilfælde kræve en ekstraordinær generalforsamling, hvis der er alvorlige problemer med foreningens økonomi eller ledelse.
Uanset hvem der tager initiativ, er det vigtigt, at processen overholder foreningens vedtægter.
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling – regler
Når der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, skal visse regler følges. Reglerne sikrer, at mødet er gyldigt, og at medlemmerne har mulighed for at deltage.
1. Varslingsfristen
Varslingsfristen er ofte fastlagt i vedtægterne og ligger typisk mellem 7 og 14 dage. Det giver medlemmerne tid til at sætte sig ind i dagsordenen og forberede sig til mødet.
Hvis fristen ikke overholdes, risikerer man, at beslutningerne bliver erklæret ugyldige.
2. Indholdet af indkaldelsen
En korrekt indkaldelse skal være skriftlig og indeholder typisk følgende:
- Dato, tid og sted for generalforsamlingen
- En dagsorden, der beskriver de emner, der skal behandles
- Eventuelle relevante bilag – f.eks. forslag til vedtægsændringer eller budgetopstillinger
Hvis ikke en indkaldelse er detaljeret nok, kan det skabe forsinkelser og spilde mødedeltagernes tid.
3. Kommunikationsform
Indkaldelsen kan sendes via e-mail, post eller digitale platforme, afhængigt af vedtægterne. Sørg for at vælge en metode, der når alle medlemmer i tide.
For eksempel kan I have gavn af en online opslagstavle, hvor praktisk information nemt kan uploades, så alle kan finde det.
Hvordan opstilles dagsordenen?
En klart formuleret dagsorden er essentiel for en vellykket ekstraordinær generalforsamling. Dagsordenen sikrer, at mødet holdes effektivt og fokuseret, samtidig med at alle deltagere forstår processen.
Her er et eksempel på en typisk dagsorden:
- Velkomst og valg af dirigent: En neutral dirigent vælges for at sikre, at mødet forløber efter reglerne.
- Fremlæggelse af sagens baggrund: Bestyrelsen eller de medlemmer, der har indkaldt til mødet, præsenterer sagen og begrundelsen for den ekstraordinære generalforsamling.
- Drøftelse blandt medlemmerne: Medlemmerne får mulighed for at stille spørgsmål og komme med input.
- Afstemning: Beslutninger træffes ved afstemning, enten ved håndsoprækning eller skriftligt, afhængigt af sagens karakter.
- Eventuelt: Mindre punkter eller forslag kan tages op.
Hvad sker der, hvis reglerne ikke følges?
Manglende overholdelse kan føre til, at beslutninger truffet på generalforsamlingen bliver erklæret ugyldige, hvilket forsinker vigtige projekter og skaber administrativt kaos.
Samtidig kan det give anledning til intern utilfredshed blandt medlemmer, der føler sig overset, som kan resultere i mistillid og konflikter.
I værste fald kan foreningen stå over for juridiske problemer, som retssager eller økonomiske sanktioner, hvis der er tale om grov tilsidesættelse af reglerne.
7 råd til en indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i foreninger
Skal du oprette en indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i foreningen? Så har vi syv praktiske råd til en effektiv proces:
- Brug digitale værktøjer
Send indkaldelsen via e-mail eller en medlemsportal, så alle modtager den samtidigt. Det gør det også nemt at vedlægge dagsorden og bilag med nem digital dokumenthåndtering, så du sparer tid på manuel administration.
- Dobbelttjek vedtægterne
Sørg for at overholde kravene til varslingsfrister, indhold i indkaldelsen og form for kommunikation. Hvis reglerne ikke følges, kan mødet blive ugyldigt.
- Lav en tydelig dagsorden
Prioriter de vigtigste punkter og tjek, at bilag er vedlagt, så medlemmerne kan forberede sig. Det giver et mere fokuseret og effektivt møde.
- Kommunikér formålet klart
Beskriv tydeligt, hvorfor der indkaldes til møde, så medlemmerne forstår betydningen. Eksempelvis: “Vi indkalder til en ekstraordinær generalforsamling for at drøfte beslutninger om renovering af ejendommen”.
- Planlæg grundigt
Vælg en dato og et sted, der passer flertallet, og sørg for, at materiale som præsentationer og forslag er klar. Hvis mødet er online, så test teknologien på forhånd.
- Overhold frister
Send indkaldelsen i god tid og dokumentér, hvornår og hvordan den blev sendt. Gør bilag som budgetter eller forslag tilgængelige sammen med dagsordenen.
- Inddrag medlemmerne
Invitér medlemmerne til at indsende spørgsmål eller forslag inden mødet. Det skaber et mere inkluderende møde og sikrer, at relevante emner bliver behandlet.
Har din forening brug for hjælp? Boligforeningsweb er klar
Hos Boligforeningsweb kan vi hjælpe jer med at gøre processen omkring indkaldelse til generalforsamlinger mere smidig og effektiv.
Vi tilbyder digitale løsninger, der giver nem og korrekt kommunikation med medlemmerne, og som samtidig gør det let at opfylde de formelle krav.
Med vores platforme kan I sende indkaldelser, dele dagsordener og bilag samt holde styr på frister og dokumentation.
Ønsker I at høre mere om, hvordan vi kan optimere jeres foreningsadministration? Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale på kontakt@boligforeningsweb.dk.
