Sådan ændrer I vedtægterne i jeres forening

Pssst! Få jeres tjekliste til hvordan I ændrer vedtægterne nederst på siden.

At ændre foreningens vedtægter kan virke som en stor mundfuld – men med det rette forarbejde og kendskab til reglerne kan det gennemføres uden de store udfordringer. Denne guide forklarer trin for trin, hvordan bestyrelsen i en boligforening (andelsboligforening, ejerforening, grundejerforening eller kolonihaveforening) griber en vedtægtsændring i foreningen an. Vi kommer rundt om alt fra idé og behov, til forberedelse, korrekt varsling, afstemning på generalforsamlingen og endelig implementering af de nye vedtægter. Undervejs henviser vi til gældende lovgivning og anbefalinger fra bl.a. ABF og EjendomDanmark, så I kan være sikre på at gøre det rigtigt.

Kilder angivet i bunden af siden.

Hvorfor ændre foreningens vedtægter?

Vedtægterne er foreningens grundlov og sæt af spilleregler. De beskriver, hvordan foreningen ledes, medlemmernes rettigheder/pligter og meget mere. Over tid kan det blive nødvendigt at ændre vedtægterne, f.eks. fordi de er forældede eller uhensigtsmæssige i forhold til den måde foreningen drives på i dag. Her er nogle typiske grunde til at overveje en vedtægtsændring:

• Lovændringer og lovlighed: Det er vigtigt, at jeres vedtægter er opdateret i forhold til gældende lovgivning. Hvis der kommer nye love eller højesteretsdomme på boligområdet, kan I blive nødt til at justere vedtægterne, så de ikke indeholder ulovlige eller ugyldige bestemmelser. (ABF påpeger fx behovet for at ajourføre vedtægter, så de afspejler gældende lov). I en ejerforening kræver den nye ejerlejlighedslov fra 2020 f.eks., at visse ting ændres, og at vedtægterne tinglyses korrekt.
• Utidssvarende regler: Mange ældre foreninger oplever, at deres vedtægter indeholder regler, der ikke passer til nutiden. Det kan være alt fra indkaldelsesfrister og kommunikationsformer til begrænsninger, der ikke giver mening længere. Fx har nogle foreninger stadig krav om skriftlig brevpost, mens man i dag  kan sende en e-mail. Eller måske modarbejder to bestemmelser hinanden – Erik Matthiesen fra Advodan giver et eksempel, hvor indkaldelsesfristen er 3 uger før generalforsamlingen, men fristen for at indsende forslag er 2 uger før; sådanne modstridende regler stopper processen. Sådanne fejl og uklarheder bør rettes.
• Nye behov i foreningen: Foreningen kan have fået nye ønsker eller udfordringer, som de gamle vedtægter ikke tager højde for. Det kan være Airbnb/korttidsudlejning, bopælspligt (om man skal bo i sin bolig), regler om elbils-ladestandere, husdyr, ventelister for andelsboliger osv. Hvis noget skaber gentagne diskussioner kan der være behov for en vedtægtsændring, så reglerne klart dækker emnet fremover.
• Sammenlægning med standardvedtægter: Nogle bestyrelser ønsker at benytte nyere standardvedtægter (f.eks. ABF’s standardvedtægter for andelsboligforeninger) for at sikre, at alt vigtigt er med, og at man følger “best practice”. Det kan give et mere gennemarbejdet og tidssvarende regelsæt. I så fald skal foreningen formelt vedtage at overgå til den nye standard på en generalforsamling.

Uanset motivet for en vedtægtsændring er første skridt at identificere præcist hvad I vil ændre, og hvorfor. Det gør det nemmere at forklare og forsvare forslaget over for medlemmerne senere i processen.

Forberedelse: fra idé til konkret forslag

God forberedelse er altafgørende når vi skal lave en vedtægtsændring. Her er hvordan I kan gribe det an:

• Tjek foreningens nuværende vedtægter grundig igennem. Notér hvilke paragraffer der skal ændres eller måske helt fjernes/tilføjes. Sørg for, at I får løst det aktuelle behov uden at skabe nye konflikter mellem bestemmelser. Gå alle bestemmelser igennem for indbyrdes sammenhæng – hvis I ændrer ét sted, skal I måske justere andre steder tilsvarende, så tingene stadig passer sammen.
• Find ud af, hvordan vedtægterne siger, at de kan ændres. I danske foreninger gælder princippet om aftalefrihed – dvs. at vedtægterne selv bestemmer proceduren for ændringer. Typisk vil vedtægterne have en bestemmelse om, at ændringer kræver et kvalificeret flertal (f.eks. 2/3 flertal) på en generalforsamling, måske med et vis minimum der er til stede (kvorum). Det er disse interne regler, I skal følge for at følge for at ændringen er gyldig. Sørg også for at notere frister for indkaldelse, krav til formulering af forslag osv., som vedtægterne fastsætter – dem kommer vi til nedenfor.
• Det kan være en rigtig god idé at hente inspiration udefra, så I ikke starter fra nul. ABF (Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentation) har f.eks. standardvedtægter og guider, som kan bruges som skabelon eller tjekliste for vigtige emner i andelsboligforeningen. EjendomDanmark og Ejerlejlighedernes Landsforening har tilsvarende vejledninger for ejerforeninger, bl.a. ift. den seneste normalvedtægt. I kan også tjekke jeres egen kommunes hjemmeside – flere kommuner tilbyder standardvedtægter for grundejerforeninger, som I kan skæve til. Sammenlign jeres nuværende vedtægter med disse kilder for at se, hvad der evt. mangler eller kunne forbedres. Har I budget til det, kan I overveje at alliere jer med en advokat med forenings speciale for at få hjælp til udformningen (Advodan-advokaten anbefaler dette ved større ændringer). I hvert fald kan en juridisk gennemgang sikre, at jeres forslag ikke strider mod loven eller overser noget vigtigt.
• Overvej at inddrage foreningens medlemmer inden den formelle generalforsamling. Det kan ske ved at tage emnet op på et beboermøde, orienteringsmøde eller via et skriftligt høringsudkast sendt rundt. Formålet er at få input og skabe forståelse, før det “går løs” til afstemningen. ABF anbefaler fx, at man holder et separat møde, hvor bestyrelsen forklarer behovet og lytter til medlemmernes kommentarer, inden forslaget færdiggøres. På den måde kan I opdage eventuel modstand eller bekymringer på forhånd og justere forslaget eller jeres argumentation. Jo mere gennemsigtighed og dialog, desto større chance for opbakning, når I skal stemme om ændringen.
• Når I er klar til at stille et konkret forslag om vedtægtsændring, skal det formuleres meget præcist. Medlemmerne skal forstå præcis, hvad der ændres. Ofte vil forslaget bestå i en ordlyd som “§ X, stk. Y ændres til følgende:” eller “Ny § Z tilføjes med ordlyden: …”. Angiv gerne både den gamle og den nye formulering, så ændringen tydeligt fremgår. Det er vigtigt, at der ikke er tvivl om, hvad man siger ja eller nej til. Hvis det drejer sig om at erstatte vedtægten med en ny (f.eks. ABF’s standardvedtægter), så fremlæg den nye vedtægt i sin helhed som bilag. 

Tip: Angiv også begrundelsen for ændringen i forslaget eller følgebrevet – folk stemmer nemmere ja, hvis de forstår behovet. Husk at bestyrelsen som forslagsstiller normalt skal fremsende forslaget til medlemmerne sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen i god tid.

Korrekt varsling og indkaldelse til generalforsamling

En vedtægtsændring kan kun vedtages på en generalforsamling (ordinær eller ekstraordinær). Det betyder, at I skal have alle formalia på plads omkring indkaldelsen:

• Følg vedtægternes varslingsfrist: Tjek hvad der står i jeres vedtægter om, hvor lang tid i forvejen indkaldelsen skal udsendes. Typisk kræver vedtægterne mindst 14 dages varsel for en ordinær generalforsamling og kortere (fx 8 dage) for en ekstraordinær. Sørg for at overholde disse frister nøje – hvis I indkalder for sent, kan det gøre beslutningerne ugyldige. Send hellere indkaldelsen i god tid for at være på den sikre side.
• Medtag dagsorden med punkt om vedtægtsændring: Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden, hvor I specifikt har et punkt om den påtænkte vedtægtsændring. Mange standardvedtægter kræver direkte, at foreningen skal gennemgå ændringen som et selvstændigt punkt på dagsordenen. Så skriv f.eks. et punkt “Forslag om ændring af vedtægterne” (gerne med underrubrik om hvad emnet er, fx “…vedr. fremleje” eller hvad det nu er, så folk kan se det). Dermed er der ingen i tvivl om, at dette vigtige emne kommer op.
• Udsend forslagsteksten med indkaldelsen: Det er god skik (og ofte et krav), at selve forslaget til vedtægtsændring – altså den nye ordlyd eller  sendes med ud til alle medlemmer i forbindelse med indkaldelsen. På den måde kan medlemmerne forberede sig og overveje deres holdning inden mødet. Husk, at visse medlemmer måske skal nå at diskutere det med en ægtefælle eller lignende, før de møder op og stemmer. Vedlæg eventuelt også en kort begrundelse som forklaring.
• Indkald korrekt (skriftligt): Følg de kommunikationsformer, som vedtægterne foreskriver. De fleste foreninger kræver skriftlig indkaldelse pr. brev eller e-mail. Nogle moderne vedtægter tillader elektronisk kommunikation, men tjek jeres egne regler. Sørg også for at alle stemmeberettigede får indkaldelsen – typisk alle medlemmer (andels-/ejere) af foreningen. Har I lejere uden stemmeret kan de evt. indkaldes til at overvære, hvis vedtægterne giver dem ret til det. Indkaldelsen skal som minimum sendes til de adresser, medlemmerne har opgivet (f.eks. folkeregisteradresse). Dokumentér, hvornår og hvordan I har indkaldt (gem kvitteringer, mails mv.), så I kan bevise korrekt varsling i tilfælde af tvivl.
• Ekstraordinær generalforsamling om vedtægterne: Hvis vedtægtsændringen ikke kan vente til den ordinære generalforsamling, eller hvis I ikke nåede at få forslaget med dér, kan I indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Fremgangsmåden er den samme, men vær opmærksom på varslingsfristen (ofte kortere) og evt. krav om, at et vist antal medlemmer eller bestyrelsen beslutter indkaldelses betingelserne). Dagsorden for en ekstraordinær generalforsamling må som regel kun indeholde de emner, den er indkaldt til – herunder jeres vedtægtsændringsforslag.

Afstemning og vedtagelse på generalforsamlingen

Når dagen for generalforsamlingen kommer, handler det om at få gennemført afstemningen korrekt efter alle forskrifter:

• Valg af dirigent og gennemgang af forslaget: Først vælges som altid en dirigent til at lede mødet (ofte en ekstern eller en fra kredsen af medlemmer, der ikke er part i sagen). Dirigenten skal hjælpe med at sikre, at proceduren overholdes. Når I når til dagsordenens punkt om vedtægtsændring, fremlægger bestyrelsen forslaget. Forklar baggrunden og præcis hvad ændringen går ud på. Vær forberedt på spørgsmål fra salen – svar så godt som muligt, og understreg hvorfor ændringen er gavnlig eller nødvendig. Det er vigtigt at skabe forståelse, før man går til afstemning.
• Kontroller fremmøde og kvorum: Inden afstemningen skal dirigenten sikre, at tilstrækkeligt mange medlemmer er til stede til at vedtage forslaget, hvis vedtægterne kræver et. Mange vedtægter siger f.eks., at mindst halvdelen eller en anden andel af medlemmerne skal være repræsenteret, når man stemmer om vedtægtsændringer. Er mødedeltagelsen meget lav, kan det betyde, at man slet ikke kan stemme om forslaget den dag – eller at en eventuel vedtagelse kun bliver foreløbig (se næste punkt). Husk at medregne evt. gyldige fuldmagter, hvis det er tilladt, i opgørelsen af fremmødet.
• Krav til flertal: Selve afstemningen om en vedtægtsændring kræver som nævnt som regel et kvalificeret flertal. Hvad der præcis kræves, står i jeres vedtægter – typisk er det 2/3 af de afgivne stemmer, der skal være for forslaget. Nogle foreninger kræver endda 2/3 af samtlige medlemmer eller lignende, men det almindelige er 2/3 af de fremmødte stemmer. I skal altså tælle stemmerne op og se, om to tredjedele stemte ja. Blanke stemmer tæller normalt ikke med. Hvis I opfylder både kvorumkravet (hvis et sådant findes) og 2/3-flertallet, er forslaget vedtaget endeligt. Stort tillykke!
• Hvis ikke nok møder op – to generalforsamlinger: Hvad nu hvis I har 2/3-flertal blandt de fremmødte, men der ikke er nok medlemmer til stede i forhold til kvorumkravet? Fortvivl ikke – de fleste vedtægter har en regel om en ekstra runde. Typisk står der, at hvis for få mødte op, men forslaget ellers fik 2/3-flertal, så skal bestyrelsen indkalde til en ny (ekstraordinær) generalforsamling inden for en vis frist (ofte 1 måned). På denne anden generalforsamling kan forslaget så vedtages endeligt med 2/3-flertal uden krav om et bestemt fremmøde. Dette betyder i praksis, at hvis I første gang fik et klart 2/3-flertal blandt de tilstedeværende, kan I få ændringen igennem anden gang, uanset hvor mange (eller få) der dukker op, så længe 2/3 af dem stemmer ja. Husk at skrive i første mødereferat, at forslaget opnåede det nødvendige flertal, men manglede quorum, og at I derfor indkalder til ny generalforsamling. På den måde er alle orienteret. Eksempel: I en grundejerforening kan vedtægterne sige, at mindst halvdelen af medlemmerne skal være til stede og 2/3 stemme ja. Møder kun 40% af medlemmerne op, men 90% af dem stemmer ja (dvs. over 2/3 af de fremmødte), så indkaldes der en ny generalforsamling. Her møder fx kun 30%, men stadig 90% af dem stemmer ja – dermed er ændringen vedtaget, for nu kræves kun 2/3 flertal uden hensyn til fremmøde.

Særligt for ejerforeninger: I ejerforeninger (ejerlejligheder) er der lovkrav om kvalificeret flertal. Ejerlejlighedsloven (§7) fastsætter, at vedtægtsændringer kræver 2/3 flertal på generalforsamlingen og desuden skal tinglyses for at være gyldige. Den nye normalvedtægt fra 2020 lægger også op til 2/3-flertal. I praksis vil de fleste ejerforeninger derfor følge samme 2/3-regel som andels- og grundejerforeninger. Husk dog en vigtig ting: hvis én person ejer flere boliger, kan der være særlige stemmeregler (stemmefordeling efter fordelingstal, og tidligere var der en stemme begrænsningsregel som nu er ophævet). Dette er lidt teknisk, men generelt skal I blot sikre jer at opgøre stemmer iht. ejerforeningen eventuelle fordelingstal.

• Afstemningens gennemførsel: Sørg for at afstemningen foregår i overensstemmelse med vedtægterne. Hvis der står, at det skal være skriftligt, så brug stemmesedler. Ofte kan en håndsoprækning dog gøre det, medmindre nogen ønsker det skriftligt. Har medlemmer kun én stemme hver, er det nemt; i ejerforeninger med fordelingstal kan beregne, at 2/3 af fordelingstallene også er opfyldt – det er en detalje dirigenten/administrator skal have med. Fuldmagter: Hvis jeres vedtægter tillader fuldmagt, kan et fraværende medlem have givet en fuldmagt til f.eks. et andet medlem. Disse tæller så med i både fremmøde og afstemning. Tjek vedtægten for begrænsninger (nogle steder må man kun have 1 fuldmagt med pr. person, eller fuldmagt skal være skriftlig etc.).
• Nederlag eller utidig afstemning: Skulle forslaget blive forkastet (altså ikke få nok stemmer) på generalforsamlingen, er det som udgangspunkt droppet. I kan så overveje at bearbejde det og prøve igen næste år. I må ikke bare tage det op igen uforandret på en ekstraordinær generalforsamling, medmindre der er en ny situation – et afvist forslag kan som udgangspunkt kun genfremsættes, hvis der kommer nye væsentlige oplysninger. Sørg derfor for at gøre forarbejdet ordentligt, så chancen for vedtagelse er høj.

Når forslaget er vedtaget – enten på første generalforsamling eller endeligt på en evt. ekstra – så notér det klart i referatet. Referatet bør angive det præcise udfald: hvor mange stemte for/imod, at forslaget blev vedtaget eller ej, og hvilken formulering der blev vedtaget. Referatet skal som altid underskrives af dirigenten og måske formanden. Nu har I formelt besluttet vedtægtsændringen. Men arbejdet er ikke helt slut endnu.

Implementering af de nye vedtægter

Efter en vellykket afstemning skal I sørge for, at de nye vedtægter faktisk træder i kraft og bliver til virkelighed i foreningens daglige liv. Følg disse trin for implementeringen:

1. Opdater det officielle vedtægts dokument: Ændringen skal skrives ind i vedtægterne. Det kan gøres ved at rette det eksisterende dokument (indsæt den nye formulering de rigtige steder eller ændr det gamle). Ofte lader man originalen stå med en note om ændringen i referatet, men det er bedre for fremtiden at have et opdateret dokument. Lav en ny version af vedtægterne med alle ændringer indarbejdet. Angiv evt. i dokumentets fodnote eller indledning, at “Vedtægterne er senest ændret på generalforsamling dd.mm.ÅÅÅÅ”. På den måde er der ingen tvivl om de gældende vedtægter nu.
2. Tinglysning eller anmeldelse (hvis påkrævet af foreningstypen kan der være formelle krav om at registrere de nye vedtægter hos myndigheder eller i offentlige registre:

• Ejerforening: Her skal vedtægtsændringer tinglyses på ejendommen for at være gyldige over for nye ejere. I skal derfor indsende de reviderede vedtægter til Tinglysningsretten. Ofte hjælper administrator eller en advokat med dette, da det kræver en specifik dokumentform og evt. autorisation. Når vedtægterne er tinglyst, fremgår de af tingbogen, så alle (også kommende købere og kreditorer) kan se de gældende regler. Dette er meget vigtigt – en utinglyst vedtægtsændring vil kun have effekt internt og kan ignoreres af en ny ejer, der ikke kendte til den. Sørg derfor for hurtigst muligt efter vedtagelsen at få det tinglyst.
• Andelsboligforening: Her er der ikke krav om tinglysning (andelsforeningens vedtægter tinglyses ikke på ejendommen). Til gengæld skal ændringerne som hovedregel anmeldes til Bolig- og Planstyrelsen (den tidligere Boligstyrelse). Ifølge andelsboligforeningsloven skal en ny forening indsende sine vedtægtsændringer. I bør indsende en kopi af de opdaterede vedtægter og af referatet, hvor de blev vedtaget, til Bolig- og Planstyrelsen.
• Grundejerforening: Normalt er det grundejerforeningen, der skal godkende eller registrere jeres vedtægtsændringer. Undtagelsen kan være, hvis grundejerforeningen er stiftet i henhold til en lokalplan eller servitut – nogle kommuner kræver at få tilsendt de vedtagne vedtægter for arkivet. Tjek om jeres kommune skal orienteres; det skader under alle omstændigheder ikke at sende dem et eksemplar til orientering. Nogle grundejerforeninger vælger også at tinglyse vedtægterne på medlemmernes ejendomme for at sikre, at pligtmedlemskab fremgår. Selve indholdet af vedtægterne behøver man dog normalt ikke tinglyse (det er frivilligt), medmindre man fx indfører regler om sanktioner/bøder, der skal kunne opkræves som pligtig pengeydelse – sådan noget kan kræve tinglysning af en servitut. Dette er specialtilfælde; generelt kan I nøjes med at gemme referatet som dokumentation.
• Kolonihaveforening: Hvis jeres forening er medlem af Kolonihaveforbundet, skal de typisk godkende jeres vedtægter. Ofte har forbundet standardvedtægter, og ændringer kræver måske tilsyn/godkendelse fra kredsen. Sørg derfor for at sende de nye vedtægter til Kolonihaveforbundet eller jeres kreds, hvis I er underlagt dem. For egne (uafhængige) kolonihaveforeninger gælder samme principper som grundejerforeninger: intet krav om tinglysning, men ofte krav om kvalificeret flertal (typisk 2/3) for ændringer. Tjek også om lejekontrakten på jeres kolonihaver indeholder noget om vedtægter. I Kolonihaveforbundets vejledende vedtægter kræves fx 2/3 flertal og at 2/3 af haverne er repræsenteret, med mulighed for en ny generalforsamling som tidligere nævnt. Opfyldte I det, er alt i orden – ellers skal I måske gentage processen som anført.

1. Orientér medlemmerne og andre interessenter: Når de nye vedtægter er formelt gyldige (dvs. vedtaget og evt. tinglyst/indsendt), skal alle have besked. Ofte vil I udsende referatet fra generalforsamlingen til alle medlemmer – her fremgår vedtægtsændringen jo. Det er en god idé derudover at distribuere det opdaterede vedtægts dokument til alle medlemmer, så de kan læse de samlede regler. Det er en fordel at lægge det på foreningens interne hjemmeside/portal. Nye medlemmer bør selvfølgelig også få udleveret vedtægterne fremover. Har I en administrator, revisor eller andre faste samarbejdspartnere, så giv også dem den nye version, da de arbejder efter vedtægterne. I en ejerforening bør administrator sørge for tinglysning som nævnt, og i andelsforeninger bør administrator have de nye regler ift. fremtidige salg, lån osv.
2. Arkivér og gem dokumentation: Gem en kopi af de gamle vedtægter (markeret som historisk) og den nye vedtægt samt referaterne for vedtægtsændringen i foreningens arkiv. Dette er vigtigt for historikken – man ved aldrig, om I får brug for at dokumentere, hvornår en bestemt regel blev ændret eller hvad den lød på før. Notér også ændringen i foreningens ”håndbog” eller årshjul, hvis I har sådan noget.
3. Leve op til de nye regler: Sidst men ikke mindst – husk at efterleve de nye vedtægter! Bestyrelsen skal nu administrere foreningen efter de ændrede spilleregler. Hvis I fx har vedtaget nye procedurer for fremleje, skal bestyrelsen til at følge dem i praksis. Sørg for at alle i bestyrelsen er klar over ændringerne. Det kan være smart at gennemgå de nye vedtægter på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen, så ingen overser de nye tiltag.

Efter disse trin kan I klappe jer selv på skulderen: I har nu gennemført en vedtægtsændring på korrekt vis, og jeres forening har et opdateret og gyldigt sæt vedtægter, der danner rammen om foreningslivet fremover.

Tjekliste: Sådan gennemfører I en vedtægtsændring

For overskuelighedens skyld har vi her samlet en hurtig tjekliste over processen. I kan printe denne ud og bruge den som en praktisk guide:

1. Identificér behovet: Afklar præcis hvad I vil ændre i vedtægterne og hvorfor (lovkrav, utidssvarende regler, nye ønsker, mv.). Forstå problemet, og hav jeres argumenter på plads.
2. Tjek vedtægternes regler: Læs jeres nuværende vedtægter igennem for at finde procedurereglerne for vedtægtsændringer (krav til flertal, fremmøde, indkaldelsesfrist, hvordan forslag fremsættes). Notér disse krav – de skal følges.
3. Undersøg lovkrav og standarder: Sørg for, at ændringen ikke strider mod ufravigelige lovbestemmelser. Tjek relevante love og vejledninger (fx andelsboligforeningsloven, ejerlejlighedsloven, ABF’s standardvedtægter). Få evt. juridisk rådgivning ved større ændringer.
4. Udarbejd forslaget skriftligt: Formulér selve vedtægtsændringen klart. Angiv hvilke §’er der ændres og den præcise nye ordlyd. Tilføj en begrundelse i klare ord. Gennemlæs forslaget for indbyrdes sammenhæng med resten af vedtægten.
5. Involver medlemmer (valgfrit, men værdifuldt): Overvej at drøfte udkastet med medlemmerne uformelt inden den formelle afstemning – fx via et beboermøde eller skriftlig høring. Justér forslaget hvis nødvendigt ud fra feedback.
6. Indkald generalforsamling rettidigt: Udsend indkaldelse i overensstemmelse med vedtægternes varsel (fx ≥14 dage før). Sørg for at dagsordenen indeholder punktet om vedtægtsændring, og vedlæg selve forslaget i indkaldelsen. Send til alle medlemmer på korrekt vis (brev/mail iht. vedtægten).
7. Forbered generalforsamlingen: Hav styr på praktikken – vælg en dirigent (evt. på forhånd), print stemmesedler om nødvendigt, medbring vedtægt eksemplarer, lommeregner (hvis stemmer skal tælles i procent), osv. Brief dirigenten om de særlige flertal/fremmøde-krav for vedtægtsændringen.
8. Fremlæg og debatér forslaget: På generalforsamlingen præsenterer bestyrelsen forslaget under det korrekte dagsordenspunkt. Forklar baggrunden roligt og klart. Tag evt. spørgsmål og debat, og forsøg at afklare misforståelser, så folk ved hvad de stemmer om.
9. Tjek fremmøde (kvorum): Notér antal fremmødte (og fuldmagter) ved afstemningen. Vurder om kvorum kravet er opfyldt, hvis vedtægten kræver et minimum. Ellers gør forsamlingen opmærksom på konsekvensen (at vedtagelsen kun kan ske foreløbigt og skal bekræftes på en ekstraordinær generalforsamling).
10. Gennemfør afstemning korrekt: Følg den afstemningsmetode vedtægterne foreskriver (håndsoprækning vs. skriftligt). Tæl stemmerne nøjagtigt. Afgør om det krævede flertal (typisk 2/3) er opnået. Proklamér resultatet tydeligt (dirigentens opgave).
11. Hvis ikke vedtaget endeligt: Ved mangel på quorum trods 2/3-flertal, indkaldes straks til en ny generalforsamling (følg reglerne, fx inden for 1 måned). Orientér medlemmerne om, at forslaget tages op igen til endelig vedtagelse uden kvorum-krav. Hvis forslaget decideret blev nedstemt (manglede 2/3-flertal), overvej om det skal revideres og prøves igen næste år i stedet.
12. Udarbejd referat: Skriv beslutningen ind i referatet med angivelse af stemmetal og at forslaget blev vedtaget (eller ej) med det fornødne flertal. Dirigenten og evt. formand underskriver referatet. Udsend referatet til medlemmerne snarest muligt efter mødet.
13. Opdater vedtægts dokumentet: Indarbejd ændringerne i jeres vedtægts dokument, så I har en opdateret og korrekt udgave af vedtægterne gældende efter generalforsamlingen. Notér dato for ændringen i dokumentet.
14. Registrér ændringen eksternt: Tinglys ændringerne, hvis det er en ejerforening (lovpligtigt). Anmeld ændringen til Boligstyrelsen, hvis det er en andelsboligforening. Underret evt. Kolonihaveforbund/kreds ved kolonihaveforening. Send evt. nye vedtægter til kommunen, hvis relevant for grundejerforening.
15. Informér alle parter: Send de opdaterede vedtægter ud til alle medlemmer (eller oplys hvor de kan læses/downloades). Underret administrator, revisor og andre relevante aktører om de nye regler.
16. Efterlev de nye vedtægter: Sikr at bestyrelsen og medlemmerne fremover følger de ændrede vedtægter. Justér eventuelle interne arbejdsgange i bestyrelsen, så I handler i overensstemmelse med de nye bestemmelser.

Med denne tjekliste skulle I være godt rustet til at føre en vedtægtsændring ud i livet trin for trin. Husk, at målet er at gøre jeres vedtægter til et up-to-date og brugbart sæt spilleregler, der afspejler både lovens krav og foreningens egne ønsker. Med en vel gennemført proces får I ikke alene opdateret “foreningens ryggrad”, men I får også skabt klarhed og fælles forståelse i medlemskredsen omkring de nye regler – og det er guld værd for fremtiden.

Kilder:

• Familieadvokaten.dk – Foreningsretlige grundprincipper.
• Andelsportal.dk – Guide: Når vedtægterne skal ændres (Advodan v/Erik Matthiesen).
• ABF – Generalforsamling (vejledning).
• Andelsportal.dk – Alt du skal vide om jeres generalforsamling.
• Kommunal standardvedtægt (Eksempel: Ringkøbing-Skjern kommune).
• EF-Rådgivning.dk – Vedtægter i ejerforening (Ejerlejlighedslov §7).
• Sagførerne.com – Vedtægter i en andelsboligforening.
• Kolonihaveforbundets vejledende vedtægter (eksempler på flertal).