Hvad er en kasserer?
En kasserer er den person i foreningen, der har det overordnede ansvar for foreningens økonomiske styring. Det er en vigtig post, der kræver både tillid og omhyggelighed, da kassereren håndterer alt fra daglige betalinger til udarbejdelse af regnskaber.
En dygtig kasserer sørger for, at foreningen har styr på sine økonomiske forpligtelser, hvilket er med til at skabe tillid blandt medlemmerne.
Hvordan vælges en kasserer?
Kassereren vælges normalt på foreningens generalforsamling, hvor alle bestyrelsesposter bliver besat gennem en demokratisk afstemning. Det sker ved, at kandidater melder sig frivilligt, hvorefter medlemmerne stemmer om, hvem der skal indtræde i bestyrelsen – herunder som kasserer.
Den kandidat med flest stemmer vælges til rollen.
Skift af kasserer i foreningen: En glidende overgang
Når en kasserer trækker sig eller ikke genopstiller, er det vigtigt, at der sikres en ordentlig overlevering af opgaverne.
Når der vælges en ny kasserer i foreningen, skal følgende typisk overdrages:
- Regnskaber og bogføringsdokumenter.
- Eventuelle udestående fakturaer og fremtidige betalinger.
- Adgang til nødvendige systemer og værktøjer.
En god og grundig overlevering sikrer, at den nye kasserer kan overtage opgaverne uden at skabe forstyrrelser i foreningens økonomistyring.
Hvad laver en kasserer?
En kasserer i en forening har mange ansvarsområder, som er nødvendige for foreningens daglige drift.
Det varierer, hvilke opgaver der uddelegeres til kassereren, men typisk omfatter ansvaret for foreningens økonomi funktionerne herunder:
Opkrævning af kontingenter
Kassereren opkræver kontingent fra medlemmerne og ajourfører eventuelt medlemsregisteret. Det er vigtigt, at kontingentbetalinger registreres korrekt, så foreningen har et opdateret overblik over indtægter og eventuelle manglende betalinger.
I nogle tilfælde vil kassereren skulle sende rykkere til medlemmer, der ikke betaler til tiden.
Betaling af regninger
Kassereren sørger for, at alle foreningens regninger bliver betalt til tiden. Ved at bruge en digital betalingsplatform kan kassereren sikre, at alle fakturaer bliver håndteret hurtigt og effektivt, hvilket hjælper med at undgå rykkergebyrer.
Det er også vigtigt, at kassereren holder et systematisk overblik over kommende betalinger for at sikre likviditet.
Pengebeholdning
Kassereren håndterer foreningens likvide midler, så pengene bruges forsvarligt. Foreningen bør altid have en klar plan for, hvordan midlerne skal anvendes, og kassereren skal sørge for, at større beløb placeres sikkert i banken.
Hvis der er tale om kontanter, bør kassereren sikre, at pengene opbevares på et sikkert sted.
Bogføring
Indtægter og udgifter bogføres løbende for at sikre et præcist regnskab. Det er god praksis at bogføre så tæt på transaktionstidspunktet som muligt, så der ikke opstår forsinkelser eller fejl.
En opdateret bogføring giver desuden bestyrelsen mulighed for løbende at vurdere foreningens økonomiske sundhed.
Refundering af udlæg
Kassereren behandler udlæg fra medlemmer, der har haft omkostninger på vegne af foreningen. For at sikre gennemsigtighed bør medlemmer fremlægge kvitteringer og følge foreningens retningslinjer og vedtægter.
Det er vigtigt, at alle refunderinger sker i henhold til godkendte retningslinjer fra bestyrelsen.
Administration af bilag
Kassereren samler og opbevarer bilag for alle økonomiske transaktioner, så der skabes et klart overblik over foreningens økonomi. Dette er ikke kun nødvendigt for intern kontrol, men også for at kunne fremlægge dokumentation, hvis det kræves af eksterne revisorer eller tilskudsgivere.
Organiserede bilag gør det lettere at følge pengestrømmene i foreningen. Her kan digital dokumenthåndtering være en fordel.
Kassererens rolle på bestyrelsesmøder
På bestyrelsesmøder har kassereren en central rolle i at informere om foreningens økonomi. Typiske opgaver under mødet kan være:
- Præsentere en oversigt over foreningens økonomi – så bestyrelsen har et klart billede af den finansielle situation.
- Informere om status på kontingentbetalinger – herunder om der er medlemmer, der stadig mangler at betale.
- Give en opdatering på eventuelle ubetalte restancer – så bestyrelsen kan tage stilling til næste skridt.
- Oplyse om ændringer i medlemstallet – da dette ofte påvirker foreningens økonomiske fundament.
- Udarbejde og fremlægge budgetter for kommende arrangementer – så bestyrelsen kan planlægge med de rette økonomiske forudsætninger.
Er du kasser i en forening? Her er 6 gode råd til dig
1. Gem altid dokumentation for indtægter og udgifter.
2. Undgå store kontantbeholdninger.
3. Brug et pålideligt regnskabsprogram til at holde styr på økonomien.
4. Bogfør regelmæssigt, så regnskabet altid er opdateret.
5. Opkræv kontingent systematisk for at undgå restancer.
6. Hav adgang til foreningens netbank for nem og sikker håndtering af betalinger.
Kan man have en forening uden en kasserer?
Hvis foreningen ikke kan finde en frivillig til posten, kan kassererens opgaver fordeles mellem flere medlemmer af bestyrelsen eller foreningen. Det kan gøre arbejdsopgaven mere overskuelig.
Alternativt kan foreningen vælge at hyre en ekstern administrator eller bogholder, der kan håndtere de økonomiske opgaver professionelt og sikre, at foreningens økonomi forvaltes korrekt.
Hvordan Boligforeningen kan hjælpe jeres forening
Hos Boligforeningsweb tilbyder vi digitale løsninger, der kan hjælpe jeres forening med at optimere administrative processer som arkivering og intern kommunikation. Vi tilbyder skræddersyede løsninger til hjemmesider for boligforeninger, hvor I nemt kan håndtere dokumenter og få forbedret kommunikation mellem bestyrelsen og medlemmerne.
Kontakt os gerne for en uforpligtende samtale, hvor vi kan drøfte, hvordan vores løsninger kan lette jeres forenings daglige administration. Vi træffes på kontakt@boligforeningsweb.dk.
