Hvordan påvirker GDPR en forening?

GDPR trådte i kraft i 2018 og gælder for alle organisationer, der behandler persondata om personer i EU. Foreninger, der indsamler og opbevarer oplysninger om deres medlemmer, frivillige eller ansatte – navne, adresser, telefonnumre, GDPR mailadresser og medlemskaber – er også omfattet af GDPR.

Foreninger skal derfor sikre, at de kun indsamler de nødvendige oplysninger, og at de opbevarer dem sikkert, så de respekterer medlemmers ret til at få indsigt i og kontrollere deres egne data.

Herunder har vi samlet 7 punkter som skaber et overblik over hvilke elementer en forening skal forholde sig til og tage ansvar for, i forbindelse med GDPR-reglerne.

1. Samtykke og information: Medlemmerne skal give samtykke til indsamling af deres data, og foreningen skal informere om, hvad denne data bruges til og hvordan den opbevares.
2. Formål og relevans: Data må kun indsamles, hvis det er nødvendigt for foreningens formål. Undgå at indsamle unødvendige oplysninger, som f.eks. telefonnummer eller fødselsdato, hvis de ikke er relevante.
3. Sikker opbevaring af data: Persondata skal opbevares sikkert og beskyttes mod uautoriseret adgang, især følsomme oplysninger som bankkontonumre og helbredsdata.
4. Retten til indsigt og sletning: Medlemmerne har ret til at få indsigt i, rette eller slette deres data. Bestyrelsen skal have procedurer til at håndtere sådanne anmodninger.
5. Begrænset opbevaring: Data må kun opbevares, så længe det er nødvendigt. Når et medlem melder sig ud, skal deres data slettes, med mindre lovkrav kræver længere opbevaring.
6. Videregivelse af data: Deling af data med tredjeparter kræver samtykke fra medlemmerne, og der skal indgås databehandleraftaler for at sikre at GDPR-reglerne overholdes.
7. Persondata i forbindelse med frivillige og ansatte: Persondata om frivillige og ansatte skal behandles korrekt, og samtykke skal indhentes, hvis deres billeder eller videoer bruges til markedsføring.

GDPR og boligejerforeninger

Boligejerforeninger håndterer ofte data om både boligejernes private ejendom og deres kontaktoplysninger. GDPR spiller en vigtig rolle i forhold til, hvordan disse data opbevares og bruges. Herunder kan du se hvilke ting der gør sig særligt gældende for boligejerforeninger:

Betalingsoplysninger

Boligejerforeninger indsamler ofte betalingsoplysninger fra medlemmerne, f.eks. til betaling af fællesudgifter. Disse oplysninger skal beskyttes og kun opbevares i den tid, der er nødvendigt til regnskab og betaling.

Mødeprotokoller og vedtægter

Hvis foreningen opbevarer persondata i mødeprotokoller eller i forbindelse med beslutningstagning (f.eks. navne på medlemmer, der stemmer på bestemte sager), skal det sikre, at disse oplysninger behandles korrekt og ikke offentliggøres unødigt.

GDPR og Andelsforeninger

Andelsboligforeninger har særlige udfordringer, da de ofte også håndterer følsomme data om andelshavere og deres forhold til foreningen. Andelsboligforeninger er derfor underlagt de samme GDPR-regler, men der kan være særlige forhold at tage højde for:

Medlemsdata og boligoplysninger

Andelsboligforeninger indsamler typisk data om andelshavernes boligforhold, betalingshistorik og eventuelt økonomiske forhold, som skal opbevares sikkert og kun anvendes til relevante formål, f.eks. fordeling af fællesudgifter eller beslutning om renoveringer.

Kreditoroplysninger

Hvis foreningen behandler oplysninger om eventuelle kreditorer (f.eks. ved manglende betaling af boligafgift), skal disse data behandles korrekt, og andelshaverne skal oplyses om, hvordan deres data opbevares og bruges.

Særlige regler for retssager om boligforhold og opsigelse

Der kan være specifikke krav om behandling af persondata, hvis foreningen står over for retssager om boligforhold eller opsigelser, hvor der skal udveksles personoplysninger mellem parterne.