Når ting går i stykker, vil man gerne have det fikset hurtigt. Og nemt. Sommetider er man så heldig at have en vicevært, der tager sig af det, og ham/hende kan man i sådanne tilfælde have lyst til at komme i kontakt med nu og her. Det kan være stressende for både viceværten og beboerne. Gennem vores indbyggede beskedsystem er det muligt at skrive til viceværten direkte gennem hjemmesiden – det skaber et langt bedre overblik for begge parter.

Der er et stort fællesskab forbundet med at bo i en boligforening. Og det fællesskab skal selvfølgelig også rumme jeres vicevært. Derfor har vi oprettet en “Mød din vicevært” sektion, hvor der kan skrives en lille introduktion om viceværten. Det er altid rart at kende sin vicevært, og det vil give nye beboere en god start i deres nye fællesskab.

Der kan laves en sektion om hvilke services og ansvarsområdet, viceværten har I jeres forening. Så er det let at se, om det er noget, viceværten kan hjælpe med. Det er forskelligt fra forening til forening hvor stort viceværtens ansvarsområde er, så det er godt at kunne gøre det tydeligt på hjemmesiden. Hvis viceværten har faste opgaver, der løses på bestemte dage eller tidspunkter, kan det let oplistes her og fjerne evt. tvivl. Det er igen med til at skabe både rum og forståelse for både beboer og vicevært.

Information fra viceværten

På hjemmesiden findes en online opslagstavle, som kan benyttes af alle. Der kan også være behov for fællesbeskeder fra viceværten, som skal fremhæves, og det kan gøres fra viceværtens side. Er der andre standard informationer, som skal være tilgængelige, kan de også oplistes her – det kan f.eks. være åbningstider på ejendomskontoret, fælleslokaler, vaskerum eller noget helt fjerde.

Der kan være en række  serviceleverandører til jeres forening, som viceværten har den daglige kontakt til. Sommetider kan der dog være et behov for, at beboerne selv tager kontakt til disse serviceleverandører, og det kan derfor være en god idé at gøre kontaktoplysningerne nemt tilgængelige på hjemmesiden. Det kan f.eks. være dem, der har maskinerne i vaskerummet, vagtservice, låsesmed eller noget fjerde, som beboerne kan have behov for at komme i kontakt med. Ved at give viceværten mulighed for at opdatere disse oplysninger, fjernes vedkommende som mellemled og har dermed tid til at tage sig af sine mange andre opgaver.

Information om sikkerhedsprocedure eller andet kan uploades af viceværten. De kan indeholde kontaktinformation til vagtfirma, låsesmed, internetudbyder eller andre services, der kan være brug for uden for normal kontortid. Der kan også være guides eller andet, som viceværten måske tidligere har hjulpet med. Ved at rykke al information online kan der nemt redigeres i det, hvis aftaler skulle ændre sig, eller det kan skjules på websitet inden for åbningstid, så det er kun er synligt, når der er behov for det. Det er smart.

Rasmus Aagaard, Partner