Fuldmagter på generalforsamlingen: gyldighed og faldgruber

Fuldmagt på en generalforsamling i en forening er, at et medlem lader en anden beboer møde op og stemme på sine vegne. Det sikrer, at stemmer fra fraværende medlemmer tæller. Er vedtægterne tavse, kan der som udgangspunkt stemmes ved fuldmagt. Kend rammerne, så “fuldmagt på generalforsamling” ikke ender i tvivl.

Former og formkrav

Hold det skriftligt og enkelt. En fuldmagt bør nævne:

• Giver og modtager
• Foreningens navn
• Dato
• Hvilken generalforsamling den gælder
• Om den er generel eller med instrukser, og underskrift.

Digital fuldmagt er fin, hvis afsenderen kan verificeres. Dirigenten tjekker fuldmagter ved indskrivning. Opbevar dem med deltagerlisten, så I kan dokumentere, hvem der stemte for hvem. En tip er også at bruge ens skabelon hvert år for at gøre processen kendt og forudsigelig. Det reducerer fejl og klager markant.

Hvem må bære fuldmagten – og hvor mange?

Det afgør vedtægterne. Mange andels– og ejerforeninger lader kun myndige husstandsmedlemmer eller andre medlemmer være fuldmægtige. Nogle sætter loft: fremmødte må stemme med egen stemme plus én fuldmagt. Det mindsker “fuldmagts-bunker” og sikrer reel debat. Overvej vedtægtsændring, hvis reglerne er uklare.

Instruktions-fuldmagt eller åben fuldmagt?

En instruktions-fuldmagt siger, hvordan der skal stemmes. I praksis ligner det en brevstemme, og mange andelsboligforeninger accepterer ikke brevstemmer. Giv i stedet fuldmagt til en, du stoler på. Forslag ændrer sig ofte under mødet, og en fast instruktion kan gøre stemmeafgivelsen umulig. En åben fuldmagt lader fuldmægtigen reagere på det, der besluttes i salen.

Legitimation og kontrol på dagen

Sådan laver I en enkel indskrivning:

1. Check medlem og adresse
2. Verificér fuldmagtens elementer
3. Notér i deltagerlisten, at X stemmer for Y.

Dirigenten afgør tvivl. Er der noget uklart, kan I optælle med og uden den omstridte fuldmagt og markere “betænkelige” stemmer. Så vælter en senere afklaring ikke hele beslutningen.

Tilbagekaldelse og varighed

Fuldmagter kan tilbagekaldes. Den sikreste praksis er, at giveren sender en datomærket tilbagekaldelse før mødet eller møder personligt og meddeler dirigenten, at fuldmagten bortfalder. Brug altid seneste daterede dokument som gældende. Skriv i indkaldelsen, at fuldmagter bør være udstedt samme år som generalforsamlingen.

Optælling af stemmer

Gør optælling gennemsigtig. Før et skema pr. punkt: fremmødte stemmer, fuldmagts-stemmer, samlet. Notér også, hvor mange fuldmagter hver person bærer, så antallet kan revideres. Ved skriftlige afstemninger lægger I fuldmagts-kuverter i samme bunke som øvrige, men krydstjekker totals med deltagerlisten. Arkivér fuldmagter med referatet.

Begrænsninger og typiske faldgruber

Tre klassiske faldgruber:

• Fuldmagt til en person, der ikke må modtage den.
• En deltager møder med mange fuldmagter og tipper afstemningen.
• Instruktioner, der ikke passer til det endelige forslag.

Løsning: præcise vedtægter, klar mødeledelse og simple arbejdsgange.

Sådan får I styr på fuldmagter – trin for trin

1. Skriv en vedtægtsbestemmelse, der afklarer hvem, hvor mange og formen.
2. Send en enkel skabelon med indkaldelsen.
3. Beskriv, hvordan fuldmagter afleveres og kontrolleres.
4. Brug en deltagerliste med kolonne til fuldmagter.
5. Optæl og dokumentér særskilt.
6. Arkivér alt i dokumentarkivet, så både bestyrelse og revisor kan se sporene.

Hvad med andels- og ejerforeninger?

Kernen er den samme. I en andelsboligforening giver vedtægterne ofte klare grænser for, hvem der må være fuldmægtig, og hvor mange fuldmagter én kan bære. I en ejerforening afhænger det lige så meget af vedtægternes ordlyd. Skriv vejledningen ens på tværs, men peg på de relevante paragraffer, når I instruerer beboerne. Overvej også, om I vil tillade fuldmagt fra lejere til udlejere.

Best practice for demokratiet

Fuldmagter er lovlige og nyttige, men de må ikke erstatte fremmøde. Lav regler, der muliggør deltagelse uden at undergrave debatten:

• Lavt loft over antal fuldmagter pr. person
• Klar kontrol
• Og afvis brevstemmer, hvis I vil sikre, at beslutninger formes i salen.

Så bevarer I både fleksibilitet og legitimitet.

Når vedtægterne er tavse – og når de ikke er

Retspraksis accepterer fuldmagter, når vedtægterne ikke forbyder dem. Omvendt kan I begrænse dem, hvis I skriver det tydeligt. Det bedste er ikke at gætte på “hvad man plejer”, men at beslutte klart, hvad der gælder. Sæt retningen i vedtægterne, og forklar den i beboervejledningen. Så undgår I diskussioner om gyldighed midt i en afstemning.

Kommunikation før mødet

Indsæt et link til en enkel fuldmagts-skabelon i indkaldelsen, og skriv kort:

• Hvem der må modtage fuldmagt
• Frist for aflevering
• Hvor fuldmagter sendes, hvis man ikke kan møde op.
• Gentag, at fuldmagt ikke er en “brevstemme”, men at fuldmægtigen stemmer på giverens vegne under mødet.

Det gør forventningerne tydelige.

Eksempler på klare vedtægts grænser

Overvej disse formuleringer ved revision af vedtægter:

• “Hvert fremmødt medlem kan stemme med egen stemme og højst én fuldmagt.”
• “Kun medlemmer og myndige husstandsmedlemmer kan være fuldmægtige.”
• “Brevstemmer modtages ikke.”
• “Fuldmagter skal være dateret og gælde den konkrete generalforsamling.”
• “Fuldmagter afleveres ved indskrivning.”

Dirigentens rolle i praksis

Dirigenten er procesleder. Opgaven er at sikre, at alle stemmer tælles korrekt, og at tvivl behandles ens. Giv dirigenten en tjekliste:

1. Kriterier for gyldig fuldmagt.
2. Hvem kan være fuldmægtig.
3. Hvordan tvivl skal håndteres.
4. Hvilke oplysninger der skal i referatet.
5. En forberedt dirigent sparer tid og konflikter.

Husk formålet

Fuldmagt er et værktøj for deltagelse – ikke en genvej til at vinde afstemninger. Træf regler, der passer til jeres størrelse og kultur, og kommuniker dem klart. Så får I en rolig generalforsamling med legitime beslutninger, uanset om folk deltog personligt eller via fuldmagt.

Bemærk: Denne guide er praksisnær information – ikke juridisk rådgivning. Tjek altid jeres egne vedtægter.

Ofte stillede spørgsmål FAQ

1. Gælder en e-mail som fuldmagt? Ja, hvis I kan verificere afsender, og fuldmagten indeholder de nødvendige oplysninger (giver, modtager, møde, dato, evt. instrukser). Beslut det i vedtægter eller praksis og skriv det i indkaldelsen.
2. Kan bestyrelsen afvise instruktionsfuldmagter? Behandl dem som brevstemmer og afvis, hvis vedtægterne ikke tillader brevstemmer. Dirigenten godkender fuldmagter på dagen.
3. Hvor mange fuldmagter må én person have? Det bestemmer vedtægterne. Mange foreninger bruger grænsen “egen stemme + én fuldmagt”. Det er enkelt og minimerer risikoen for fuldmagtskup.
4. Hvad hvis vedtægterne er tavse om fuldmagter? Så kan der som udgangspunkt stemmes ved fuldmagt. Vil I begrænse det, skal det stå i vedtægterne.
5. Har Boligforeningsweb et værktøj til smarte invitationer til generalforsamlinger? Ja, i Boligforeningsweb kan I benytte den fælles kalender og invitere til begivenheder.