Guide til udarbejdelse af referat fra generalforsamlingen

Et fyldestgørende referat fra generalforsamlingen er afgørende for ejerforeninger, andelsboligforeninger og grundejerforeninger. Referatet dokumenterer beslutningerne, så man altid kan gå tilbage og se præcis, hvad der blev vedtaget. Ifølge dansk lov og almindelig praksis skal der udarbejdes et referat efter hver generalforsamling. Referatet har juridisk betydning, da det er foreningens officielle protokol: Det sikrer opfølgning på beslutninger, bruges som dokumentation (f.eks. over for banker eller ved salg af bolig) og kan være afgørende, hvis der opstår uenigheder om, hvad der blev besluttet.

Denne guide gennemgår trin for trin, hvordan bestyrelsen udarbejder et korrekt referat i overensstemmelse med lovgivning (f.eks. Lov om ejerlejligheder, andelsboligforeningsloven) og god forretningsskik. Følg trinene nedenfor for at sikre, at referatet opfylder alle juridiske krav og er struktureret, klart og brugbart.

Kilder er angivet nederst på siden.

Trin 1: Kend lovkrav og vedtægter før I går i gang

Inden I skriver referatet, skal I være opmærksomme på de juridiske rammer:

Foreningsvedtægterne: Tjek jeres vedtægter for eventuelle krav til referatet. Mange foreninger følger normalvedtægten. F.eks. kræver normalvedtægten for ejerforeninger, at referatet gengiver alle beslutninger og væsentlige drøftelser, underskrives af dirigenten og bestyrelsesformanden og gøres tilgængeligt for medlemmerne senest 4 uger efter mødet. Nogle (især mindre) foreninger kan have særregler, f.eks. at alle medlemmer skal underskrive referatet.

Lovgivning:

• Ejerlejlighedsloven: Denne lov forudsætter, at ejerforeningen har vedtægter (normalvedtægten gælder, hvis I ikke selv har vedtaget en). Loven indebærer bl.a., at der afholdes en årlig generalforsamling, og at der udarbejdes et referat efter mødet. De nyeste regler kræver, at referatet som minimum indeholder beslutninger og væsentlige drøftelser og gøres tilgængeligt for ejerne inden for rimelig tid (typisk 4 uger).
• Andelsboligforeningsloven: Også andelsboligforeninger skal som hovedregel afholde en generalforsamling årligt, hvor årsregnskabet forelægges medlemmerne. Loven henviser til foreningens vedtægter mht. referat, men praksis er, at referatet skal udarbejdes og opbevares. Det fremgår ofte af standardvedtægter, at seneste generalforsamlingsreferat skal udleveres til en køber ved salg – endnu en grund til at sikre et ordentligt referat.
• Foreningsretlige principper: Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, og beslutninger truffet her er bindende. Men hvis formalia omkring generalforsamlingen ikke er overholdt, kan beslutningerne blive erklæret ugyldige. Det er derfor vigtigt, at referatet tydeligt viser, at indkaldelse, beslutningsdygtighed og afstemninger er sket korrekt. Referatet bør afspejle, at dirigenten har konstateret lovlig indkaldelse og quorum (tilstrækkeligt fremmøde) jf. vedtægterne. Sørg for at alt følger reglerne, da det “har stor betydning, hvordan et referat fra en generalforsamling udformes, og hvilke ting der føres til protokol”.

Tip: Uanset om I har en administrator til at hjælpe, bør bestyrelsen selv have styr på disse krav. Det giver et bedre samarbejde med evt. administrator og sikrer, at I får et referat, der kan godkendes uden problemer.

Trin 2: Forbered referatet under og lige efter mødet

God forberedelse gør referatskrivningen nemmere:

• Aftal rollefordeling: Inden generalforsamlingen starter, beslut hvem der skriver referatet (referent). Ofte vælges en referent på mødet eller også påtager dirigenten eller bestyrelsens sekretær sig opgaven. Det vigtige er, at nogen noterer ned løbende.
• Brug en dagsorden som skabelon: Hav den godkendte dagsorden printet og medbring et notathæfte eller laptop. Notér under hvert punkt, hvad der bliver besluttet. Hvis I kan, så skriv hovedpunkter og beslutninger ned under selve mødet – det sikrer, at intet glemmes.
• Registrér fremmøde og fuldmagter: Ved mødets start skal dirigenten typisk registrere de fremmødte medlemmer og modtage fuldmagter. Notér hvor mange der er til stede, og hvor mange stemmer/andele de repræsenterer, samt hvor mange fuldmagter der er givet. Detaljer om hvem der deltager kan vedlægges som bilag (f.eks. en afkrydsningsliste), men undgå at skrive personfølsomme data direkte i referatet.
• Saml dokumentation: Sørg for at indsamle vigtige bilag fra mødet: den underskrevne deltagerliste, fuldmagterne (disse opbevares sammen med referatet), eventuelle skriftlige forslag, og resultatet af afstemninger (f.eks. stemmesedler eller en optælling). Disse bilag skal gemmes med foreningens protokol som dokumentation for referatet.
• Få præcise formuleringer med: Under mødet bør dirigenten formulere det præcise afstemningstema før hver afstemning – dvs. hvad der helt konkret stemmes om. Lyt godt efter og notér denne ordlyd, da den skal med i referatet. Tilsvarende: hvis der er særlige formuleringer af vedtægtsændringer eller andre forslag, så få dem med ordret.
• Notér beslutninger med det samme: Når et punkt er afsluttet, notér konklusionen klart, fx “Forslag X blev vedtaget” eller “forkastet”. Hvis der opstod væsentlige argumenter eller forbehold, notér kort de væsentligste drøftelser, der ledte til beslutningen. Dette gør det lettere at skrive det endelige referat efter mødet, og det hjælper dirigenten og bestyrelsen med at huske detaljerne korrekt.

Tip: Det kan være en fordel at to personer tager notater uafhængigt (f.eks. referenten og et bestyrelsesmedlem), så I bagefter kan krydstjekke, at intet er overset. Husk at bevare et roligt overblik – det vigtigste er at få beslutningerne nedfældet korrekt, ikke hvert ord der bliver sagt.

Trin 3: Strukturér referatet klart og overskueligt

Når mødet er slut, og I skal udarbejde det endelige referat, bør I følge en fast struktur. En logisk opbygning gør referatet nemt at læse og godkende. Følgende elementer bør fremgå tydeligt af referatet (helst i denne rækkefølge):

• Foreningens oplysninger: Navn på foreningen (ejerforeningens eller andelsboligforeningens navn – evt. også foreningsnummer eller CVR-nr. hvis relevant). Angiv også, om det er ordinær eller ekstraordinær generalforsamling.
• Tid og sted: Dato (og årstal) samt tidspunkt og sted for generalforsamlingen. Dette viser, hvilket møde referatet dækker.
• Deltagere og quorum: Angiv hvor mange medlemmer der deltog, og hvor mange stemmer/andele de tilsammen repræsenterede, samt det totale antal stemmer i foreningen. Notér om generalforsamlingen var beslutningsdygtig ifølge vedtægterne (f.eks. “Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig”). Undgå at opliste navne på samtlige fremmødte i selve referatet af hensyn til GDPR – det er normalt nok at henvise til den opbevarede deltagerliste.
• Fuldmagter: Angiv antallet af gyldige fuldmagter, der blev indleveret ved mødet. Fuldmagterne vedlægges som bilag. (Eksempel: “5 fuldmagter var modtaget og godkendt, jf. vedlagte bilag”).
• Dagsorden: Medtag dagsordenen i referatet ordret, som den fremgik af indkaldelsen. Dette inkluderer alle punkter og eventuelle indkomne forslag, der var rettidige og skulle behandles, selv hvis de ikke var nævnt i den oprindelige indkaldelse. Ved at gengive dagsordenen sikrer I, at intet punkt overses.
• Referat af dagsordenspunkterne: Gennemgå hvert punkt i rækkefølge. Indled hvert punkt med punktnummer og titel præcis som i dagsordenen (f.eks. “1. Valg af dirigent”, “2. Bestyrelsens beretning” osv.). Under hvert punkt beskriver I kort, hvad der blev drøftet og besluttet. Sørg for at:
  • Valg af dirigent (og evt. referent): Notér hvem der blev valgt som dirigent (og referent, hvis I valgte det separat). Skriv f.eks.: “Valg af dirigent: Hans blev valgt som dirigent. Dirigenten noterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt i henhold til vedtægterne og bød forsamlingen velkommen.”
  • Bestyrelsens beretning: Referér kort hovedindholdet af formandens beretning, eller blot at beretningen blev fremlagt. Notér om beretningen blev taget til efterretning uden afstemning (typisk sker der ingen formel afstemning her, medmindre vedtægterne kræver det).
  • Årsregnskab og budget: Angiv at årsregnskabet blev gennemgået og om det blev godkendt af generalforsamlingen (f.eks. “Generalforsamlingen godkendte årsregnskabet for 2024 med et overskud på 50.000 kr.”). Tilsvarende for budgettet for næste år, hvis det skal godkendes. Notér eventuelle spørgsmål eller kommentarer i resuméform kun hvis de er vigtige for forståelsen.
  • Indkomne forslag: For hvert forslag der har været til afstemning, beskriv forslaget og afstemningstemaet præcist. Det vil sige den endelige formulering, som der blev stemt om, skal med i referatet (formuleret af dirigenten). Notér derefter resultatet af afstemningen. Angiv de præcise stemmetal for og imod samt eventuelt blanke stemmer, især hvis det ikke var enstemmigt. Eks.: “Forslag om facadeisolering af bygningen: Afstemningstema: ‘Skal foreningen iværksætte facadeisolering i 2025 finansieret via fælleslån på op til 1 mio. kr.?’ Afstemningsresultat: 16 for, 4 imod, 1 blank. Beslutning: Forslaget vedtaget.”. Ved enstemmige vedtagelser kan det skrives kort (fx “forslaget blev enstemmigt vedtaget”).
  • Valg til bestyrelsen: Angiv resultatet af valg. Skriv fulde navn på de personer, der blev valgt, og gerne adresse eller anden entydig identifikation. Undgå kun fornavne eller ufuldstændige oplysninger – referatet skal kunne dokumentere, præcis hvem der nu har hvilke poster (relevant f.eks. hvis de skal i banken og vise legitimation). Eksempel: “Valg til bestyrelsen: Til formand blev valgt Ib Ibsen, Solvej 1. Til bestyrelsen blev valgt Hanne Jensen, Solvej 3 og Bo Hansen, Solvej 5”. Notér også hvis der var genvalg eller nyvalg, og om valg skete uden modkandidater eller efter kampvalg (ved kampvalg kan I angive stemmetal for hver kandidat for gennemsigtighed).
  • Valg af revisor/administrator: Hvis dagsordenen inkluderede valg af revisor, administrator eller andre funktioner, angiv hvem der blev valgt eller genvalgt (fuldt navn/firma).
  • Eventuelt: Under punktet “Eventuelt” besluttes normalt ingenting (det er kun til drøftelse). I kan kort nævne væsentlige emner, der blev vendt – fx “En beboer rejste spørgsmål om cykelparkering; bestyrelsen tager det med til næste møde.” – men understreg at der ikke blev truffet beslutninger under eventuelt.

• Underskrifter: Afslut referatet med en underskriftssektion. I de fleste foreninger skal dirigenten og bestyrelsesformanden underskrive referatet. Nogle vedtægter kræver i stedet dirigenten og hele bestyrelsen, eller to bestyrelsesmedlemmer, så følg jeres egne vedtægter her. Lav en linje til hver underskrift og skriv navn og titel under linjen. På den måde fremgår det tydeligt, hvem der har underskrevet, og i hvilken egenskab. Underskrift dateres med dagen for underskrift, hvis det ikke er samme dag som mødet.

Den ovenstående struktur dækker alt det nødvendige. I kan med fordel bruge punktopstilling i selve referatet for at gøre det overskueligt – f.eks. liste afstemningsresultater eller punktvis opremsning af valgte personer – så længe det er klart. Husk, at referatet skal være “fyldestgørende, så medlemmer, der ikke deltog, og kommende medlemmer let kan se, hvilke beslutninger der er blevet truffet”.

Trin 4: Skrivestil – klarsprog og neutral tone

Måden, I formulerer referatet på, er vigtig for, at det bliver godkendt uden indvendinger. Følg disse råd for sprogtone og formatering:

• Vær objektiv og præcis: Referatet skal skrives i en neutral tone, uden personlige holdninger. Undgå ladede formuleringer eller irrelevante detaljer. Skriv fx “Der var debat om X, hvorefter forslaget blev vedtaget” i stedet for “En lang og ophedet diskussion endte lykkeligt med en beslutning”. Hold jer til fakta: hvad blev præsenteret, hvad blev sagt af betydning, og hvad blev besluttet.
• Brug fortid og passiv form: Da referatet beskriver et afsluttet møde, brug datid (f.eks. “bestyrelsen fremlagde budgettet”, “Hans blev valgt”). Ofte bruges passiv/formelt sprog i protokoller (f.eks. “det blev besluttet at…”). Det giver et objektivt præg.
• Inkludér kun væsentlige drøftelser: Hvis der var vigtige argumenter for og imod et forslag, så sammenfat kort hovedpunkterne uden at nævne navne på enkeltpersoner (medmindre det er nødvendigt). F.eks.: “Flere medlemmer udtrykte bekymring om finansieringen, mens andre mente projektet var nødvendigt; efter debat blev det besluttet at…”. Normalvedtægten lægger op til at væsentlige drøftelser gengives, men det betyder ikke alle detaljer – kun det, der er nødvendigt for at forstå beslutningen.
• Undgå unødvendige personoplysninger: Af hensyn til persondata bør I ikke medtage CPR-numre, telefonnumre, e-mails eller lignende på medlemmerne i referatet. Navne på valgte personer er nødvendige, men ellers hold det generelt. For eksempel, nævn “en beboer” eller “et medlem” fremfor navn under debatpunkter. Dette sikrer også en neutral tone.
• Brug punktopstillinger for overskuelighed: Det er helt i orden at bruge punktform i referatet, hvor det gavner klarheden – fx under oplistning af afstemningsresultater eller beslutningspunkter. Mange foreninger skriver et beslutningsreferat, der punktvis gennemgår dagsordenen og konklusionerne. Et beslutningsreferat (frem for et ordret referat) er almindelig praksis og fuldt tilstrækkeligt i langt de fleste tilfælde. Sørg dog for, at punkterne hænger sammen i en læsevenlig helhed. Hvert dagsordenpunkt kan evt. skrives som et kort afsnit; inden for det kan punktopstilling bruges til fx at liste forskellige underpunkter eller flere beslutninger under samme punkt.
• Hold sproget let og formelt: Skriv i et klart dansk hverdagssprog, men i en formel tone. Undgå slang eller for internt sprog. Forestil jer, at referatet også skal kunne forstås af en, der ikke kender jeres forening indgående (fx en ny beboer eller en jurist). Samtidig skal tonen være respektfuld: ingen negative personbemærkninger eller “skæve” kommentarer – blot en nøgtern protokol.
• Korrekturlæsning: Læs referatet igennem for stave- og slåfejl. Et fejlfrit dokument virker mere professionelt og er lettere at forstå. Tjek også konsistens i tidsangivelser, store bogstaver, punktummer osv. Småting kan skabe tvivl, hvis de får lov at stå.

Tip: Det kan hjælpe at lade et andet bestyrelsesmedlem læse udkastet igennem for at sikre, at sproget er klart, og at der ikke mangler noget væsentligt. Husk, at referatet bliver en del af foreningens “hukommelse”, så det skal kunne læses og forstås mange år frem i tiden.

Trin 5: Gennemgang, godkendelse og underskrivelse

Når referatet er skrevet i endelig form, er det vigtigt med en kort proces for godkendelse, så I sikrer jer, at alt er korrekt, inden det sendes ud:

• Intern gennemgang: Del udkastet til referatet med dirigenten og resten af bestyrelsen (eller i hvert fald formanden) hurtigst muligt efter mødet. På den måde kan flere øjne fange eventuelle misforståelser eller mangler. Referatet er “den vedtagne forståelse af virkeligheden”, så det skal afspejle det faktiske forløb. Hvis nogen har væsentlige ændringsforslag (faktuelle rettelser), så få dem skriftligt, så I har dokumentation for ændringen. Undgå at ændre noget, der faktisk blev besluttet – rettelser bør kun præcisere, ikke omskrive beslutningerne.
• Formel godkendelse: I henhold til vedtægterne skal referatet typisk godkendes af bestyrelsen og underskrives af de ansvarlige. Mange foreninger gør det sådan, at bestyrelsen godkender referatet på førstkommende bestyrelsesmøde eller ved cirkulation, hvorefter de tegningsberettigede (fx formanden) og dirigenten underskriver det. Nogle vedtægter anser referatet som endeligt, når det er underskrevet af dirigent og formand, uden en særskilt bestyrelsesbeslutning – i praksis vil formanden dog ikke underskrive uden bestyrelsens accept. Følg den procedure, som passer til jeres vedtægter: det kan være en simpel e-mail-godkendelse fra bestyrelsesmedlemmerne eller en egentlig vedtagelse.
• Underskrift (fysisk eller digitalt): Sørg for at få de nødvendige underskrifter på referatet. Traditionelt sker det på papir (alle involverede mødes og skriver under på sidste side). Men I kan med fordel bruge digital signering, hvilket både sparer tid og sikrer dokumentation. Der findes tjenester, hvor dirigent og formand kan signere elektronisk med MitID, så dokumentet bliver juridisk gyldigt elektronisk. Uanset metode, skal alle krævede parter underskrive. Datoér underskrifterne, hvis det ikke er automatisk.
• Opbevar originalen sikkert: Når referatet er underskrevet, betragtes det som det officielle referat. Gem originalen i foreningens protokol (enten en fysisk protokolbog eller i et digitalt arkiv). Hvis det er papir, så sæt det ind i kronologisk orden sammen med tidligere referater og bilag. Hvis digitalt, sørg for backup (fx på en foreningsdrev eller en USB, så det ikke kun ligger på én persons computer). Dette er jeres historiske arkiv.

Tip: Underskriverne bør læse referatet igennem en sidste gang inden signering, for at sikre at de kan stå inde for indholdet. Når først det er underskrevet, er det bindende og svært at ændre. Skulle I efter udsendelse opdage en fejl, kan I dog godt udsende en korrigeret version – men det bør kun ske ved klare fejl, og rettelsen skal dokumenteres (f.eks. i næste generalforsamlingsreferat).

Trin 6: Distribution og arkivering af referatet

Et referat er kun nyttigt, hvis det kommer ud til de rette mennesker og opbevares korrekt. Sørg for følgende, så snart referatet er underskrevet og klar:

• Udsend referatet til medlemmerne: Det er god skik – og ofte et vedtægtskrav – at alle medlemmer får en kopi af referatet snarest muligt efter generalforsamlingen. Normalvedtægten foreskriver som nævnt, at referatet skal gøres tilgængeligt for medlemmerne senest 4 uger efter mødet. Mange foreninger er hurtigere og sender det ud inden for et par uger. Send referatet pr. e-mail til alle medlemmer, eller med almindelig post til dem uden e-mail. I kan også lægge det på en lukket del af foreningens hjemmeside eller beboerportal. Det vigtige er, at medlemmerne modtager referatet og har mulighed for at gennemgå det, så de ved, hvilke beslutninger der blev truffet.
• Håndtér indsigelser eller kommentarer: Hvis et medlem er uenig i referatet eller opdager en fejl, bør de reagere hurtigt. Nogle foreninger har en praksis om, at medlemmer kan indsende skriftlige indsigelser inden for fx 2 uger efter modtagelse. I så fald må bestyrelsen vurdere indsigelsen og eventuelt udsende et rettelsesblad eller tage det op på næste møde. Det er ikke lovpligtigt med en sådan høringsperiode, men det kan forekomme. Under alle omstændigheder: vær lydhør, hvis nogen påpeger noget faktuelt forkert. Måske har I overset en detalje. Hellere rette det nu end at det bliver et problem senere.
• Brug referatet aktivt: Bestyrelsen bør gennemgå referatet og lave en opfølgningsliste over de beslutninger, der kræver handling. Fx hvis generalforsamlingen besluttede at igangsætte et projekt eller indhente tilbud, så notér det på bestyrelsens to-do-liste med ansvarlige personer og tidsfrister. Referatet er et “arbejdsredskab for beslutninger, der senere skal føres ud i livet” – så brug det som sådan.
• Arkivering og fremtidig brug: Opbevar referatet sikkert i foreningens arkiv på ubestemt tid. I boligforeninger kan beslutninger mange år tilbage få betydning for nuværende medlemmer (fx beslutning om en tagrenovering, optagelse af lån m.v.), og I skal kunne dokumentere dem. Af hensyn til persondata bør elektroniske referater opbevares forsvarligt (adgangskodebeskyttet mappe, fx) og kun deles med berettigede personer, da de indeholder navne og adresser. Husk: Ved salg af en bolig i foreningen skal sælger kunne fremvise referatet fra seneste generalforsamling til køber. Det er derfor god praksis at kunne fremskaffe referater hurtigt – både det nyeste og gerne de seneste par års referater, da købere ofte spørger ind til dem. Gem derfor altid både digitalt og evt. printet kopi i arkivet.
• Tilgængelighed for medlemmer: Overvej at gøre referaterne tilgængelige for medlemmerne løbende, f.eks. via en medlemsportal eller ved forespørgsel. Nogle foreninger uploader referater (minus eventuelle fortrolige bilag) på en hjemmeside, så medlemmerne altid kan finde dem. Dog er referater primært et internt dokument. Eksternt bør de kun udleveres til berettigede – fx en potentiel køber har ret til seneste referat, men ikke nødvendigvis alle historiske referater. Her følger I blot standarden: udlever seneste referat til dem, der har behov, og øvrige på anmodning.

Tip: Hvis I ikke modtager nogle indsigelser fra medlemmerne efter udsendelsen, kan referatet betragtes som anerkendt. Til næste års generalforsamling kan det første punkt evt. være “Godkendelse af referatet fra sidst”, men hvis referatet allerede er underskrevet og udsendt rettidigt, er dette ofte en formsag.

Afslutning

Ved at følge denne guide sikrer bestyrelsen, at referatet fra generalforsamlingen lever op til både lovkravene og de praktiske behov. Et godt referat er skrevet i klar tale, gengiver beslutningerne nøjagtigt og i den rigtige kontekst, og det er struktureret så alle kan finde rundt i det. Sørg for at overholde de tidsfrister, som vedtægter eller normalvedtægt foreskriver – f.eks. udsendelse inden for 4 uger – så medlemmerne ikke skal rykke for referatet (det anses som meget uheldigt at vente for længe ).

Med et velskrevet referat står foreningen stærkere: Det bliver et værdifuldt dokument for bestyrelsen selv, for medlemmerne, og for fremtidige købere, der ønsker et indblik i foreningens beslutninger. Kort sagt, referatet er med til at sikre gennemsigtighed, kontinuitet og lovmedholdelighed i foreningens virke. Bestyrelsen kan nu med ro i sindet arkivere årets generalforsamlingsreferat og bruge det som kompas for det kommende års arbejde. 

Kilder

• Boligejer.dk – “Ejerforeningens vedtægter, referater, regnskaber og budget” (officiel vejledning)
• Vores Forening – “Hvad er et referat?” (om godkendelse og arkivering)
• Andelsportal.dk – Guide: “Alt du skal vide om jeres generalforsamling” (anbefalet indhold i referat)
• ABF (Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentation) – “Generalforsamling” (udfyldende tjekliste for referatets indhold)
• VoresAdministration.dk – “Sådan skriver I det gode referat…” (råd om referatskrivning og godkendelse)
• Andelsportal.dk – Brevkasse (svar om udsendelse og opbevaring af referater)