Det digitale dokumentarkiv i Boligforeningsweb er en central funktion for boligforeninger, der ønsker at gemme vigtige dokumenter som vedtægter, referater og lånepapirer sikkert og lettilgængeligt. Med dokumentarkivet kan I nemt uploade, organisere og dele filer, så både bestyrelsen og beboerne har adgang til de nødvendige oplysninger. Dette skaber en mere effektiv arbejdsproces og sikrer, at vigtige dokumenter altid er nemme at finde, når de skal bruges.
Mange boligforeninger har stadig fysiske dokumenter gemt i mapper på lofter og i kældre, hvilket kan gøre det besværligt at finde vigtige papirer. Med det digitale dokumentarkiv samles alle dokumenter ét sted, hvilket giver et bedre overblik og sikrer, at intet går tabt. Det er en effektiv måde at sikre, at relevante dokumenter er tilgængelige for dem, der har brug for dem, samtidig med at de opbevares sikkert. Derudover gør det dokumenthåndtering hurtigere og nemmere for alle i foreningen.
Det digitale dokumentarkiv sikrer, at foreningens dokumenter altid er nemme at finde, opdaterede og beskyttede mod tab. Beboere og bestyrelsesmedlemmer kan hurtigt få adgang til vigtige filer, uden at det kræver lange søgninger i papirmapper. Desuden reducerer det behovet for fysiske arkiver, hvilket sparer både plads og tid. Det bidrager til en mere struktureret og moderne dokumenthåndtering i jeres boligforening. I skal bare vælge hvilke beboere der skal have hvilke rettigheder.
Når I uploader dokumenter til Boligforeningsweb, sikrer vi, at de opbevares sikkert med adgangskontrol, så kun relevante personer kan tilgå dem. Dette er især vigtigt for følsomme dokumenter som økonomiske rapporter eller fortrolige referater. Del nemt dokumenter med beboerne via jeres foreningshjemmeside eller internt i bestyrelsen. På den måde kan alle i foreningen få hurtig adgang til nødvendige oplysninger, uden at gå på kompromis med sikkerheden.
Hvis jeres forening har en foreningshjemmeside, kan I nemt dele relevante dokumenter direkte med besøgende på de enkelte sider. Dette gør det endnu nemmere at sikre, at alle har adgang til vigtige informationer som vedtægter, referater og nyhedsbreve. Funktionen er fleksibel, så I kan vælge, hvilke dokumenter der skal være offentligt tilgængelige. A/B Smedhøj III har brugt denne mulighed til at strømline boligsalg.
En af de smarte funktioner i det digitale dokumentarkiv er automatisk oprettelse af mappestrukturer baseret på filnavne. Det betyder, at I slipper for manuelt at organisere dokumenter efter upload. Funktionen sparer tid og sikrer, at arkivet altid er logisk opbygget, hvilket gør det nemt at finde de ønskede filer. Det forbedrer også effektiviteten i bestyrelsens arbejde ved at reducere unødvendige administrative opgaver.
Ja, I kan uploade både enkelte filer og hele mapper direkte fra computeren, hvilket sparer tid.
Hvordan sikres vores dokumenter?
Alle dokumenter opbevares sikkert med adgangskontrol og backup for at beskytte mod tab.
Kan beboere få adgang til dokumenterne?
Ja, I kan give beboere adgang til specifikke dokumenter via foreningens hjemmeside for bedre tilgængelighed.
Kan vi ændre mappestrukturen senere?
Ja, det er nemt at omorganisere dokumenterne i arkivet, hvis behovet ændrer sig over tid.
Prøv det digitale dokumentarkiv i dag
Er I klar til at få bedre styr på jeres dokumenter? Med Boligforeningswebs digitale dokumentarkiv bliver det nemt at gemme, dele og finde vigtige filer. Det er sikkert, effektivt og designet til at lette bestyrelsens arbejde. Oplev hvor nemt det kan være at organisere jeres dokumenter digitalt og sikre, at alt er samlet ét sted.
