Styrk relationen til din vicevært
Viceværten er en vigtig ressource i enhver forening, uanset om det drejer sig om små reparationer eller et større projekt, hvor der også er andre fagfolk inde over. Vi ved at specielt andelsboligforeninger deler viceværtens tid. Derfor er det vigtigt, at der er et godt forhold beboer og vicevært imellem, og at viceværten hurtigt kan kontaktes.
Med vores funktion på hjemmesiden er det nemt for alle beboere at få kendskab til viceværten og opbygge et godt forhold til vedkommende. Det gør det nemmere at kontakte viceværten, når en beboer har brug for hjælp.
Kom nemt i kontakt med viceværten
Går tingene i stykker, vil I sikkert gerne have dem repareret hurtigst muligt. Med en integreret funktion på jeres hjemmeside kan I nemt komme i kontakt med jeres vicevært.
Det kan være stressende for både viceværten og beboerne at kommunikere gennem SMS, mail og opkald. Men gennem vores indbyggede beskedsystem kan I skrive til viceværten direkte gennem hjemmesiden – det skaber et langt bedre overblik for begge parter.
Funktionen på hjemmesiden giver jer også mulighed for at komme i kontakt med viceværten hurtigt i tilfælde af akutte skader. Det kunne f.eks. være i forbindelse med vandskader eller skadedyr, hvor det er vigtigt at få hurtig hjælp, inden skaderne forværres.
Her sørger vores integrerede funktion med, at alle beboere hurtigt kan komme i kontakt med dem, som kan hjælpe.
Kære beboer: Mød din vicevært
Der er et stort fællesskab forbundet med at bo i en boligforening. Og det fællesskab kan jeres vicevært også være en del af.
Ligesom at I kan beskrive jeres forening, så kan I også beskrive jeres vicevært. Derfor har vi oprettet en “Mød din vicevært”-sektion, hvor der kan skrives en introduktion om viceværten. Det er altid rart at kende sin vicevært, og det vil give nye beboere en god start i foreningen.
Her kan viceværten også skrive, hvornår på døgnet han/hun er tilgængelig, og hvordan hans/hendes arbejdsprocedure er.
“Mød din vicevært”–funktionen er med til at give et godt samarbejde mellem beboere og vicevært, som også gør det nemmere og mere naturligt at have en dialog.
Klare linjer omkring ansvarsområder
Gennem hjemmesidens funktioner kan I lave en sektion omkring, hvilke services og ansvarsområder viceværten har. Det gør det tydeligt, om viceværten kan hjælpe i tilfælde af skader.
Det er forskelligt, hvor stort viceværtens ansvarsområde er, så ved at tydeliggøre det på hjemmesiden, er der aldrig nogen tvivl.
Hvis viceværten har faste opgaver, der løses på bestemte dage eller tidspunkter, kan det let oplistes. Det giver klare linjer for både beboere og vicevært.
Med klare ansvarsområder sikrer både beboerne og vicevært også, at ingen arbejdsopgaver overses grundet tvivl om, hvem der er ansvarlig. Det giver en god forening at bo i, hvor fællesarealerne altid er vedligeholdt.
Få let information fra viceværten
På hjemmesiden finder I en online opslagstavle, som kan benyttes af alle beboere. Her kan jeres vicevært også sende fællesbeskeder ud til hele foreningen.
Er der standardinformationer, som skal være tilgængelige, kan de også listes her – det kan f.eks. være åbningstider på ejendomskontoret, booking af fælleslokaler eller brug af vaskerum.
Opslagstavlen er central, da alle beboere dermed har adgang til de samme informationer fra viceværten. Især i store foreninger med mange beboere er det fordelagtigt at have kommunikationen centraliseret, så både vicevært og beboere er informeret.
Kontakt leverandører direkte
Viceværten har oftest kontakten til jeres serviceleverandører. Men der kan opstå behov for, at beboerne selv tager kontakt, og derfor kan viceværten lægge kontaktinformationer på serviceleverandørerne ud på hjemmesiden.
Det kan f.eks. være firmaet, som har maskinerne i vaskerummet, vagtservice eller låsesmeden. Ved at opdatere disse oplysninger fjernes viceværten som mellemled og får mere tid til at løse sine opgaver.
At have direkte adgang til leverandøren er dermed en stor fordel for både beboere og vicevært. Beboerne kan hurtigere komme i kontakt med leverandørerne, og det mindsker arbejdsbyrden for vicevicen.
Ligeledes vil processen oftest gå hurtigere, når en beboer har et problem, der skal løses. Dermed undgår I flaskehalse og sikrer et bedre overblik for den enkelte beboer. Viceværten kan også sørge for, at kontaktinformationerne på leverandørerne altid er opdaterede, hvis foreningen skulle få nye samarbejdspartnere.
Vigtig information uden for åbningstid
Information om sikkerhedsprocedurer og lignende kan uploades af viceværten gennem hjemmesiden. Det kan være kontaktinformation til vagtfirmaer, låsesmede eller internetudbydere, der kan være brug for uden for normal åbningstid.
I tilfælde af nødsituationer kan beboerne med vigtige kontaktoplysninger ved hånden få hjælp. Det kan f.eks. være, hvis en beboer kommer hjem om natten og har låst sig ude.
Med kontaktoplysninger på hjemmesiden kan vedkommende hurtigt få hjælp, og det skaber en stor tryghed.
Ved at rykke al information online kan det ligeledes nemt redigeres, hvis aftaler ændrer sig, og alle beboere vil have adgang til det samme.
En hjemmeside i trygge hænder
Hos Boligforeningsweb har vi mange års erfaring med at designe og vedligeholde hjemmesider. Det betyder, at din forening ikke bare får en intuitiv hjemmeside med masser af funktioner, men også en høj sikkerhed driftet af dygtige fagfolk.
Vores medarbejdere sørger for at tage regelmæssig backup af jeres side og holder sig hele tiden opdaterede på de nyeste sikkerhedstendenser. Derfor kan vi sikre en drift med en høj sikkerhed, som minimerer chancen for nedbrud og cyberangreb.
Hvis du og din forening er interesseret i at høre mere om vores ydelser og service, tilbyder vi altid en uforpligtende snak.
