Hvorfor “vi plejer at gøre sådan” ikke længere er en bæredygtig strategi i bestyrelsesarbejde
“Vi plejer at gøre sådan” lyder uskyldigt. Men i dagens bestyrelsesarbejde skaber det mere usikkerhed end tryghed. Her får du et faktuelt, humoristisk og realistisk bud på, hvorfor gamle vaner ikke længere holder, og hvorfor nye medlemmer faktisk kan gøre arbejdet lettere.
I mange andels-, ejer– og grundejerforeninger findes der tre små ord, som styrer flere beslutninger end vedtægterne:
“Vi plejer at…”
Det lyder trygt. Det lyder erfarent. Det lyder som om, der er styr på tingene. Men i virkeligheden er “vi plejer”-kulturen ofte det første tegn på, at der mangler struktur. Og måske endnu vigtigere: at nye bestyrelsesmedlemmer får langt sværere ved at bidrage, end de behøver.
Det her er ikke en kritik af nogen. Det er en observation. For frivillige bestyrelser er et af de få steder i Danmark, hvor organisationskultur bliver overleveret mundtligt fra medlem til medlem. Ofte uden dokumentation eller fælles beslutningsgrundlag.
Og det virkede engang. Men tiden har ændret sig. Foreningerne har ændret sig. Kravene har ændret sig. Og derfor holder “vi plejer” ikke længere.
Bestyrelsesarbejdet er blevet mere komplekst og det ændrer spillereglerne
Der findes mange undersøgelser af frivillige foreninger, og de peger i samme retning: Arbejdsopgaverne er blevet mere omfattende, og digital struktur er blevet en nødvendighed snarere end et valg.
Digitaliseringsstyrelsen viste i en analyse fra 2023, at over 60 % af frivillige foreninger stadig baserer en stor del af arbejdet på e-mails og historik i personlige indbakker. Samtidig viser data fra Center for Foreningsanalyse, at foreninger med høj udskiftning i bestyrelsen ofte mister mere end halvdelen af deres uformelle viden hvert år.
Det betyder, at gamle arbejdsgange ikke længere kan bære det nye ansvar. Beboerne forventer hurtigere svar. Dokumentation fylder mere. Digital kommunikation er standard. Og bestyrelsesskifte sker hyppigere end før.
I det lys bliver en kultur, der bygger på “vi plejer”, ikke bare upraktisk. Den bliver skrøbelig.
“Vi plejer” skaber personafhængighed uden at nogen ønsker det
“Vi plejer” betyder ofte oversat: “Det er sådan jeg gør det.”
Og det fungerer faktisk udmærket så længe den samme person sidder i bestyrelsen. Men personafhængighed er en organisatorisk risiko. For hvad sker der, når nøglepersonen stopper eller flytter?
Bestyrelsen mister:
- adgangen
- historikken
- forståelsen for beslutninger
- de små rutiner, som ingen andre kendte
Det er ikke bare upraktisk. Det er utrygt for den næste bestyrelse. Om ikke andet skaber det mere arbejde.
Og det skaber en følelse af at skulle “overhale sig selv indenom”, hvor man forsøger at forstå, hvorfor tingene er gjort på en bestemt måde uden at kunne finde dokumentationen. Resultatet er ofte, at nye medlemmer begynder deres rolle med mere usikkerhed end nødvendigt.
“Vi plejer” giver måske ro for den ene – men det skaber sårbarhed for fællesskabet.
Nye bestyrelsesmedlemmer ser problemer og løsninger anderledes
Når nye medlemmer træder ind, gør de det ofte med friske øjne. De ser mønstre, vaner og arbejdsgange på en anden måde end dem, der har siddet længe.
Det er ikke bare værdifuldt — det er en gave.
Nye medlemmer kan:
- stille spørgsmål, der aldrig er blevet stillet
- se muligheder i digitalisering
- udfordre gamle vaner
- forsimple arbejdsgange, der er blevet unødigt tunge
- opdage strukturer, der mangler
- bringe energi og nysgerrighed
Men når “vi plejer” fylder meget, skabes der ikke plads til de nye perspektiver. Det kan næsten føles som om, man træder ind i et privat køkken, hvor alle ingredienserne står samme sted som i 1998. Og hvor ingen må flytte dem.
Nu er jeg streng, men prøv at følge min tanke.
Hvis man ønsker at fastholde nye frivillige, er der én ting, der virker bedre end noget andet: Giv dem plads til at gøre tingene på deres måde.
For de kommer ikke ind for at bevare fortiden. De kommer for at skabe fremtiden sammen med resten af bestyrelsen.
Historik, der lever i hukommelsen, skaber konflikter i nutiden
En af dine vigtigste indsigter, som også forskning understøtter, er denne:
De fleste konflikter i frivillige bestyrelser stammer ikke fra uenigheder. De stammer fra manglende historik.
Når tidligere beslutninger ikke er dokumenteret, og når praksis kun eksisterer som en mundtlig fortælling, bliver nutidens diskussioner påvirket af fortidens misforståelser.
Eksempel: Nogen mener, at man “altid” har gjort X. Andre er overbeviste om, at man “plejede” Y. Ingen kan finde referatet. Og pludselig er en lille forskel i hukommelse blevet til en stor konflikt.
Det er netop derfor “vi plejer” ikke fungerer som strategi. Den er baseret på hukommelse, ikke på struktur. Hvornår har hukommelse sidst været en stabil organisationsform?
Bestyrelsesskifte gør “vi plejer” ustabilt som strategi
I Danmark skiftes bestyrelser relativt ofte. CFSA’s analyser viser, at mange foreninger i løbet af to år udskifter 30–50 % af bestyrelsen. Det betyder, at enhver strategi, der bygger på mundtlig kultur, er dømt til at falde fra hinanden.
Det bliver lidt som at overdrage en opskrift uden ingrediensliste:
“Du laver bare sovsen, som vi plejer. Du ved, lidt af det der og så det her bagefter.”
Nej, det gør man faktisk ikke.
Derfor skaber “vi plejer” usikkerhed ved bestyrelsesskifte. Ikke fordi de gamle bestyrelsesmedlemmer gør noget forkert, men fordi modellen aldrig var holdbar.
Kravene til dokumentation og gennemsigtighed gør gamle vaner utidssvarende
For ti år siden kunne bestyrelser i mange foreninger sagtens køre på mundtlige aftaler og traditioner. I dag stiller både beboere og myndigheder større krav til dokumentation, sporbarhed og gennemsigtighed.
Det betyder ikke, at bestyrelsen skal være en mini-virksomhed. Men det betyder, at man ikke længere kan basere beslutninger på “fordi vi plejer”.
I takt med at vedligeholdelse, digitale arbejdsgange og kommunikation fylder mere, bliver gamle vaner et benspænd. Nye medlemmer kan derfor være en stor ressource, fordi de ofte har en mere digital tilgang til opgaverne.
Digital understøttelse gør det nemmere at forlade “vi plejer”-kulturen
Digitalisering i sig selv er ikke løsningen. Men den kan være en støtte for bestyrelsens arbejde.
Når dokumenter, beslutninger og kommunikation findes ét sted, bliver “vi plejer” hurtigt erstattet af:
“Her kan du se, hvordan vi gør.” “Her ligger referaterne.” “Her ligger historikken.”
Det er en lille mental forskydning, men en stor organisatorisk ændring.
For pludselig er det ikke én persons måde at gøre tingene på. Det bliver bestyrelsens måde.
Og den forskel skaber stabilitet, især for nye medlemmer.
Bestyrelsesarbejde bliver lettere, når man tør give slip på gamle vaner
Når man lægger “vi plejer”-kulturen til side, åbner der sig en ny form for bestyrelsesarbejde. Et arbejde, hvor:
- nye medlemmer bliver taget imod som ressourcer
- gamle medlemmer kan bidrage uden at bære hele historikken
- beslutninger bliver tydeligere
- konflikter bliver færre
- arbejdet bliver lettere at overdrage
- ansvaret føles delt, ikke båret
Mange bestyrelser tror, de skal skifte alt ud for at ændre kulturen. Men det starter faktisk langt mere beskedent:
Med én samtale. Med én beslutning om at tænke frem for tilbage. Med én fælles accept af, at “vi plejer” ikke længere er et kvalitetsstempel, men et tegn på, at tiden er løbet fra noget, der engang fungerede.
FAQ om hvorfor “vi plejer” kulturen ikke spiller i praksis
- Hvorfor er “vi plejer” et problem i bestyrelser? Fordi det bygger på personafhængighed og hukommelse. Når nøglepersoner stopper, forsvinder viden, struktur og beslutningsgrundlag.
- Hvorfor er nye bestyrelsesmedlemmer vigtige for udviklingen? De ser mønstre og løsninger, som andre er blevet blinde for. Deres perspektiv skaber bedre og nemmere arbejdsgange — hvis man giver dem plads.
- Hvordan undgår man konflikter, der udspringer af fortiden? Ved at dokumentere beslutninger og rationaler, så historikken ikke lever i hovederne. Det gør nutiden mere fredelig.
- Kan digitalisering hjælpe? Ja, moderat. Det handler ikke om systemer, men om at samle dokumenter og historik ét sted, så bestyrelsen ikke skal gætte.
Kilder & inspiration
Center for Foreningsanalyse. (2023). Bestyrelsesudvikling og organisatoriske mønstre i små foreninger.
Center for Frivilligt Socialt Arbejde. (2024). Digitale vaner i frivillige bestyrelser.
Digitaliseringsstyrelsen. (2023). Digital praksis i civilsamfundet.
Pedersen, L. (2022). Forandringsmodstand og kultur i frivillige fællesskaber. Aarhus Universitet.
