Hvad er en ekstraordinær generalforsamling?
En ekstraordinær generalforsamling i en forening fungerer som et supplement til den årlige ordinære generalforsamling.
Selvom de to møder ligner hinanden i struktur og formål, afholdes en ekstraordinær generalforsamling kun, når der er behov for det. Typisk mødes man for at diskutere og træffe beslutninger om presserende emner, der ikke kan vente til den ordinære generalforsamling.
Ligesom ved den ordinære generalforsamling deltager medlemmerne af foreningen, og reglerne for afstemning og beslutningsprocesser er identiske. Den største forskel ligger i de punkter, som behandles.
Hvornår er en ekstraordinær generalforsamling nødvendig?
Mens den ordinære generalforsamling i en forening normalt dækker faste punkter som godkendelse af årsregnskab og valg af bestyrelse, kan der opstå situationer, hvor det er nødvendigt at samle medlemmerne for at træffe hurtige beslutninger.
Typiske årsager til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling i en forening kan være:
- Beslutninger om større investeringer eller ombygninger
- Ændringer i foreningens vedtægter
- Valg af ny bestyrelse, hvis den siddende træder tilbage før tid
- Fusion med en anden forening
- Opsigelse af større kontrakter eller samarbejdsaftaler
Disse beslutninger kan have stor indflydelse på foreningens fremtid, og derfor er det vigtigt, at medlemmerne får mulighed for at stemme.
Når mødet er afsluttet, udarbejdes et beslutningsreferat, som beskriver de beslutninger, som træffes. Referatet er vigtigt som dokumentation og skaber gennemsigtighed i foreningens beslutningsproces.
Ekstraordinær generalforsamling – regler og retningslinjer
For at sikre, at en ekstraordinær generalforsamling afholdes korrekt, skal foreningen følge nogle regler.
Mens reglerne om ekstraordinære generalforsamlinger ofte er fastsat i foreningens vedtægter, er der også generelle retningslinjer, som alle foreninger skal overholde. Dem gennemgår vi her under.
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i foreninger
Uanset om der er tale om en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, skal der altid udsendes en skriftlig indkaldelse til foreningen.
Der er ikke specifikke regler for indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling, men den skal indeholde en tydelig dagsorden, så medlemmerne ved, hvilke emner der skal drøftes.
Typisk bør en indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i foreninger sendes senest to uger og tidligst fire uger før mødet, men fristen er ofte fastsat i foreningens vedtægter.
Hvem kan indkalde til en ekstraordinær generalforsamling?
Det er foreningens vedtægter, der fastsætter, hvem der har ret til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling – og hvornår en ekstraordinær generalforsamling er nødvendig.
Det kan kræves af både bestyrelsen og medlemmerne at afholde en ekstraordinær generalforsamling. Hvis en vis procentdel af medlemmerne (ofte 1/3) ønsker en ekstraordinær generalforsamling, er bestyrelsen forpligtet til at indkalde til mødet.
Det giver medlemmerne mulighed for at få indflydelse på foreningens beslutninger – også uden for den årlige generalforsamling.
Regler for stemmeret og beslutningstagen
Reglerne for stemmeret under en ekstraordinær generalforsamling er de samme som under den ordinære generalforsamling.
Det betyder, at alle medlemmer, der er stemmeberettigede ifølge vedtægterne, kan afgive deres stemme på mødet.
For at en beslutning skal være gyldig, kræves det nødvendige flertal. Normalt betyder det, at der skal være flere stemmer for end imod (simpelt flertal). I nogle tilfælde, som ved vedtægtsændringer, kræves et kvalificeret flertal, hvilket betyder, at flertallet skal være større – f.eks. 2/3 eller 3/4 af de afgivne stemmer.
Trin-for-trin: Sådan planlægger I en ekstraordinær generalforsamling
At planlægge en ekstraordinær generalforsamling kræver forberedelse for at sikre, at mødet forløber effektivt og uden problemer. Vi har samlet de vigtigste trin her:
1. Udarbejdelse af klar dagsorden
Dagsordenen er grundlaget for mødet og skal angive, hvilke punkter der skal diskuteres. Typiske punkter kan omfatte godkendelse af tidligere referater og gennemgang af specifikke sager (f.eks. vedtægtsændringer eller valg).
2. Kommunikation til medlemmerne
Sørg for, at alle medlemmer modtager indkaldelsen og dagsordenen i god tid. Brug e-mail, sociale medier og foreningens hjemmeside for at give en god medlemskommunikation, hvor informationen når ud til alle.
3. Forberedelse af nødvendige materialer
Alle relevante dokumenter som vedtægtsforslag og budgetter skal være tilgængelige forud for mødet, så medlemmerne kan træffe beslutninger på et informeret grundlag.
4. Faciliteter og teknologi
Hvis mødet afholdes fysisk, skal der være passende faciliteter til rådighed. Hvis det afholdes online, bør den nødvendige teknologi (Zoom, Teams eller lignende) være på plads, og medlemmerne skal instrueres i, hvordan de deltager.
Ekstraordinær generalforsamling – eksempel med 7 punkter
En velstruktureret dagsorden er afgørende for, at den ekstraordinære generalforsamling forløber problemfrit. Her er et eksempel på en typisk dagsorden:
- Valg af dirigent: En dirigent vælges til at lede mødet og sikre, at det forløber efter reglerne.
- Godkendelse af dagsorden: Medlemmerne godkender den foreslåede dagsorden.
- Godkendelse af referat: Gennemgang og godkendelse af referatet fra den forrige generalforsamling.
- Fremlæggelse af sager: Bestyrelsen eller medlemmerne fremlægger de emner, der har foranlediget indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling.
- Debat og afstemning: Der gives tid til diskussion af de fremlagte emner efterfulgt af afstemning.
- Eventuelt: Her kan mindre vigtige punkter behandles, som ikke kræver beslutning.
- Afslutning: Mødet afsluttes, og der tages referat, som sendes ud til medlemmerne efter mødet.
Håndtering af konflikter under en ekstraordinær generalforsamling
Konflikter og uenigheder kan opstå under en ekstraordinær generalforsamling, når der skal træffes vigtige beslutninger.
Vi har samlet strategier, I kan bruge til at håndtere disse situationer:
- Sørg for, at dirigenten er neutral og kompetent til at styre mødet, så alle medlemmer får mulighed for at udtrykke deres synspunkter.
- Følg foreningens vedtægter og retningslinjer nøje for at undgå misforståelser og uenigheder.
- Sørg for, at beslutningsprocesserne er gennemsigtige, så alle medlemmer føler sig inkluderet og respekteret.
Sådan kan Boligforeningsweb hjælpe
Hos Boligforeningsweb forstår vi vigtigheden af at afholde møder effektivt – herunder ekstraordinære generalforsamlinger. Vores digitale værktøjer gør det let at styre hele processen fra indkaldelse til opfølgning.
Med vores platform kan I hurtigt sende indkaldelser, dele dagsordener og sørge for, at alle medlemmer har adgang til dokumentation. Vi tilbyder også integration med jeres eksisterende systemer, så I kan håndtere afstemning og referater online.
Kontakt os på kontakt@boligforeningsweb.dk for en uforpligtende samtale om, hvordan vi kan hjælpe jeres forening.
