Hvad er en generalforsamling?
En generalforsamling er et formelt møde i en organisation, hvor medlemmerne samles for at træffe beslutninger om vigtige forhold vedrørende organisationens drift og fremtid. Generalforsamlingen er typisk det øverste beslutningsorgan i en forening, et selskab eller en anden organisationstype.
Det er med andre ord et vigtigt forum, hvor medlemmerne har mulighed for at påvirke organisationens retning og beslutninger.
For en forening kan en årlig generalforsamling typisk indeholde valg af bestyrelse, godkendelse af budget og regnskab, samt drøftelse af fremtidige aktiviteter. For et selskab som et A/S vil generalforsamlingen typisk godkende årsregnskabet, vælge bestyrelse og revisorer, samt diskutere strategiske beslutninger for virksomheden.
Formål
Formålet med en generalforsamling er at give medlemmerne mulighed for at få indsigt i organisationens aktiviteter og økonomi. Det er også her, medlemmerne diskuterer og stemmer om væsentlige emner som ændringer af vedtægter, valg af bestyrelse og godkendelse af budget.
Deltagere
Medlemmer i organisationen har ret til at deltage i generalforsamlingen. For et selskab er det aktionærer eller anpartshavere, mens det i en forening vil være foreningens medlemmer.
Agenda
Dagsordenen for generalforsamlingen fastsættes på forhånd og kan indeholde punkter som formandens beretning, godkendelse af regnskab, valg af bestyrelse, indkomne forslag og eventuelt.
Beslutningstagen
Beslutninger træffes typisk ved afstemning, hvor hver deltager normalt har en stemme afhængigt af organisationens vedtægter. Beslutningerne, der træffes på generalforsamlingen, er typisk bindende for organisationen.
Lovpligt
I aktieselskaber (A/S) og anpartsselskaber (ApS) er det lovpligtigt at afholde mindst én generalforsamling om året. For foreninger er det ofte vedtægterne, der dikterer, hvor ofte der skal afholdes generalforsamling.
Indkaldelse til generalforsamling – regler i foreninger
Det er bestyrelsens ansvar, at medlemmerne får indkaldelsen til generalforsamlingen i god tid.
Indkaldelsen skal ske i overensstemmelse med de frister og procedurer, som står i foreningens vedtægter. Typisk vil vedtægterne også præcisere, hvordan indkaldelsen skal foregå – f.eks. om der indkaldes via e-mail, fælles kalender, post eller ved at hænge et opslag op i foreningens lokaler.
Tidsfrister
Det er vigtigt at orientere foreningens medlemmer om tidspunkt og sted for generalforsamlingen i god tid. Det giver medlemmerne mulighed for at planlægge deres deltagelse og forberede sig på dagsordenen.
Dagsorden
Dagsordenen giver medlemmerne viden om, hvad der skal drøftes og besluttes ved generalforsamlingen. Her kan medlemmet vurdere, om vedkommende ønsker at deltage aktivt i diskussionerne.
Hvis et medlem ikke kan deltage, men alligevel ønsker indflydelse, er det muligt at lade en anden person møde op på ens vegne via en fuldmagt.
Generalforsamling – foreninger og dagsorden
En dagsorden er en vigtig del af forberedelsen til en generalforsamling – i foreninger og andre organisationer.
Typisk er det kun de punkter, der fremgår af dagsordenen, der kan behandles på mødet. Det beskytter medlemmerne ved at sørge for, at de har tid til at overveje deres holdning til de fremsatte forslag.
Dagsordenen kan også være afgørende for, om medlemmet overhovedet vælger at møde op.
Typiske punkter på dagsordenen inkluderer:
- Forslag til ændringer i vedtægter eller regler, som skal diskuteres og stemmes om.
- Bestyrelsens beretning med en gennemgang af årets aktiviteter og beslutninger.
- Præsentation og godkendelse af det økonomiske regnskab i foreningen.
- Beslutning om kontingentets størrelse for det kommende år.
- Valg af nye medlemmer til bestyrelsen.
Regler for referat af generalforsamling
Efter generalforsamlingen udarbejdes et referat, der dokumenterer mødet og de beslutninger, der er truffet. Referatet underskrives normalt af dirigenten og bestyrelsesformanden – og i nogle tilfælde også af andre, afhængig af vedtægterne.
Referatet er vigtigt, da det skaber gennemsigtighed og giver medlemmerne mulighed for at holde sig orienteret om beslutninger. Normalt sendes referatet ud til medlemmerne inden for fire uger efter generalforsamlingen.
At følge regler og procedurer nøje er afgørende for, at generalforsamlingen afvikles korrekt og i overensstemmelse med både vedtægterne og medlemmernes forventninger.
Brug generalforsamlingen i foreningen til strategisk udvikling
Foreningens overordnede mål, som ofte er beskrevet i strategidokumenter, visioner eller lignende, kan være centrale for bestyrelsens arbejde.
Måske har I ambitioner om at øge synligheden? Eller om at skabe nye aktiviteter? Uanset formålet, kan I bruge det som rettesnor for arbejdet i foreningens bestyrelse.
Allerede i planlægningsfasen af generalforsamlingen kan I overveje, hvordan målsætningerne kan integreres i mødet. Overvej for eksempel at nedsætte en arbejdsgruppe, der fokuserer på at koble målene med generalforsamlingen.
Det vil bringe jer tættere på at opfylde jeres strategiske ambitioner, men også gøre generalforsamlingen mere interessant og engagerende for medlemmerne.
Effektiv generalforsamling i forening med Boligforeningsweb
Hos Boligforeningsweb tilbyder vi skræddersyede digitale løsninger, der gør det nemt at administrere aspekter i jeres forening – også i forbindelse med generalforsamlingen. Det kan være alt fra indkaldelse til referatskrivning.
Vores platform hjælper jer med at håndtere medlemskommunikation, oprette dagsordener, udsende indkaldelser og sikre, at alle medlemmer er godt informeret og engagerede.
Ønsker I at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres forening, er I velkomne til at kontakte os for en uforpligtende samtale på +45 42 41 61 60 eller via info@twentyfour.dk.
